Zebrałam dla Ciebie w jednym miejscu wszystkie materiały, które dotąd pojawiły się na blogu Gabinet od zaplecza i w mediach społecznościowych. Nie przeczytałam całego internetu 😉 ale jestem pewna, że musiałabyś się naprawdę solidnie naszukać, żeby znaleźć tyle DARMOWEJ WIEDZY na temat RODO. Na temat RODO w gabinecie beauty, to już zupełnie nie ma takiej opcji! 😉 Korzystaj więc i wgryzaj się w zawiłości nowych przepisów!
Jeśli dojdziesz do wniosku, że „nie masz do tego zdrowia”, zachęcam do rozważenia zakupu gotowego pakietu dokumentówRODO DLA BRANŻY BEAUTY!Znajdziesz tam aż 32 dokumenty – w sumie 135 stron! Po więcej informacji na temat pakietu zapraszam TUTAJ.
1) Najprostszy ma świecie artykuł o RODO w gabinecie beauty!
Wiedza o RODO w najbardziej zjadliwej z możliwych pigułce!
Często dostaję pytania od osób, które nie są jeszcze zorientowane w temacie RODO. Jeśli należysz do tej grupy, koniecznie zacznij od tego artykułu, w którym w bardzo prostych słowach wyjaśniam o co tak naprawdę chodzi w RODO, kto musi się do niego stosować, a kto nie. To idealny wstęp do dalszej lektury! Żeby było jeszcze prościej, artykuł jest w formie pytań i odpowiedzi.
2) RODO w gabinecie kosmetycznym i fryzjerskim – KOMPENDIUM WIEDZY
Jak przygotować się do wprowadzenia nowych przepisów?
Pierwszy artykuł, który chcę Ci polecić to mój wywiad ze współautorką PAKIETU RODO – Iloną Przetacznik, która jest radcą prawnym i ekspertem właśnie w zakresie RODO. Zadaję jej sporo pytań o zagadnienia najbardziej istotne dla gabinetów beauty.
To taka baza wiedzy o RODO, którą powinnaś przeczytać przynajmniej raz! Od deski do deski. Nie jest to proste zadanie, bo wywiad ma aż 14 stron, ale znajdziesz tam absolutnie wszystkie podstawowe informacje. W kolejnych materiałach rozwijam wybrane wątki lub tłumaczę najtrudniejsze sprawy na prostych przykładach.
3) RODO w salonie kosmetycznym – Kiedy obowiązuje? Jakie dane podlegają ochronie?
Czy w Twoim salonie beauty przetwarzasz dane osobowe? Czy obowiązuje Cię RODO?
Ten artykuł powstał w odpowiedzi na Wasze wątpliwości. Czy jeśli mam mały salon, nie mam komputera firmowego itd., to czy RODO mnie obowiązuje? W tym artykule znajdziesz obszerną listę sytuacji, w których w gabinecie beauty przetwarzane są dane osobowe. Wystarczy, że masz u siebie do czynienia choć z jedną z nich, a już „łapiesz się” na RODO. Sprawdź więc czy w swoim gabinecie również musisz wdrożyć zasady RODO!
4) Wdrożenie RODO w salonie kosmetycznym i fryzjerskim – PYTANIA I ODPOWIEDZI
Wysłuchaj nagrania ze spotkania z ekspertem – radcą prawnym
Kolejna porcja wiedzy dla Ciebie to nagranie z live na Facebooku – Ilona odpowiadała na Wasze pytania związane z RODO. Ogromną wartością tego materiału jest fakt, że prawie przez 1,5 godziny Ilona koncentruje się wyłącznie na konkretnych, bardzo szczegółowych i jednocześnie praktycznych aspektach pracy salonu. Z nagrania dowiesz się między innymi:
Czy RODO obejmuje zdjęcia klientek wrzucane na Facebooka, np. zdjęcia stylizacji paznokci?
Czy trzeba powołać Inspektora Ochrony Danych?
Czy trzeba zawrzeć umowę powierzenia z księgową?
Co z monitoringiem w salonie – czy tutaj również ma zastosowanie RODO?
Jak zapisywać klientki w kalendarzu, jak prowadzić dziennik sterylizacji tak, żeby chronić dane osobowe?
