Czy na publikację zdjęcia klientki, na którym nie widać twarzy, potrzebna jest pisemna zgoda? To pytanie powtarzało się w kilku wiadomościach, które od Was dostałam, dlatego postanowiłam napisać na ten temat jeszcze krótki artykuł. Sprawdź, jak to wszystko wygląda od strony prawnej!

Czy na publikację zdjęcia, na którym nie da się zidentyfikować klientki, potrzebna jest zgoda?

Ostatnio pisałam o wykorzystaniu zdjęć z zabiegów do promocji gabinetu beauty. Jeśli nie czytałaś, gorąco zachęcam do zerknięcia na TEN artykuł. Dziś skupię się tylko na jednym aspekcie, którego wtedy nie poruszyłam, a który często pojawia się w Waszych pytaniach. Czy na publikację zdjęcia, po którym nie można zidentyfikować danej osoby, potrzebna jest osobna zgoda?

Zanim opublikujesz zdjęcie klientki, najpierw musisz je zrobić… Utrwalanie wizerunku

Biorąc pod uwagę fakt, że sam zapis numeru telefonu klientki w kalendarzu, rodzi już pewne obowiązki prawne, nietrudno się domyślić, że w przypadku robienia zdjęcia również będziemy musiały dopełnić pewnych formalności.

Fachowo (po prawniczemu) nazywa się to utrwalanie wizerunku. O wizerunku mówimy (w uproszczeniu) wtedy, kiedy możemy zidentyfikować daną osobę. Rozważmy więc kilka sytuacji:

• robię zdjęcie twarzy klientki, aby udokumentować efekty zabiegu i np. móc obronić się w sytuacji, w której klientka stwierdzi, że coś było źle zrobione,
• robię zdjęcie dłoni np. po manicure i podpisuję je nazwiskiem klientki, załączam do karty itd.,
• robię zdjęcie dłoni np. po manicure i nie podpisuję go – po prostu wrzucam do jakiegoś katalogu na komputerze, np.: ”zdjęcia manicure”.

WAŻNE! Pamiętaj, że cały czas mówimy o zdjęciach, które nie będą publikowane. Do publikacji przejdziemy za chwilę. Na razie po prostu robisz klientce zdjęcie.

Ok – po kolei.

1) Robię zdjęcie twarzy klientki, aby udokumentować efekty zabiegu

i np. móc obronić się w sytuacji, w której klientka stwierdzi, że coś było źle zrobione.

W tej sytuacji zdecydowanie utrwalasz wizerunek, bo nie dość, że na zdjęciu masz twarz, to jeszcze zdjęcie jest podpięte do opisanej kartoteki lub przynajmniej podpisane imieniem i nazwiskiem.

Wniosek: musisz mieć zgodę na utrwalanie wizerunku lub inną podstawę prawną.

2) Robię zdjęcie dłoni np. po manicure i podpisuję je nazwiskiem klientki, załączam do karty itd.

Choć po dłoniach, udach, pośladkach itd. jest zdecydowanie trudniej rozpoznać klientkę, to w Twojej bazie zdjęcie jest przypisane do konkretnej osoby – przetwarzasz jej dane. Ta sytuacja nie różni się więc szczególnie od tej, którą opisałam w punkcie pierwszym.

Wniosek: musisz mieć zgodę na utrwalanie wizerunku lub inną podstawę prawną.

3) Robię zdjęcie dłoni np. po manicure i nie podpisuję go

po prostu wrzucam do jakiegoś katalogu na komputerze, np.: ”zdjęcia manicure”.

Tę sytuację wklejam głównie dla porządku, bo w praktyce raczej nie wystąpi. Pamiętaj, że cały czas jesteśmy przy robieniu zdjęcia, a nie jego publikacji. Po co więc robić zdjęcie, którego nie masz zamiaru publikować, podpisywać, ani dołączać do dokumentacji? Ani obrona interesów, ani reklama gabinetu… Zdjęcie, które nie służy do niczego, no, chyba że wyłącznie na pamiątkę – do rodzinnego albumu 😉

Gdyby jednak taka sytuacja wystąpiła, to nie ma tutaj mowy o utrwalaniu wizerunku, chyba, że zdjęcie ma jakieś elementy charakterystyczne, ale o tym powiem więcej przy temacie publikacji.

Wniosek: nie potrzebujesz zgody na utrwalanie wizerunku.

Jak powinna wyglądać zgoda na utrwalanie wizerunku?

Wiesz już, że w większości przypadków będzie Ci potrzebna zgoda klientki na utrwalanie wizerunku lub inna podstawa prawna. Co to znaczy inna podstawa prawna? Nie zawsze potrzebujemy pisemnej zgody na różne rzeczy. Czasami wystarczy poinformować klientkę „przy okazji” innych czynności. W przypadku utrwalania wizerunku do celu dokumentacji zabiegu możemy sobie na to pozwolić. W końcu w naszym interesie leży, aby zabieg był odpowiednio przeprowadzony i żebyśmy mogły to udokumentować w razie wystąpienia ewentualnych powikłań. Mamy więc prawnie uzasadniony interes (tak to się nazywa „po prawniczemu”) w tym, aby robić i zachować takie zdjęcia.

