A gdyby tak… Zrobić małe porządki w Twoim salonie? Nie, nie mam na myśli mycia podłogi. Chodzi mi o sprawy organizacyjne – przeanalizowanie i uporządkowanie tematów, które wprawdzie „nie walą się na głowę”, ale mają spore znaczenie w kontekście sprawnej pracy i wysokiego poziomu obsługi klienta.
Z artykułu dowiesz się:
- jakimi narzędziami możesz usprawnić pracę salonu i poprawić jakość obsługi klienta,
- czym różnią się procedury od list kontrolnych,
- czym są listy kontrolne i jak z nich korzystać,
- co zyskasz, wdrażając listy w swoim salonie,
- co nadaje się na listę, a co nie,
- jakie listy kontrolne warto stworzyć dla salonu beauty – 12 konkretnych przykładów,
- listy kontrolne kontra pracownicy – jak je wykorzystać w kontekście przygotowania do pracy i kontrolowania jej jakości,
- z jakich list kontrolnych sama korzystam,
- na czym polega edukacyjna funkcja list kontrolnych?
Istnieje wiele narzędzi, które pomagają zapanować nad organizacyjnym chaosem. Z punktu widzenia właściciela lub managera salonu moim zdaniem warto zwrócić uwagę na dwie rzeczy:
- procedury, standardy,
- listy kontrolne.
Dziś opowiem Ci o listach kontrolnych. O procedurach i standardach będzie przy innej okazji, bo to bardzo obszerny temat. Zacznijmy może jednak od odpowiedzi na podstawowe pytanie:
Czym jest lista kontrolna i czym różni się np. od procedury?
Prosty, życiowy przykład. Jedziemy na wakacje.
Procedura pakowania mogłaby wyglądać następująco:
1. Odszukać walizkę.
2. Umyć walizkę.
3. Zgromadzić w jednym miejscu rzeczy do spakowania.
4. Naszykować torebki.
5. Przyporządkować i spakować rzeczy do osobnych torebek.
6. Wsadzić torebki do walizki.
7. Zamknąć walizkę.
Z kolei listę kontrolną mogłybyśmy wykorzystać do zrobienia listy rzeczy, które musimy spakować i wtedy z tą listą znosisz sobie „na kupkę” to wszystko, co zaraz będziesz pakować do walizki, czyli np.:
☑ żel pod prysznic,
☑ klapki pod prysznic,
☑ szampon do włosów,
☑ szczotka do włosów,
☑ ręcznik,
☑ suszarka,
☑ kapcie,
☑ koszula nocna itd.
Pewnie wiele razy robiłaś takie listy, może nawet nie zdając sobie sprawy z tego, że profesjonalnie nazywa się to „listą kontrolną” (checklistą). Bo w sumie, po co się nad tym zastanawiać… Lista zakupów, to w zasadzie też lista kontrolna… 😉
Listy kontrolne w pracy właściciela lub managera firmy
Wiesz już, że w prywatnym życiu często robimy listy kontrolne i równie często nie zdajemy sobie z tego sprawy lub po prostu się nad tym nie zastanawiamy. Co z życiem zawodowym?
Najbardziej znanym „zawodowym” przykładem wykorzystania listy kontrolnej są piloci samolotów. Dlaczego akurat piloci? Ma to swoje uzasadnienie, które jednocześnie jest mocnym argumentem przemawiającym za stosowaniem list kontrolnych.
Jeśli sprzedawca zapomni wydać paragonu, to co się stanie (oczywiście pod warunkiem, że klientem nie jest pani ze skarbówki…)? Nic. Jeśli klientowi zależy, to się upomni. Jeśli nie, to się nie upomni i tyle. Co się stanie, jeśli pilot zapomni wypuścić podwozia przed lądowaniem? No właśnie…
Lista kontrolna to taki dobry i zły policjant jednocześnie. Z jednej strony ułatwia nam życie, bo sami nie musimy pamiętać o pewnych rzeczach – lista “pamięta za nas”. Z drugiej jednak strony lista jest strażnikiem, który stoi nad nami „z batem” i pilnuje, żebyśmy w związku ze swoim roztargnieniem nie narobili sobie problemów.