Gdzie trzymać kalendarz i telefon w gabinecie – koniecznie pod kluczem?
Czy można oddzwaniać i pisać do klientek bez ich pisemnej zgody?
Co z smsami przypominającymi o wizycie – czy jest potrzebna osobna zgoda?
Co z umawianiem klientek przez Messengera?
Jak długo trzeba/można przechowywać dane klientek?
Jak wdrożyć RODO, jeśli w jednym gabinecie pracują dwie firmy jednocześnie, np. kosmetyczka i fryzjerka na własnej działalności?
Czy wystarczy zamknąć dokumenty w szafce na klucz? Jakie są dokładnie wymagania RODO?
Czy stare zgody na przetwarzanie danych osobowych nadal są aktualne?
Czy takie same przepisy obowiązują gabinety w innych krajach UE?
5) RODO w salonie BEAUTY – obalam największe MITY!
Nieprawdziwe przekonania na temat wdrażania RODO w salonie beauty!
Wszystkie powyższe artykuły, dyskusje w mediach społecznościowych i wreszcie live z radcą prawnym – przy każdej z tych okazji padało mnóstwo pytań na temat RODO. Przewiały się w nich te same nieścisłości – nieprawdziwe przekonania na temat RODO. Wybrałam najpopularniejsze z nich i rozprawiłam się z nimi bez litości! Przeczytaj artykuł, w którym obalam największe mity związane z wdrożeniem RODO w gabinecie beauty!
6) Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w gabinecie kosmetycznym i fryzjerskim – dokumentacja RODO
Jakie dokumenty musisz mieć w gabinecie po wejściu w życie RODO?
W kolejnym artykule znajdziesz przykładową listę dokumentów, których potrzebujesz, aby wdrożyć RODO w swoim gabinecie. Wymieniam je, grupuję tematycznie i opisuję – nie jest to mocno zaawansowana wiedza. Każdy dokument opisuję krótko, zwięźle i bardzo prostym językiem. Wiesz co masz robić, zyskujesz listę niezbędnych dokumentów i masz mniej więcej pojęcie o co chodzi w każdym z nich. Nie powiem Ci dokładnie co masz umieścić w każdym z nich, bo to robimy na 135 stronach pakietu RODO, ale na pewno zyskasz dużo wiedzy i kilka nowych punktów zaczepienia.
7) RODO w salonie fryzjerskim – jakie zmiany trzeba wdrożyć?
Czy RODO obowiązuje również właścicieli małych salonów fryzjerskich?
Jeśli prowadzisz salon fryzjerski, koniecznie zerknij do artykułu, w którym omawiam obowiązki związane z RODO właśnie w kontekście działalności fryzjerów. Generalnie nie różnią się one znacznie od obowiązków właścicieli gabinetów kosmetycznych (no może z wyjątkiem danych wrażliwych, z którymi w salonach fryzjerskich zwykle nie mamy do czynienia), niemniej jednak warto zerknąć na tekst dedykowany w !00% właśnie takiej działalności.
Jeśli prowadzisz gabinet kosmetyczny, również zachęcam Cię do lektury. To kolejne spojrzenie na RODO i kolejne informacje, które być może wniosą coś cennego do Twojej działalności 🙂
Aby ułatwić Ci odnalezienie produktu, który sprosta Twoim wymaganiom stworzyłam przewodnik. Przeczytaj go i przekonaj się, czego konkretnie potrzebujesz w tej chwili. Przewodnik znajdziesz TUTAJ.
Poniżej lista wszystkich produktów związanych z RODO, ochroną danych osobowych klientek, legalnym marketingiem, zbieraniem zgód na publikację zdjęć klientek na Facebooku czy Instagramie:
1) Pakiet RODO dla branży BEAUTY – PODSTAWOWY
Kompletny pakiet dokumentów RODO dla gabinetu kosmetycznego, fryzjerskiego, SPA, podologicznego, tatuażu i innych związanych z branżą BEAUTY. Wszystko, czego potrzebujesz, żeby zamknąć temat wdrożenia dokumentacji RODO w Twoim gabinecie!
Pakiet RODO dla branży BEAUTY w wersji PODSTAWOWEJ obejmuje:
dokumentację wymaganą przez RODO – 23 dokumenty = 82 strony
materiały edukacyjne i informacyjne – pomogą zrozumieć RODO Tobie i Twoim pracownikom – 9 dokumentów = 53 strony.
