dokumenty w gabinecienowe wpisyprzepisyzarządzaniezestawienia artykułów

BAZA WIEDZY – RODO w gabinecie kosmetycznym i fryzjerskim

Dowiedz się czym jest RODO i jak je wdrożyć w gabinecie beauty!

BAZA WIEDZY - RODO w gabinecie

Zebrałam dla Ciebie w jednym miejscu wszystkie materiały, które dotąd pojawiły się na blogu Gabinet od zaplecza i w mediach społecznościowych. Nie przeczytałam całego internetu 😉 ale jestem pewna, że musiałabyś się naprawdę solidnie naszukać, żeby znaleźć tyle DARMOWEJ WIEDZY na temat RODO. Na temat RODO w gabinecie beauty, to już zupełnie nie ma takiej opcji! 😉 Korzystaj więc i wgryzaj się w zawiłości nowych przepisów!

Jeśli dojdziesz do wniosku, że „nie masz do tego zdrowia”, zachęcam do rozważenia zakupu gotowego pakietu dokumentów RODO DLA BRANŻY BEAUTY! Znajdziesz tam aż 32 dokumenty – w sumie 135 stron! Po więcej informacji na temat pakietu zapraszam TUTAJ.

RODO w gabinecie kosmetycznym i fryzjerskim

1) Najprostszy ma świecie artykuł o RODO w gabinecie beauty!

Wiedza o RODO w najbardziej zjadliwej z możliwych pigułce!

Często dostaję pytania od osób, które nie są jeszcze zorientowane w temacie RODO. Jeśli należysz do tej grupy, koniecznie zacznij od tego artykułu, w którym w bardzo prostych słowach wyjaśniam o co tak naprawdę chodzi w RODO, kto musi się do niego stosować, a kto nie. To idealny wstęp do dalszej lektury! Żeby było jeszcze prościej, artykuł jest w formie pytań i odpowiedzi.

Aby przeczytać artykuł kliknij TUTAJ.


RODO w gabinecie kosmetycznym i fryzjerskim2) RODO w gabinecie kosmetycznym i fryzjerskim – KOMPENDIUM WIEDZY

Jak przygotować się do wprowadzenia nowych przepisów?

Pierwszy artykuł, który chcę Ci polecić to mój wywiad ze współautorką PAKIETU RODO – Iloną Przetacznik, która jest radcą prawnym i ekspertem właśnie w zakresie RODO. Zadaję jej sporo pytań o zagadnienia najbardziej istotne dla gabinetów beauty.

To taka baza wiedzy o RODO, którą powinnaś przeczytać przynajmniej raz! Od deski do deski. Nie jest to proste zadanie, bo wywiad ma aż 14 stron, ale znajdziesz tam absolutnie wszystkie podstawowe informacje. W kolejnych materiałach rozwijam wybrane wątki lub tłumaczę najtrudniejsze sprawy na prostych przykładach.

Aby przeczytać artykuł, kliknij TUTAJ.


RODO w salonie kosmetycznym3) RODO w salonie kosmetycznym – Kiedy obowiązuje? Jakie dane podlegają ochronie?

Czy w Twoim salonie beauty przetwarzasz dane osobowe? Czy obowiązuje Cię RODO?

Ten artykuł powstał w odpowiedzi na Wasze wątpliwości. Czy jeśli mam mały salon, nie mam komputera firmowego itd., to czy RODO mnie obowiązuje? W tym artykule znajdziesz obszerną listę sytuacji, w których w gabinecie beauty przetwarzane są dane osobowe. Wystarczy, że masz u siebie do czynienia choć z jedną z nich, a już „łapiesz się” na RODO. Sprawdź więc czy w swoim gabinecie również musisz wdrożyć zasady RODO!

Aby przeczytać artykuł, kliknij TUTAJ.