Żeby nie wkurzać klientki kolejnymi podpisami, możemy więc dołączyć dodatkowe zapisy do naszego obowiązku informacyjnego, czyli formułki, którą przedstawiamy klientkom w związku z przetwarzaniem danych (tzw. zgoda na przetwarzanie danych, choć formalnie nie jest to zgoda, tylko przekazanie informacji).

Klientka i tak musi to przeczytać, czasami podpisać (jeśli wysyłamy mailem – nie musi, ale w karcie klienta już by wypadało, bo jak inaczej udowodnimy, że się zapoznała), więc dokładając do tego dokumentu dodatkowe informacje o zdjęciach, możemy upiec „dwie pieczenie przy jednym ogniu”.

Jeśli nie wiesz, o co chodzi z obowiązkiem informacyjnym, zerknij TUTAJ.

Rozpowszechnianie wizerunku, czyli publikacja zdjęć z zabiegów na Facebooku, stronie www itd.

Sprawę robienia zdjęć, czyli utrwalania wizerunku mamy już załatwioną. Pora przejść do tematu rozpowszechniania wizerunku. O rozpowszechnianiu wizerunku mówimy (w uproszczeniu), kiedy zdjęcie klientki mogą zobaczyć osoby poza pracownikami gabinetu, czyli np. nasi fani na Facebooku, osoby odwiedzające stronę www gabinetu, osoby przeglądające portfolio w gabinecie itd.

Tutaj znowu będą przykłady:

• robię zdjęcie twarzy klientki, aby pokazać efekty zabiegu,
• robię zdjęcie dłoni np. po manicure i podpisuję je nazwiskiem klientki, oznaczam ją itd.
• robię zdjęcie dłoni np. po manicure i nie podpisuję go – publikuję je anonimowo.

WAŻNE! Cały czas piszę o dłoniach, ale tak naprawdę dotyczy to wszystkich „anonimowych” części ciała, czyli łydek po depilacji, dekoltu bez naczynek itd.

1) Robię zdjęcie twarzy klientki, aby pokazać efekty zabiegu

Tutaj bezdyskusyjnie mamy do czynienia z wizerunkiem, niezależnie od tego, czy zdjęcie będzie podpisane nazwiskiem klientki, czy nie. Wrzucając zdjęcie gdziekolwiek, zaczynamy rozpowszechniać wizerunek.

Wniosek: potrzebujesz zgody na rozpowszechnianie wizerunku.

2) Robię zdjęcie dłoni np. po manicure i podpisuję je nazwiskiem klientki, oznaczam ją itd.

Mimo że nie widać twarzy, to każda osoba, która zobaczy zdjęcie, będzie wiedzieć, do kogo należą dłonie, a więc musimy postępować tak samo, jak w przypadku publikacji zdjęcia twarzy.

Wniosek: potrzebujesz zgody na rozpowszechnianie wizerunku.

3) Robię zdjęcie dłoni np. po manicure i nie podpisuję go – publikuję je anonimowo.

Tutaj sprawa jest najtrudniejsza. Co do zasady na publikację zupełnie anonimowego zdjęcia nie potrzebujesz zgody. Jest jednak sporo argumentów przemawiających za tym, żeby jednak takie zgody zbierać od wszystkich. Poniżej najważniejsze z nich.

Dlaczego warto zbierać zgody klientek na publikację teoretycznie anonimowych zdjęć?

• z grzeczności, z szacunku do klientki, ze względów wizerunkowych – publikując zdjęcie bez zgody klientki możesz narazić się na jej nieprzyjemną reakcję – klientka może poczuć się oszukana, wykorzystana, warto więc odebrać przynajmniej zgodę ustną,
• jeśli już odbierasz zgodę ustną, weź ją dla świętego spokoju na piśmie (wyjaśniam poniżej dlaczego),
• jeśli klientka ma tatuaż, charakterystyczny pierścionek itd. – zdjęcie przestaje być anonimowe – zbierając zgody od wszystkich, nie będziesz musiała tego za każdym razem analizować,
• nawet jeśli zdjęcie będzie w 100% anonimowe, nie oznacza to, że za chwile nie przestanie nim być -wystarczy, że koleżanka klientki, która widziała paznokcie na żywo, skomentuje zdjęcie lub że sama klientka się na nim oznaczy – owszem to częściowo ich odpowiedzialność, ale podpisane imieniem i nazwiskiem zdjęcie nadal wisi na TWOIM profilu firmowym,
• dziś robisz paznokcie i teoretycznie nie potrzebujesz zgody, ale jutro możesz zrobić makijaż i wtedy zgoda będzie potrzebna, istnieje duża szansa, że zapomnisz jej odebrać, bo przecież zawsze wrzucałaś zdjęcia tej klientki,
• nigdy nie wiesz, do czego w przyszłości będziesz chciała wykorzystać zdjęcie i czy nie będzie potrzeby zebrania pisemnej zgody – zbierając ją wcześniej, zostawiasz sobie więcej możliwości działania.