2) RODO w praktyce gabinetu beauty – 193 pytania i odpowiedzi – E-BOOK
Poznaj odpowiedzi na 193 najtrudniejsze pytania dotyczące praktycznych aspektów stosowania zasad RODO w gabinecie beauty! Mnóstwo wiedzy zgromadzonej w jednym miejscu! Tylko praktyczne informacje!
E-book RODO w praktyce gabinetu beauty – 193 pytania i odpowiedzi powstał w oparciu o pytania czytelników bloga Gabinet od zaplecza! To zbiór 193 najbardziej interesujących Was zagadnień dotyczących praktycznych aspektów stosowania zasad RODO w gabinecie beauty! Bez przynudzania: pytanie -> konkretna odpowiedź -> pytanie -> konkretna odpowiedź i tak aż 193 razy!
3) Czy mój gabinet spełnia wymogi RODO? – LISTA KONTROLNA
Wdrożyłaś w swoim gabinecie wymagania RODO i chcesz sprawdzić, czy nie pominęłaś żadnego ważnego elementu? A może dopiero przymierzasz się do wprowadzania zmian związanych z nowymi przepisami o ochronie danych osobowych?
Skorzystaj z listy kontrolnej, na której znajdziesz aż 63 czynności/zadania, które powinnaś zrealizować, aby perfekcyjnie przygotować swój gabinet BEAUTY! Sprawdź, co masz już „z głowy”, a nad czym jeszcze powinnaś popracować!
4) ZGODY MARKETINGOWE – email i sms marketing – WZORY z komentarzem
Jak legalnie wysyłać smsy do klientek? Czy na smsy z przypomnieniami o wizycie potrzebna jest odrębna zgoda? Co ze zgodą na newsletter? Czy można to wszystko połączyć? Mam dla Ciebie gotowe wzory zgód marketingowych, dzięki którym będziesz mogła promować swój gabinet zgodnie z prawem!
W e-booku znajdziesz:
informację na temat tego, kiedy będziesz potrzebować dodatkowych zgód marketingowych,
zgodę na otrzymywanie newslettera – 2 wersje,
zgodę na otrzymywanie newslettera i ofert handlowych – 2 wersje,
zgodę na newsletter z możliwością przekazywania danych innym firmom,
zgodę na otrzymywanie smsów reklamowych – 2 wersje,
zgodę na otrzymywanie smsów z przypomnieniami o wizycie,
wzór zapisu w obowiązku informacyjnym, który umożliwi Ci wysyłanie przypomnień o wizycie bez konieczności zbierania dodatkowych zgód,
łączoną zgodę na otrzymywanie smsów reklamowych i smsów z przypomnieniami o wizycie,
dodatkowe informacje na temat praktycznego wykorzystania zgód.
Robisz klientkom zdjęcia do dokumentacji zabiegowej? A może chcesz publikować efekty swojej pracy na Facebooku, Instagramie lub na stronie internetowej gabinetu? Mam dla Ciebie wszystkie niezbędne zgody na utrwalanie, przetwarzanie i rozpowszechnianie wizerunku! Do zgód dołączyłam procedury, które pokażą Ci krok po kroku jakie zgody zbierać w konkretnych sytuacjach!
W e-booku znajdziesz:
informacje na temat sposobu postępowania w sytuacji, w której robisz zdjęcia wyłącznie do dokumentacji zabiegowej,
wzór zapisu w obowiązku informacyjnym, który uwolni Cię od konieczności zbierania dodatkowych zgód w niektórych sytuacjach,
informację na temat tego czym różni się utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku,
wzór zgody na rozpowszechnianie wizerunku, wraz z informacją, że zgoda jest udzielona nieodpłatnie, wskazaniem miejsc publikacji i pozostawieniem możliwości obróbki gotowych zdjęć (zgodę można wykorzystać nie tylko w przypadku zdjęć, ale również filmów),
informację na temat postępowania w przypadku kiedy zdjęcia wykonuje pracownik – jak nie stracić do nich praw.