Jedyne co musimy zrobić, to podejść do swojej listy „z szacunkiem”. Nie wyrzucać jej, nie chować do szuflady, nie ignorować. Jeśli „damy jej się wykazać”, poprowadzi nas za rękę i pomoże zrobić wszystko najlepiej, jak to jest możliwe.
W tym miejscu dochodzimy do kolejnej istotnej rzeczy: lista kontrolna odzwierciedla idealną sytuację. W chwili, w której ją tworzymy, wyobrażamy sobie perfekcyjny świat, w którym wszyscy robią to, co do nich należy na 100%. Naturalne jest, że z czasem nasze ideały nieco słabną i zaczynamy chodzić na skróty. Lista kontrolna przywołuje nas do porządku i motywuje, żeby „trzymać poziom”.
Jeszcze jedna sprawa.
Miejsce na „ptaszka” jest kluczowe!
Nie wystarczy sobie wypisać… Musi być jeszcze miejsce na „ptaszka” ☑ lub ☒, czyli puste okienko, w którym odznaczamy wykonanie danej czynności. To okienko aż się prosi, żeby je oznaczyć lub zamalować. To odznaczanie jest niemal tak oczyszczające, jak depilacja woskiem! 😉
Ok to teraz do salonu…
Jak wykorzystać listy kontrolne w salonie kosmetycznym lub fryzjerskim?
Listę kontrolną możesz wykorzystać właściwie do wszystkiego. Jeśli jednak miałabym opisać „idealny temat do stworzenia listy”, to z pewnością byłaby to rzecz:
- w pewnym stopniu skomplikowana – nie chodzi nawet o to, że coś jest trudne, ale bardziej o to, że zawiera przynajmniej kilka elementów,
- powtarzalna – można sobie oczywiście zrobić listę do „jednorazowych tematów”, ale jeśli masz coś włączyć do swojej salonowej dokumentacji, to pewnie będą to rzeczy cyklicznie się powtarzające,
- istotna – w różnych aspektach: finansowym, organizacyjnym, związanym z bezpieczeństwem lub obsługą klienta,
- problematyczna – czyli np. taka, o której zdarza nam się zapominać lub zwyczajnie nie chce nam się tego robić, a wiemy, że powinnyśmy.
Wystarczy, że dany temat wyczerpie choćby jeden z wyżej wymienionych punktów – nie muszą być spełnione wszystkie warunki jednocześnie.
Lista kontrolna, czy procedura? Co wybrać?
Jak sprawdzić, czy dane zagadnienie bardziej nadaje się na listę kontrolną, czy może jednak na procedurę? Myślę, że przykład z początku artykułu (pakowanie walizki) ułatwi Ci decyzję, choć trzeba też zaznaczyć, że w wielu przypadkach decyzja będzie zależała głównie od Twoich upodobań.
- jeśli coś wymaga zachowania konkretnej kolejności i/lub
- ma wiele możliwych wariantów zależnych od wystąpienia konkretnych czynników
to lepszym rozwiązaniem będzie procedura. Przykład: nie zamkniemy walizki, zanim ją spakujemy. Kolejność jest istotna, więc bardziej procedura.
Kolejny przykład: szykuję się do wyjścia z domu i mam dwa warianty do rozważenia:
- jest ciepło – zakładam cienki płaszcz,
- jest zimno – zakładam kurtkę.
Tego typu sprawy również łatwiej będzie załatwić procedurą, bo mamy możliwość uwzględniania kolejności wykonania konkretnych czynności oraz uzależnienia wykonania różnych czynności zależnie od rozwoju sytuacji.