Wniosek: teoretycznie nie musisz mieć zgody na rozpowszechnianie wizerunku, ale warto ją wziąć z opisanych wyżej powodów.

W tak delikatnej materii, jaką są zdjęcia z zabiegów, warto „profilaktycznie” zbierać pisemne zgody, nawet jeśli zdjęcie wydaje się być anonimowe. Inaczej rozmawia się z klientką na fotelu w gabinecie, a inaczej kiedy wróci do domu, do pracy… Rozważmy jeszcze jeden przykład z bardziej inwazyjnym zabiegiem.

Klientka idzie do pracy w charakterystycznym turkusowym sweterku z golfem. Wstyd jej się przyznać przed koleżankami, że chce wypełnić zmarszczki, więc mówi im, że idzie do gabinetu X na zwykły zabieg odmładzający. Pytasz klientkę, czy możesz wrzucić zdjęcie samych ust – nie będzie widać całej twarzy. Klientka się zgadza, nie bierzesz zgody na piśmie, bo po co – w końcu zdjęcie będzie anonimowe. Wrzucasz zdjęcie, na którym siłą rzeczy widać szyję i kawałek dekoltu z turkusowym sweterkiem. Koleżanki klientki mają zalajkowany Twój gabinet na Facebooku i widzą to zdjęcie – kojarzą fakty. Klientka przychodzi do pracy i chwali się, jaka to cudowna maseczka… Koleżanki parskają śmiechem i mówią, że widziały, że była na wypełnieniu. Klientka wścieka się i dzwoni do Ciebie z pretensjami, że zdjęcie miało być anonimowe!

Podpisanie zgody skłania do zastanowienia się, a więc tym samym ogranicza ryzyko niezadowolenia klientki, a Ciebie mocniej chroni przed ewentualnymi problemami.

W jakiej formie zbierać zgodę na rozpowszechnianie wizerunku?

Zgoda na rozpowszechnianie (czyli publikację) wizerunku musi być świadoma. Nie możesz również zmusić klientki do jej wyrażenia przy okazji innych czynności. Nie da rady więc „wcisnąć” jej do treści obowiązku informacyjnego, jak miało to miejsce w przypadku utrwalania wizerunku. Musisz mieć do tego osobną formułkę z osobnym podpisem. Warto zadbać o to, żeby zgoda zabezpieczała Cię w maksymalny sposób. Co to oznacza? Znowu rozważmy przykład:

Wyrażam zgodę na umieszczenie mojego zdjęcia na Facebooku gabinetu x.

Taka zgoda nie będzie wystarczającym zabezpieczeniem. Co jest z nią nie tak?

Brakuje w niej:

• informacji o celu zamieszczenia zdjęcia,
• informacji o innych miejscach, w których zdjęcie może zostać zamieszczone – np. teraz nie masz strony internetowej, ale za pół roku możesz już ją mieć,
• informacji o tym, czy zgoda wiąże się z wynagrodzeniem dla klientki, czy nie,
• informacji o czasie, na który została udzielona zgoda,
• informacji o możliwości drobnej obróbki zdjęcia,
• zabezpieczenia na wypadek, gdyby po pewnym czasie klientka stwierdziła, że jednak źle wygląda i chce usunąć zdjęcie itd.

Jeśli chcesz otrzymać wzór zgody, która spełnia wszystkie wypisane powyżej wymagania oraz osobną zgodę + zapis w obowiązku informacyjnym, który przyda się do opisywanego wcześniej utrwalania wizerunku, rozważ zakup e-booka stworzonego wraz z radcą prawnym Iloną Przetacznik: ZGODY WIZERUNEK – utrwalanie, przetwarzanie, rozpowszechnianie + 2 PROCEDURY.

Umieściłyśmy w nim:

• informacje na temat sposobu postępowania w sytuacji, w której robisz zdjęcia wyłącznie do dokumentacji zabiegowej,
• wzór zapisu w obowiązku informacyjnym, który uwolni Cię od konieczności zbierania dodatkowych zgód w niektórych sytuacjach,
• informację na temat tego, czym różni się utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku,
• wzór zgody na rozpowszechnianie wizerunku, wraz z informacją, że zgoda jest udzielona nieodpłatnie, wskazaniem miejsc publikacji i pozostawieniem możliwości obróbki gotowych zdjęć (zgodę można wykorzystać nie tylko w przypadku zdjęć, ale również filmów),
• informację na temat postępowania w przypadku kiedy zdjęcia wykonuje pracownik – jak nie stracić do nich praw,
• wskazówki dotyczące zabezpieczania zdjęć zgodnie z RODO.

Do e-booka dołączone są również procedury:

– PROCEDURA 1 – Sposób postępowania w przypadku wykonywania klientce zdjęć do dokumentacji zabiegowej – krok po kroku.
– PROCEDURA 2 – Sposób postępowania w przypadku wykonywania klientce zdjęć do publikacji np. w mediach społecznościowych lub na stronie www – krok po kroku.

E-booka w promocyjnej cenie możesz kupić TUTAJ.