Do e-booka dołączone są również procedury:
PROCEDURA 1 – Sposób postępowania w przypadku wykonywania klientce zdjęć do dokumentacji zabiegowej – krok po kroku.
PROCEDURA 2 – Sposób postępowania w przypadku wykonywania klientce zdjęć do publikacji np. w mediach społecznościowych lub na stronie www – krok po kroku.
6) RODO a marketing i wizerunek gabinetu BEAUTY – E-BOOK + PACZKA 23 grafik
Jak poradzić sobie z klientką, która nie chce podpisać zgody? Jak wytłumaczyć konieczność podpisywania nowych dokumentów? Jak wykorzystać RODO do promowania i budowania wizerunku gabinetu BEAUTY? Przekuj uciążliwy obowiązek w swój atut marketingowy!
Niewiele osób zdaje sobie sprawę, że fakt wdrożenia RODO jest świetną okazją do promowania i budowania marketingu salonu. Sam fakt zastosowania się w gabinecie do nowych przepisów świadczy o Twoim profesjonalizmie i wzmacnia zaufanie Twoich klientek. W tym E-booku zdradzę Ci, w jaki sposób wykorzystać RODO do marketingu i budowania wizerunku gabinetu!
Otrzymujesz ode mnie:
mnóstwo wiedzy na temat budowania wizerunku gabinetu,
praktyczne wskazówki dotyczące marketingowego wykorzystania faktu wdrożenia RODO,
przykładowe fragmenty rozmów z klientkami dotyczące RODO – zbierania zgód, wyjaśniania wątpliwości,
praktyczne pomysły na akcje edukacyjne i marketingowe związane z RODO wraz z gotowymi materiałami: tekstami i grafikami.
E-book w sumie ma 30 stron, a dodatkowo otrzymujesz paczkę z grafikami, która zawiera:
gotową do druku ulotkę informacyjną dla klientek na temat RODO (format A4),
gotowe do druku plakaty informacyjne na temat RODO – 4 wzory w różnych wariantach kolorystycznych – w sumie 11 plakatów (formaty A4),
gotowe do wstawienia grafiki do mediów społecznościowych – tworzone analogicznie do plakatów, również w 4 wzorach – w sumie 11 grafik (wymiary 800×800 pikseli).
Plakat RODO – przeznaczony do powieszenia na ścianie lub przy recepcji gabinetu beauty. Możesz go wykorzystać również na stronie www gabinetu lub w mediach społecznościowych. Kupujesz projekt + paczkę plików do samodzielnego wydruku/umieszczenia w sieci.
Wizualizacja kilku wzorów:
(pamiętaj, że wszystkie plakaty możesz otrzymać GRATIS kupując e-booka RODO a marketing i wizerunek gabinetu BEAUTY)
Jak połączyć realizację obowiązku informacyjnego RODO z dodatkowymi zgodami marketingowymi? Jak odbierać zgody, jeśli klient kontaktuje się z nami osobiście, a w jaki sposób w przypadku kontaktu mailowego lub telefonicznego? Aby ułatwić Ci praktyczne stosowanie zasad RODO i płynnie połączyć je z innymi przepisami regulującymi zbieranie zgód od klientek na działania marketingowe, wraz z radcą prawnym Iloną Przetacznik stworzyłyśmy PROCEDURY, w których rozpisałyśmy krok po kroku sposób postępowania we wszystkich podstawowych kanałach komunikacji z klientem.