4) Wdrożenie RODO w salonie kosmetycznym i fryzjerskim – PYTANIA I ODPOWIEDZI

wdrożenie RODO w salonie

Wysłuchaj nagrania ze spotkania z ekspertem – radcą prawnym

Kolejna porcja wiedzy dla Ciebie to nagranie z live na Facebooku – Ilona odpowiadała na Wasze pytania związane z RODO. Ogromną wartością tego materiału jest fakt, że prawie przez 1,5 godziny Ilona koncentruje się wyłącznie na konkretnych, bardzo szczegółowych i jednocześnie praktycznych aspektach pracy salonu. Z nagrania dowiesz się między innymi:

  • Czy RODO obejmuje zdjęcia klientek wrzucane na Facebooka, np. zdjęcia stylizacji paznokci?
  • Czy trzeba powołać Inspektora Ochrony Danych?
  • Czy trzeba zawrzeć umowę powierzenia z księgową?
  • Co z monitoringiem w salonie – czy tutaj również ma zastosowanie RODO?
  • Jak zapisywać klientki w kalendarzu, jak prowadzić dziennik sterylizacji tak, żeby chronić dane osobowe?
  • Gdzie trzymać kalendarz i telefon w gabinecie – koniecznie pod kluczem?
  • Czy można oddzwaniać i pisać do klientek bez ich pisemnej zgody?
  • Co z smsami przypominającymi o wizycie – czy jest potrzebna osobna zgoda?
  • Co z umawianiem klientek przez Messengera?
  • Jak długo trzeba/można przechowywać dane klientek?
  • Jak wdrożyć RODO, jeśli w jednym gabinecie pracują dwie firmy jednocześnie, np. kosmetyczka i fryzjerka na własnej działalności?
  • Czy wystarczy zamknąć dokumenty w szafce na klucz? Jakie są dokładnie wymagania RODO?
  • Czy stare zgody na przetwarzanie danych osobowych nadal są aktualne?
  • Czy takie same przepisy obowiązują gabinety w innych krajach UE?

Nagranie możesz obejrzeć TUTAJ.


5) RODO w salonie BEAUTY – obalam największe MITY!

Nieprawdziwe przekonania na temat wdrażania RODO w salonie beauty!

Wszystkie powyższe artykuły, dyskusje w mediach społecznościowych i wreszcie live z radcą prawnym – przy każdej z tych okazji padało mnóstwo pytań na temat RODO. Przewiały się w nich te same nieścisłości – nieprawdziwe przekonania na temat RODO. Wybrałam najpopularniejsze z nich i rozprawiłam się z nimi bez litości! Przeczytaj artykuł, w którym obalam największe mity związane z wdrożeniem RODO w gabinecie beauty!

Aby przeczytać artykuł, kliknij TUTAJ.


Zgoda na przetwarzanie danych osobowych6) Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w gabinecie kosmetycznym i fryzjerskim – dokumentacja RODO

Jakie dokumenty musisz mieć w gabinecie po wejściu w życie RODO?

W kolejnym artykule znajdziesz przykładową listę dokumentów, których potrzebujesz, aby wdrożyć RODO w swoim gabinecie. Wymieniam je, grupuję tematycznie i opisuję – nie jest to mocno zaawansowana wiedza. Każdy dokument opisuję krótko, zwięźle i bardzo prostym językiem. Wiesz co masz robić, zyskujesz listę niezbędnych dokumentów i masz mniej więcej pojęcie o co chodzi w każdym z nich. Nie powiem Ci dokładnie co masz umieścić w każdym z nich, bo to robimy na 135 stronach pakietu RODO, ale na pewno zyskasz dużo wiedzy i kilka nowych punktów zaczepienia.

Aby przeczytać artykuł, kliknij TUTAJ.


RODO dla salonów fryzjerskich7) RODO w salonie fryzjerskim – jakie zmiany trzeba wdrożyć?

Czy RODO obowiązuje również właścicieli małych salonów fryzjerskich?

Jeśli prowadzisz salon fryzjerski, koniecznie zerknij do  artykułu, w którym omawiam obowiązki związane z RODO właśnie w kontekście działalności fryzjerów. Generalnie nie różnią się one znacznie od obowiązków właścicieli gabinetów kosmetycznych (no może z wyjątkiem danych wrażliwych, z którymi w salonach fryzjerskich zwykle nie mamy do czynienia), niemniej jednak warto zerknąć na tekst dedykowany w !00% właśnie takiej działalności.

Jeśli prowadzisz gabinet kosmetyczny, również zachęcam Cię do lektury. To kolejne spojrzenie na RODO i kolejne informacje, które być może wniosą coś cennego do Twojej działalności 🙂

Aby przeczytać artykuł, kliknij TUTAJ.

