Czy jesienią będziemy mogły wybrać się na targi i kongresy kosmetyczne? Jak będą wyglądały takie imprezy w nowej, wirusowej rzeczywistości? Czy wiemy już coś na temat terminów imprez, a może wszyscy przenoszą się do sieci? Zrobiłam dla Ciebie przegląd kluczowych informacji!

Pamiętasz początek marca? To właśnie wtedy zostały odwołane targi Beauty Forum i koronawirus po raz pierwszy tak mocno dał o sobie znać naszej branży. Wtedy jeszcze nikt nie wiedział, jak to się wszystko skończy. W sumie nadal niewiele wiemy, ale mimo wszystko uczymy się funkcjonować w tej nowej, dziwnej rzeczywistości.

Już wtedy, w marcu można się było spodziewać, że ten sezon targowy będzie inny niż wszystkie. Ostatecznie z powodu koronawirusa zostały odwołane lub przełożone praktycznie wszystkie większe branżowe imprezy. Część z nich została przeniesiona do sieci.

Teraz mamy wakacje – sezon targowy się skończył, choć chyba uczciwiej byłoby powiedzieć, że wcale się nie zaczął. Ciężko uniknąć pytania: co z jesienią? Czy jest jakakolwiek szansa, że targi, kongresy i konferencje odbędą się w normalnym trybie?

Postanowiłam sprawdzić, jakie są obecnie wytyczne związane z organizowaniem dużych imprez i jakie plany mają organizatorzy najpopularniejszych kosmetycznych i fryzjerskich spotkań. Stawiają na imprezy online, a może liczą na to, że jesień będzie spokojniejsza i uda się zorganizować targi, kongresy i konferencje kosmetyczne w klasycznej odsłonie?

Jakie są aktualne wytyczne dla organizatorów targów, kongresów, konferencji?

Na stronach Ministerstwa Rozwoju mamy dwa rodzaje wytycznych:

  • Wytyczne dla organizatorów targów w trakcie epidemii COVID-19 w Polsce,
  • Wytyczne dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2.

Niektóre z zasad obowiązujących organizatorów i uczestników targów:

  • Zmiana sposobu organizacji przestrzeni wystawienniczych poprzez poszerzenie ciągów komunikacyjnych pomiędzy stoiskami wystawienniczymi do szerokości minimum 3 metrów.
  • Wprowadzenie rozwiązań umożliwiających prowadzenie spraw w trybie online (systemy rejestracji wystawców, mediów, zwiedzających).
  • Obowiązek zasłaniania ust i nosa (maseczką, przyłbicą lub innym materiałem) oraz noszenia rękawiczek przez każdą osobę przebywającą w przestrzeni wystawienniczej, o ile będzie to wymagane obowiązującym prawem.
  • Zainstalowanie odpowiedniej liczby pojemników z preparatem dezynfekującym przy wszystkich wejściach, w toaletach i innych ogólnodostępnych przestrzeniach.
  • Zrezygnowanie z roznoszenia ulotek i takich działań na terenie obiektów wystawienniczych, które mogłyby sprzyjać tworzeniu się skupisk ludzi.
  • Wprowadzenie rejestracji wszystkich uczestników targów, w celu pozyskania danych osób przebywających na targach. Formularz rejestracji będzie zawierał obowiązkową deklarację epidemiologiczną – o nieprzebywaniu na kwarantannie lub w izolacji.
  • Stosowanie systemu liczenia osób, co umożliwi weryfikację liczby osób przebywających na terenie targów oraz pozwoli na blokadę wejścia, w przypadku przekroczenia dozwolonej liczby osób.
  • Dostosowanie liczby dostępnych miejsc siedzących na terenach targowych poprzez wprowadzenie specjalnych rozwiązań umożliwiających zachowanie odległości przynajmniej 2 metrów zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa.

Czyli w skrócie: obecnie można organizować targi, ale jest wiele obostrzeń, które sprowadzają się do zachowania odległości, zasłaniania nosa i ust, dezynfekcji itd. Można rzec: klasyka.