Nie ma z kolei sensu robić procedury dla listy rzeczy do kupienia. To po prostu lista z punktami do odhaczenia. Choć z drugiej strony… Jeśli zawsze przemierzamy sklep tymi samymi alejkami w tej samej kolejności, można by było stworzyć z tego procedurę 😉
Co w sytuacji, w której równie dobre będą wydawały się obie formy? W takim przypadku warto kierować się własnymi preferencjami. Są ludzie, których mocno motywuje “odhaczanie” zrealizowanych zadań. Dla takich osób lista kontrolna będzie pewnie lepszym wyborem, choć z drugiej strony na procedurze też można sobie zrobić “okienka na ptaszki”…
Jak widzisz, nie ma tutaj sztywnych zasad. Zresztą nawet gdyby były, to nie należy się nimi za bardzo przejmować, bo narzędzia są po to, żeby ułatwić Ci Twoją pracę – dostosować się do Ciebie. Jeśli czujesz, że jakiś sposób planowania jest dla Ciebie niekomfortowy, to po prostu go zmień, dostosuj, dopasuj do siebie.
Jakie konkretnie listy warto stworzyć do salonu beauty? 12 przykładów
Jak już wspomniałam, po pierwsze – masz w tym zakresie pełną dowolność i po drugie, warto to wszystko dopasować do swojej indywidualnej sytuacji. Postanowiłam jednak wypisać kilka przykładów, które być może pomogą Ci w rozpracowaniu tematu:
- codzienne sprzątanie – co konkretnie powinno być umyte po każdym dniu pracy,
- cotygodniowe sprzątanie – jak wyżej (oczywiście częstotliwość należy ustalić indywidualnie),
- gruntowne porządki – takie, które robisz okresowo i np. sprawdzasz stany magazynowe, weryfikujesz daty ważności kosmetyków itd.,
- dezynfekcja – szczególnie przydatne obecnie, kiedy mamy zalecenie, aby dezynfekować klamki, kontakty itd.,
- nowa klientka – np. założenie karty, odebranie zgód, instrukcje, ulotka, założenie karty lojalnościowej itd. – czyli wszystko, co trzeba zrobić z osobą, która przychodzi do salonu po raz pierwszy,
- klientka przychodzi do salonu – niekoniecznie nowa, po prostu klientka (płaszcz, rozmowa, kawa itd.),
- comiesięczne płatności – płacisz – odhaczasz i zawsze wiesz, co jeszcze Ci zostało,
- publikacja ważnych informacji – np. Facebook, Instagram, newsletter, sms – bez sensu robić to wszystko w tym samym czasie – mając listę wiesz, gdzie jeszcze powinnaś wrzucić informację,
- zadania związane z wprowadzaniem/promocją nowego zabiegu lub w ogóle z organizacją jakiejkolwiek większej promocji – jeśli mamy mało czasu, wiele spraw nam umyka, a to przekłada się znacząco na skuteczność działań reklamowych,
- przygotowanie do dnia otwartego, urodzin, świąt – czyli lista spraw, które masz do załatwienia przed ważnym wydarzeniem w salonie – choćby zdarzały się raz w roku, to po co co roku zastanawiać się nad tym samym,
- zakończenie dnia – np. sprzątanie, wyniesienie śmieci, wydrukowanie raportu z kasy, wyciągnięcie wtyczek z gniazdek, zamknięcie kalendarza w szafce itd.,
- analogicznie: rozpoczęcie dnia, czyli rzeczy do zrobienia na start.
Pewnie zauważyłaś, że wiele z tych punktów można opracować zarówno w formie listy kontrolnej, jak i w formie procedury. Wybór należy do Ciebie. Pamiętaj jednak, że tematy wielowątkowe i wymagające zachowania określonej kolejności łatwiej będzie Ci zrealizować w formie procedury.
Listy kontrolne kontra pracownicy
Jeśli pracujesz sama – listy kontrolne pomogą Ci się lepiej zorganizować i zaoszczędzić sporo czasu na „wymyślaniu koła na nowo”.
Jeśli masz pracowników, przydadzą Ci się tym bardziej, bo:
- ciężko przekazać pracownikom absolutnie wszystko,
- nawet jeśli Ci się to uda, to pracownicy i tak zapomną większość tego, co powiedziałaś,
- brak spisanych konkretów rodzi konflikty – jeśli mamy listę, możemy łatwiej egzekwować pewne rzeczy, z drugiej strony pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje i czują się bardziej komfortowo.