RODO w gabinecie kosmetycznym i fryzjerskim

1) PAKIET RODO dla branży BEAUTY

Dla osób, które nie mają czasu lub ochoty samodzielnie wdrażać się w tajniki RODO i tworzyć obszerną dokumentację dla gabinetu, stworzyłyśmy gotowy PAKIET dokumentów. Znajdziesz w nim wszystkie najważniejsze wzory, sporą porcję praktycznej wiedzy o RODO, a także dodatkowe bonusy (w wersji PREMIUM). Wejdź na stronę, na której dokładnie opisałam zawartość pakietów i sprawdź, czy to rozwiązanie dla Ciebie! Nie odkładaj tego na później, bo im wcześniej kupisz, tym mniej zapłacisz za pakiet!

Szczegółowe informacje na temat pakietu RODO znajdziesz TUTAJ.


2) RODO a marketing i wizerunek gabinetu BEAUTY – E-BOOK + PACZKA 23 grafik

Niewiele osób zdaje sobie sprawę, że fakt wdrożenia RODO jest świetną okazją do promowania i budowania marketingu salonu. Sam fakt zastosowania się w gabinecie do nowych przepisów świadczy o Twoim profesjonalizmie i wzmacnia zaufanie Twoich klientek. W tym E-BOOKU zdradzę Ci, w jaki sposób wykorzystać RODO do marketingu i budowania wizerunku gabinetu!

Jak poradzić sobie z klientką, która nie chce podpisać zgody? Jak wytłumaczyć konieczność podpisywania nowych dokumentów? Jak wykorzystać RODO do promowania i budowania wizerunku gabinetu BEAUTY? Przekuj uciążliwy obowiązek w swój atut marketingowy!

Czego konkretnie dowiesz się z e-booka?

  • Dlaczego ochrona danych osobowych jest realną wartością, która zaimponuje Twoim klientkom?
  • Co Twoja klientka zyskuje w związku z tym, że chronisz jej dane?
  • Jakie zagrożenia wizerunkowe niesie za sobą brak troski o dane osobowe klientek?
  • Dlaczego warto się chwalić bezpieczeństwem w gabinecie w szerszym kontekście? Które aspekty warto akcentować?
  • Jak wytłumaczyć klientkom, że Twoje zabiegi są warte swojej ceny?
  • Jak przekonać klientkę, że warto korzystać z usług profesjonalnego gabinetu (tabela z gotowymi argumentami?
  • Jak przekuć słabe strony gabinetu w jego zalety?
  • Jak przekonać klientki, aby podpisywały zgody na przetwarzanie danych osobowych?
  • Jak wybrnąć z pytania: „to co, wcześniej nie chroniła pani moich danych”?
  • Jak rozmawiać z klientką, aby unikać złej interpretacji Twoich słów? Jak unikać kryzysowych sytuacji?
  • Jak skłonić klientki do wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera?
  • Jak sprawić, że formalności związane z RODO staną się pozytywnym akcentem?
  • Jak wykorzystać fakt wdrożenia RODO do zwiększenia zainteresowania klientek usługami gabinetu?
  • Jak przekonać pracowników, aby poważnie podchodzili do obowiązków związanych z RODO?
  • Jak przygotować ich do zmian tak, żeby uwierzyli, że to wszystko ma sens i robili to z przekonaniem?

E-book w sumie ma 30 stron, a dodatkowo otrzymujesz paczkę z grafikami, która zawiera:

  • gotową do druku ulotkę informacyjną dla klientek na temat RODO (format A4),
  • gotowe do druku plakaty informacyjne na temat RODO – 4 wzory w różnych wariantach kolorystycznych – w sumie 11 plakatów (formaty A4),
  • gotowe do wstawienia grafiki do mediów społecznościowych – tworzone analogicznie do plakatów, również w 4 wzorach – w sumie 11 grafik (wymiary 800×800 pikseli).

Szczegółowe informacje na temat e-booka znajdziesz TUTAJ. Poniżej wstawiam wizualizację kilku grafik dołączonych do e-booka.


3) WEBINAR RODO 1 – Pytania i odpowiedzi

W nagraniu znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania:

Realizacja prawa do bycia zapomnianym w praktyce

  • Jak w praktyce zrealizować prawo klienta do bycia zapomnianym?
  • Jak udokumentować, że usunęliśmy jego dane?
  • Co zrobić, żeby legalnie zachować dokumentację zabiegową w razie ewentualnej reklamacji, powikłań po zabiegu itd.?
  • Czy można/trzeba legitymować osoby, które żądają usunięcia swoich danych z naszej bazy danych?
  • Czy można odmówić usunięcia danych klienta w związku z ryzykiem ewentualnych roszczeń?
  • W jaki sposób niszczyć dokumenty z danymi klientek?
  • Czy są do tego jakieś procedury?
  • Jak to udokumentować, żeby jednocześnie zrealizować prawo do bycia zapomnianym?