W pakiecie znajdziesz następujące procedury:
PROCEDURA 1 – Realizacja obowiązku informacyjnego RODO przy wykorzystaniu różnych kanałów komunikacji (osobiście, mailowo, telefonicznie, smsowo),
PROCEDURA 2 – Klient przychodzi do gabinetu po raz pierwszy i pyta o zabieg – co robimy, jakie zgody zbieramy,
PROCEDURA 3 – Klient przychodzi do gabinetu po raz pierwszy i chce zapisać się na zabieg – co robimy, jakie zgody zbieramy,
PROCEDURA 4 – Klient przychodzi do gabinetu po raz pierwszy w celu wykonania zabiegu – co robimy, jakie zgody zbieramy,
PROCEDURA 5 – klient przychodzi do gabinetu po raz kolejny – co robimy, jakie zgody zbieramy,
PROCEDURA 6 – Klient pisze e-mail do gabinetu – co robimy, jakie zgody zbieramy,
PROCEDURA 7 – Klient dzwoni do gabinetu – co robimy, jakie zgody zbieramy,
PROCEDURA 8 – Odbieramy zgodę na wysyłanie smsowych przypomnień o wizycie – w sytuacji w której smsy wysyła gabinet i w sytuacji, w której smsy wysyła program do zarządzania gabinetem,
PROCEDURA 9 – Klient kontaktuje się z gabinetem na Facebooku/przez Messenger– co robimy, jakie zgody zbieramy,
PROCEDURA 10 – Odbieranie zgody na marketing (sms/email) za pośrednictwem wiadomości mailowej – w jaki sposób to robić zgodnie z prawem,
PROCEDURA 11 – Odbieranie zgody na marketing (sms/email) podczas kontaktu telefonicznego – w jaki sposób to robić zgodnie z prawem,
PROCEDURA12 – Odbieranie zgody na marketing (sms/email) przez sms – w jaki sposób to robić zgodnie z prawem.
10) PROCEDURY RODO – pakiet 9 procedur postępowania w gabinecie beauty
Co zrobić, jeśli klient zażąda usunięcia danych, których potrzebujesz? Jak dokumentować fakt usuwania niepotrzebnych kart klienta zgodnie z RODO? Jak regulować dostęp do firmowego komputera? Jak ograniczyć pracownikom dostęp do bazy klientek, aby zmniejszyć ryzyko utraty danych? Mam dla Ciebie zestaw 9 procedur, który da Ci gotowe schematy postępowania zgodnie z RODO w różnych sytuacjach z życia gabinetu.
W pakiecie znajdziesz następujące procedury:
PROCEDURA 1 – Dostęp do firmowego komputera.
PROCEDURA 2 – Kontrola zabezpieczenia danych osobowych przed opuszczeniem gabinetu.
PROCEDURA 3 – Postępowanie w przypadku żądania usunięcia danych – cz.1 – co zrobić, jeśli klient powie nam, że chce, aby usunąć jego dane (procedura obejmuje zarówno dane, które powinniśmy usunąć, jak również te, które dobrze by było w niektórych przypadkach pozostawić – np. po to, żeby uchronić się przed ewentualnymi roszczeniami klientów).
PROCEDURA 4 – Postępowanie w przypadku żądania usunięcia danych – cz.2 – jako, że jest to skomplikowany proces (klient może poprosić o usunięcie danych osobiście, mailowo, telefonicznie) – rozbiłyśmy tę procedurę na 2 części, znajdziesz w nich również sposób dokumentowania faktu usunięcia danych zgodnie z RODO.
PROCEDURA 5 – Niszczenie niepotrzebnych kart klienta – które karty niszczyć, w jaki sposób i jak to udokumentować zgodnie z RODO.
PROCEDURA 6 – Dostęp pracownika do programu do zarządzania gabinetem – jak ten dostęp ograniczyć, aby zmniejszyć ryzyko kradzieży lub wykasowania danych z bazy gabinetu.
PROCEDURA 7 – Wprowadzenie pracownika w tematykę ochrony danych osobowych w gabinecie – jak przygotować pracowników do pracy zgodnie z wytycznymi RODO – jak ich szkolić, jakie dokumenty z nimi podpisać itd.
PROCEDURA 8 – Obsługa klienta, który wchodzi do gabinetu – czyli kto rozmawia z klientem (w zależności od celu wizyty) i co dzieje się dalej.
PROCEDURA 9 – Postępowanie z kartą klienta – czyli kto powinien wypełniać kartę z klientek i w jakich okolicznościach to robić, żeby przypadkowo nie ujawnić danych klienta osobom, które nie powinny ich słyszeć.
Czy wiesz, że po wejściu w życie RODO każdej klientce, której dane przechowujesz, powinnaś przedstawić obowiązek informacyjny? To długa formułka, w której dokładnie opisujesz kto jest administratorem danych, w jaki sposób, w jakim celu i jak długo będziesz przetwarzać dane, jakie prawa przysługują klientce itd. Wraz z radcą prawnym Iloną Przetacznik, przygotowałam dla Ciebie aż 7 wzorów obowiązków informacyjnych, które możesz wykorzystać w różnych sytuacjach związanych z obsługą klienta i promocją gabinetu.