Jeśli rozważasz zatrudnienie pracownika, warto stworzyć zestaw procedur i list kontrolnych. Czas wdrożenia do pracy nowej osoby znacznie się skróci i będzie łatwiej utrzymać wysoką jakość usług.
Jeśli już od dawna masz pracowników, ale dotychczas niczego nie spisywałaś, zróbcie to wspólnie. Zdecydowanie milej wypełnia się obowiązki, w których ustalaniu brało się udział 😉
Do czego ja wykorzystuję listy kontrolne?
Jesteś ciekawa, jaką rolę listy kontrolne pełnią w funkcjonowaniu Gabinetu od zaplecza?
Najczęściej (a konkretnie co miesiąc) korzystam z list finansowych. Przyznam szczerze, że mój stosunek do płacenia rachunków jest… Krótko mówiąc, ciężko u mnie z pilnowaniem terminów, bo zwykle mam dużo pilniejszych spraw na głowie. Płacę wszystko hurtowo, jak mam czas – lista jest w tej sytuacji niezwykle pomocna. Dodatkowo prowadzę firmowy budżet i jak większość przedsiębiorców – wysyłam dokumenty do księgowej. Mam więc taką „poczwórną” listę firmową (zapłacone – pobrana faktura – zapisane w budżecie – wysłane do księgowej) i „pojedynczą” prywatną (po prostu, czy zapłacone – w kontekście rachunków domowych).
Kolejna sprawa to publikacje. Piszę artykuł. Trzeba go:
- wrzucić na bloga,
- wrzucić na fanpage,
- wrzucić na grupę,
- wrzucić na Instagrama,
- dodać do relacji,
- wysłać newsletter,
- wysłać powiadomienie (ostatnio nieaktywne, bo zmieniam system),
- dodać do bazy wiedzy (opcjonalnie – jeśli jest baza wiedzy na dany temat).
Jeśli artykułów mniej więcej w tym samym czasie jest np. cztery (często mam takie zrywy), to robi się to problematyczne. Mam więc zawsze pod ręką pustą tabelkę na tematy artykułów i obok kolumny na wszystkie te miejsca do „odfajkowania”.
Lista kontrolna przydaje się także w procesie tworzenia nowych e-booków. Tutaj również jest mnóstwo powtarzających się czynności, np.:
- sprawdzenie błędów,
- zrobienie nagłówków w tekście,
- dobór kolorów,
- spis treści,
- numeracja stron,
- nagłówek i stopka,
- okładka,
- wygenerowanie pdf,
- opis,
- wstawienie do sklepu itd.
Podobnie jest z kursami online – tu jest jeszcze więcej pracy, bo dochodzi obróbka wideo, wstawianie filmów na serwer, podpinanie do platformy szkoleniowej…
Tworzę również listy związane z konkretnymi projektami, np. promocją nowego e-booka lub kursu. Baza jest podobna (mam ją w głowie), ale szczegóły zwykle wyglądają inaczej i wymagają rozpisania nie tylko w ramach list kontrolnych, ale również innych narzędzi, np. takich, które pozwalają osadzić działania w konkretnym czasie. Jeśli czytałaś e-booka o planowaniu akcji reklamowych, to wiesz, że zaplanowanie dobrej kampanii promocyjnej wymaga stosowania kilku narzędzi zależnie od etapu i celu, który chcemy uzyskać.
Na koniec wspomnę jeszcze o oczywistości, czyli listach rzeczy do spakowania na wszelakie wyjazdy: prywatne, służbowe, z rodziną, osobno… To nie wszystko, ale pozwól, że resztę zostawię dla siebie 😉
Edukacyjna rola list kontrolnych – na czym polega?