Współpraca z innymi firmami – umowy powierzenia

  • Czy w przypadku korzystania z oprogramowania innych firm (np. program do zarządzania gabinetem) trzeba z nimi podpisywać jakieś dokumenty?
  • Czy wystarczy akceptacja polityki prywatności, czy trzeba mieć umowę powierzenia danych?
  • Czy w przypadku samej akceptacji polityki prywatności trzeba to jakoś udokumentować?
  • Z kim konkretnie trzeba podpisać umowy o powierzeniu przetwarzania danych?
  • Czy trzeba podpisywać umowy z firmami, które zamieszczają wizytówki gabinetu w internetowych bazach firm/gabinetów?

Pracownicy i dane osobowe

  • Czy trzeba mieć zgodę pracowników na zamieszczenie informacji o nich na stronie internetowej gabinetu?
  • Czy trzeba mieć zgodę pracowników na dodanie informacji o nich do programu do zarządzania gabinetem? W jaki sposób ją sformułować?
  • Czy pracownicy gabinetu mogą mieć dostęp do danych klientek przez całą dobę?
  • Jak ograniczyć im ten dostęp, jeśli program do zarządzania gabinetem nie udostępnia takiego blokowania dostępu poza godzinami pracy?
  • Jak sformułować procedurę dostępu dla pracownika do programu do zarządzania salonem?
  • Czy pracownicy mogą dodawać informacje do programu do zarządzania gabinetem ze swoich prywatnych smartfonów? Jak to udokumentować?
  • Jakie dokumenty trzeba podpisać z pracownikami w związku z monitoringiem?

Zapis na zabieg przez telefon, smsowe przypomnienie o wizycie

  • Czy przy pierwszym zapisie można wpisać numer telefonu klientki do systemu i wysłać jej automatycznego smsa z przypomnieniem o wizycie?
  • Jak zdobyć zgodę na wysyłkę smsów, jeśli klientka kontaktuje się z nami tylko telefonicznie?
  • Czy potrzebna jest zgoda klienta na zapisanie jej danych w kalendarzu przy rezerwacji telefonicznej?
  • Czy potrzebna jest zgoda, aby do niej zadzwonić i potwierdzić wizytę?
  • Jak udowodnić fakt telefonicznego udzielenia zgody na przetwarzanie danych klienta?
  • Czy o zgodę na wysyłkę ofert smsowych można poprosić właśnie w formie smsa?
  • Czy stare zgody na wysyłanie informacji marketingowych są aktualne, czy trzeba je zbierać ponownie?
  • Co w przypadku, w którym klient zapisuje się przez program do rezerwacji online i tam podaje swoje dane, a system automatycznie wysyła mu sms z przypomnieniem o wizycie?

Inne tematy

  • Jak opisać w dokumentacji RODO fakt posiadania systemu alarmowego, w którym każdy z pracowników ma swój indywidualny kod dostępu?
  • Jak długo trzeba/można przechowywać dane klientek?
  • Czy trzeba przechowywać numery telefonów klientek?
  • Co w przypadku, w którym dzielę lokal z firmą, która nie chce wdrożyć RODO? Jeśli mamy wspólne klientki (np. kosmetyczka i fryzjerka), to czy będę odpowiadać za ewentualny wyciek danych z tej drugiej firmy? Jak się zabezpieczyć?
  • Czy w systemie do zarządzania gabinetem można przechowywać zdjęcia klientek?

Więcej informacji na temat webinaru znajdziesz TUTAJ.

Wkrótce pojawi się kolejny webinar z kolejną porcją pytań!

 

RODO a marketing i wizerunek gabinetu beauty

 

 

Anna Wydra-Nazimek - Gabinet od zaplecza
specjalistka do spraw beauty marketingu, właścicielka firmy NEZA Group zajmującej się doradztwem i wsparciem marketingowym dla firm działających w branży kosmetycznej. Autorka kilku tysięcy artykułów publikowanych w najlepszych mediach branżowych. Miłośniczka kotów, zamków i długich spacerów!

Dodaj komentarz

avatar