Ciekawostką jest, że duże centra targowe informują o wykorzystaniu nowych rozwiązań technologicznych, np. instalowaniu kamer termowizyjnych lub elektronicznym monitorowaniu wejść i wyjść poszczególnych osób tak, żeby w razie czego nie wysyłać na kwarantannę wszystkich odwiedzających, a jedynie osoby, które jednocześnie przebywały na terenie obiektu.

Fajnie, choć z drugiej strony włos się jeży na głowie, jak na tym całym wirusowym zamieszaniu cierpi nasza prywatność… Ok dziś nie o tym.

Ile osób może być na targach?

W “Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 19 czerwca 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii”, czytamy:

Do odwołania prowadzenie przez przedsiębiorców w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców oraz przez inne podmioty działalności związanej z organizacją, promocją lub zarządzaniem imprezami, takimi jak targi, wystawy, kongresy, konferencje, spotkania, jest dopuszczalne, pod warunkiem zapewnienia, aby w miejscu odbywania się imprezy znajdowała się nie więcej niż 1 osoba na 4 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników, widzów lub klientów, z wyłączeniem obsługi.

Co to oznacza w praktyce?

Będzie kilka przykładów.

Na stronie internetowej Ptak Warsaw Expo, w którym organizowane są Międzynarodowe Targi Fryzjerskie i Kosmetyczne Beauty Days, możemy znaleźć taką informację:

PTAK Warsaw Expo dysponuje 143 000 m kw. powierzchni, co pozwala na jednoczesne uczestnictwo w targach ponad 35 000 osób dziennie (przy zaleceniu wolnej przestrzeni 4 m kw./osobę).

Z kolei Expo Kraków, w którym organizowany jest Kongres i Targi LNE informuje o 14 000 m2. powierzchni, co po podzieleniu na 4 przekłada się na 3500 osób.

Ile osób zwykle odwiedza targi kosmetyczne? Czy limit osób wpłynie na mniejszą dostępność biletów?

Znowu posłużę się przykładem z Krakowa, bo takie dane znalazłam. Na stronie Kongresu LNE czytamy, że 40. edycję wydarzenia odwiedziło ponad 11 tysięcy osób. Są to jednak osoby, które uczestniczyły w wydarzeniu przez całe 2 dni, a limity dotyczą liczby osób przebywających w obiekcie w tym samym czasie w danej chwili.

Wydaje się więc, że obecne ograniczenia (które przecież mogą jeszcze zostać rozluźnione) nie powinny przekładać się na znaczące ograniczenia w ilości osób, które będą mogły wziąć udział w targach.

Nieco trudniej może być w przypadku części konferencyjnych lub w ogóle osobnych konferencji, kongresów, prelekcji itd.

W wytycznych dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów czytamy między innymi:

Układ przestrzenny (tzw. set-up, tj. m.in. ustawienie krzeseł, stołów, sceny etc.) spotkania / wydarzenia powinien zostać zorganizowany w sposób:

  • zapewniający zwiększenie fizycznej odległości między uczestnikami spotkania / wydarzenia min. 2 metry;
  • uniemożliwiający samodzielny wybór miejsca przez uczestnika wydarzenia / spotkania (miejsca / krzesła itp. specjalnie oznakowane i przypisane do danej osoby).

Inne wytyczne nie odbiegają znacząco od tego, z czym mamy do czynienia w wielu miejscach i sytuacjach, więc nie będę już tego dokładnie opisywać.

Z jednej strony mamy więc odległość 2 metrów, z drugiej strony limit 4 m2 na osobę… To już może być odrobinę problematyczne. Słuchałam wypowiedzi jednej z osób zarządzających obiektem targowym, która wspominała, że sala wykładowa, w której zwykle przebywało 600-700 słuchaczy, w tej chwili będzie mogła pomieścić jedynie 150 osób.

Jakie będą tego konsekwencje?

Być może organizatorzy dużych imprez zdecydują się podzielić słuchaczy na kilka mniejszych sal, być może popularność zyskają mniejsze, kameralne wydarzenia… Może być również tak, że cześć wydarzeń przynajmniej tymczasowo przeniesie się do sieci.