Lista kontrolna może być również ciekawą formą przekazywania wiedzy. Zwróć uwagę, że jeśli Twoja lista kontrolna dotyczy np. zagadnień związanych z obsługą klienta, to stanowi ona doskonały materiał edukacyjny – szkoleniowy. Jeśli wdrażasz do pracy nową osobę, masz gotowe, niezwykle proste i przystępne narzędzie, będące efektem Twoich wieloletnich doświadczeń i obserwacji.
Wszelkie biznesy franczyzowe opierają się w dużej mierze właśnie na tego typu dokumentach- procedurach, standardach, listach. Ich zbiór to know-how – gotowa recepta na sprawnie funkcjonujący i dochodowy biznes. Osoba, która otwiera taką działalność, nie musi się nad wszystkim zastanawiać, „wymyślać koła”, popełniać błędów i wyciągać z nich wniosków, doskonalić swojego pomysłu. Wszystko dostaje na tacy. Zestaw dokumentów opisujących działanie Twojego salonu to bezcenna wiedza, którą możesz nie tylko stosować i doskonalić, ale też przekazywać innym – np. swoim nowym pracownikom.
Edukacyjne listy kontrolne Gabinetu od zaplecza
W sklepie Gabinetu od zaplecza w tej chwili jest dostępnych aż 17 gotowych list kontrolnych. Czym dla mnie są te listy? Dlaczego je stworzyłam?
Czasami śmieję się, że lista kontrolna, to taki e-book, którego nie chciało mi się napisać 😉
A tak serio, to chodzi po prostu o konkret. Lubię pisać, wyjaśniać, przedstawiać różne perspektywy, ale tylko wtedy, kiedy ma to sens. W takiej sytuacji powstaje e-book.
Listy kontrolne to tematy, które:
- nie wymagają dokładnego opisania – po prostu konkretna lista spraw, które trzeba uwzględnić/załatwić i już – robienie z tego e-booka byłoby klasycznym wodolejstwem i marnotrawieniem Twojego cennego czasu,
- mogą być i są dokładnie omówione w innych materiałach, a lista kontrolna występuje w charakterze „ściągi”, podsumowania, streszczenia, uzupełnienia itd. – było kilka serii tematycznych i lista kontrolna była świetnym dopełnieniem danego pakietu.
Kilka przykładów dla lepszego zobrazowania:
- Gdzie reklamować gabinet kosmetyczny? – LISTA KONTROLNA – to 101 miejsc i sytuacji, w których możesz reklamować swój salon beauty. Wiesz, że marketing to moja wielka miłość i dużo o tym piszę. Jest np. e-book o tym, jak tworzyć skuteczne reklamy salonu (tekst, grafika, video) – to zdecydowanie temat wymagający opisania przykładów. Gdzie się reklamować, to bardziej kwestia pomysłu, impulsu, inspiracji. Nie będę Ci przecież dokładnie opisywać każdego miejsca, bo to by było wodolejstwo. Z tą listą chodzi o to, żeby w sytuacji, w której potrzebujesz nowych klientek, a brakuje Ci już pomysłów, co zrobić, gdzie się jeszcze pokazać – po prostu wziąć tę listę i wykorzystać kilka świeżych pomysłów.
- Jak wybrać lokal na gabinet kosmetyczny? – LISTA KONTROLNA – to 91 spraw, które musisz wziąć pod uwagę, wybierając lokal na salon beauty – gdybym je opisała w formie e-booka, miałby on jakąś kosmiczną ilość stron. Uznałam, że nie ma sensu. Idziesz oglądać lokal – bierzesz sobie listę, sprawdzasz, odhaczasz. Szybko, praktycznie i wygodnie.
Listy należą do najtańszych produktów w sklepie np. Idealna karta klienta – LISTA KONTROLNA kosztuje 67 zł, a znajdziesz w niej aż 43 gotowe pytania, z których skomponujesz idealną kartę klienta dla Twojego salonu.
Poniżej galeria z szybkim przeglądem wszystkich list, które w tej chwili są dostępne w sklepie Gabinetu od zaplecza. Jeśli chcesz się zapoznać z ich dokładnymi opisami, wskakuj TUTAJ.