Kupując ten produkt otrzymujesz 7 gotowych do wykorzystania wzorów obowiązków informacyjnych wraz z komentarzami i wskazówkami:
obowiązek informacyjny, który przedstawiasz klientce w związku z wizytą w gabinecie,
obowiązek informacyjnydo newslettera – możesz go wstawić np. w treść maila z prośbą o potwierdzenie chęci zapisu,
obowiązek informacyjny do wykorzystania w formularzu kontaktowym dla klientek na stronie www Twojego gabinetu,
obowiązek informacyjny dla klientów Twojego sklepu internetowego z kosmetykami do pielęgnacji domowej lub innymi produktami,
obowiązek informacyjny do kwestionariusza osobowego pracowników,
obowiązek informacyjny dla klientek biorących udział w konkursie – w celu rozstrzygnięcia konkursu,
obowiązek informacyjny dla klientek biorących udział w konkursie – w celu rozstrzygnięcia konkursu, jak również z możliwością późniejszego wykorzystania adresu email do wysyłania klientkom newslettera (o ile oczywiście w momencie zgłoszenia go konkursu, dodatkowo zbierzesz od klientek zgodę na wysyłanie newslettera).
Zbieraj zgody klientek zgodnie z RODO oraz przepisami regulującymi wysyłkę maili i smsów reklamowych! W pakiecie znajdziesz 7 wzorów obowiązku informacyjnego RODO, wzory zgód sms i email, a także 12 procedur – gotowych schematów postępowania, dzięki którym dowiesz się jakie zgody, od kogo i w jakiej sytuacji zbierać! Sprawdź poniżej zawartość pakietu!
Pakiet obejmuje następujące produkty:
treść obowiązku informacyjnego RODO w 7 wariantach na różne okazje (wizyta w gabinecie, newsletter, formularz kontaktowy na www, sprzedaż kosmetyków, kwestionariusz osobowy, organizacja konkursu, organizacja konkursu z możliwością wysyłki newslettera),
treść zgód marketingowych w 10 wariantach (m.in. newsletter, newsletter z informacjami o promocjach, newsletter z przekazywaniem danych innym firmom, przypomnienia o wizycie, smsy marketingowe, przypomnienia o wizycie + smsy marketingowe),
procedury odbierania zgód, czyli: co, komu, kiedy i w jaki sposób.
Dostęp do nagrania zamkniętego webinaru, na którym radca prawny Ilona Przetacznik odpowiada na pytania dotyczące praktycznych aspektów wdrożenia RODO w gabinecie BEAUTY. Dokładną listę pytań znajdziesz w opisie produktu.
(odpowiedzi na pytania z tego webinaru + wiele dodatkowych pytań i odpowiedzi na temat wdrożenia RODO w gabinecie znajdziesz również w e-booku RODO w praktyce gabinetu beauty – 193 pytania i odpowiedzi – opisywałam go wyżej)
Dostęp do nagrania zamkniętego webinaru, na którym radca prawny Ilona Przetacznik odpowiada na pytania dotyczące praktycznych aspektów wdrożenia RODO w gabinecie BEAUTY.Dokładną listę pytań znajdziesz w opisie produktu.
(odpowiedzi na pytania z tego webinaru + wiele dodatkowych pytań i odpowiedzi na temat wdrożenia RODO w gabinecie znajdziesz również w e-booku RODO w praktyce gabinetu beauty – 193 pytania i odpowiedzi – opisywałam go wyżej)
Wszystkie produkty związane z RODO, ochroną danych osobowych i zbieraniem rozmaitych zgód od klientek znajdziesz w specjalnej kategorii w sklepie. Przejdziesz do niej klikając TUTAJ.
mgr kosmetolog, specjalistka do spraw marketingu i zarządzania w branży beauty. Właścicielka firmy NEZA Group zajmującej się doradztwem i wsparciem marketingowym dla firm działających w branży kosmetycznej oraz bloga Gabinet od zaplecza. Autorka kilku tysięcy artykułów publikowanych w najlepszych mediach branżowych, a także kilkudziesięciu e-booków na temat marketingu i zarządzania salonem beauty. Prywatnie żona i mama.