Takie rozwiązanie ma sporo wad, ale jednocześnie również wiele zalet. Najbardziej cierpią aspekty towarzyskie, jednak w kwestii finansów i wygody zdecydowanie lepiej sprawdza się konwencja online.

Właśnie w takiej formule zorganizowano w czerwcu Kongres LNE i kilka konferencji. Co z innymi imprezami? Czy jesienią będziemy się spotykać wyłącznie w sieci?

Jesienne imprezy branżowe – online czy w realu?

Przejrzałam strony internetowe i profile w mediach społecznościowych należące do organizatorów największych imprez branżowych:

  • TARGI URODA (Gdańsk),
  • BEAUTY DAYS (Nadarzyn),
  • LOOK i beautyVISION (Poznań),
  • Beauty Wrocław,
  • HEALTH & BEAUTY (Kielce),
  • FESTIVAL HAIR&BEAUTY (Katowice),
  • BEAUTY FORUM (Warszawa),
  • LNE (Kraków).

i nie doszukałam się praktycznie żadnych informacji na temat planów choćby częściowego przenoszenia wydarzeń do sieci. Na tę chwilę więc wszystkie duże wydarzenia są planowane w tradycyjnej formule.

Jak to będzie wyglądało w praktyce?

Tego nie wie nikt… Z jednej strony sytuacja wydaje się być opanowana. Nie mieliśmy dramatycznych wzrostów smutnych statystyk, najbardziej uciążliwe obostrzenia zostały zniesione, gospodarka „odmrożona”… Z drugiej jednak strony niektórzy wieszczą kolejną „falę”, która ma nadejść jesienią. Czy będzie ona u nas wyglądała podobnie, jak pierwsza, a może lepiej/gorzej? Osoba, która byłaby w stanie to przewidzieć, stałaby się chyba najbogatszą osobą na świecie…

Mnie najbardziej martwi potencjalne zamieszanie związane ze zwykłym jesiennym sezonem infekcyjnym, no bo jak odróżnić przeziębienie od koronawirusa? Zrobić test, ok. Tylko zanim ktoś ten test zrobi i przyjdą wyniki, to pewnie będzie panika, kwarantanny itd. To może nam namieszać w życiu i w pracy…

Czy w związku z tym rezygnować z udziału w targach? Myślę, że to byłoby przedwczesne. Trzeba po prostu obserwować sytuację i unikać zobowiązań bez opcji rezygnacji. Bilet na targi dotychczas można było zwrócić lub przenieść na nowy termin, ale przy odwoływaniu wiosennych imprez wiele z Was miało problem z rezerwacjami hoteli, pociągów, a nawet lotów. Warto szukać takich opcji, które umożliwiają bezkosztową rezygnację na krótko przed terminem realizacji. Warto również płacić kartą, bo w niektórych sytuacjach można skorzystać z opcji chargeback. Z ciekawostek: ja w ten sposób odzyskałam pieniądze za niezrealizowany lot w związku z upadkiem linii OLT Express jakieś 100 lat temu 😉

W tej chwili… Pozostaje nam mieć nadzieję, że najbliższa jesień pozytywnie nas zaskoczy i tego się trzymajmy!

P.S. Przypominam, że jak co sezon już wkrótce na blogu pojawi się obszerny artykuł z listą wszystkich imprez branżowych z terminami i przydatnymi namiarami. Śledź aktualności, żeby nie przegapić!

P.S. 2 W piątek 17.07 kolejne #promobezokazji, tym razem od 30 do 40% zniżki na wszystkie listy kontrolne! Sprawdź szczegóły TUTAJ.

podrecznik marketingu i zarządzania gabinetem kosmetycznympodrecznik marketingu i zarządzania gabinetem kosmetycznympodrecznik marketingu i zarządzania gabinetem kosmetycznympodrecznik marketingu i zarządzania gabinetem kosmetycznympodrecznik marketingu i zarządzania gabinetem kosmetycznym