Organizujesz eventy dla swoich klientek? Dowiedz się jak zapewnić sobie wysoką frekwencję! Sprawdź co zrobić w razie nieprzewidzianych kłopotów organizacyjnych. Przeczytaj mój wywiad z Mariuszem Nieściorem, doświadczonym organizatorem konferencji marketingowej dla managerów beauty! Poznaj kulisy organizacji jednego z największych tego typu spotkań branżowych!
Wielkimi krokami zbliża się kolejna edycja konferencji BEAUTY INSPIRATION LIDER BIZNESU BEAUTY. Już dwukrotnie miałam przyjemność uczestniczyć w wydarzeniu. Od kilku edycji jestem również w jury konkursu INSPIRACJE ROKU, regularnie piszę artykuły do czasopisma BEAUTY INSPIRATION… Jednym słowem z Panem Mariuszem znam się już od wielu lat i od wielu lat ze sobą współpracujemy. Z wielką przyjemnością uczestniczę w nowych projektach. Nierzadko mam możliwość spojrzeć za kulisy i pomyślałam, że Ty również możesz być ciekawa jak od kuchni organizuje się takie duże wydarzenia.
Wiele doświadczeń można przenieść do swojego gabinetu. Pewnie sama organizujesz lub chcesz zorganizować spotkania z klientkami, ekspertami z zewnątrz. Poznaj praktyczne doświadczenia związane z organizacją imprez, dowiedz się jak dobierać gości i jak radzić sobie z nieprzewidzianymi kłopotami. Przeczytaj mój wywiad z Mariuszem Nieściorem, redaktorem naczelnym czasopisma BEAUTY INSPIRATION i organizatorem konferencji marketingowej dla managerów beauty LIDER BIZNESU BEAUTY, która odbędzie się w dniach 29-30 maja w Warszawie.
Anna Wydra-Nazimek, Gabinet od zaplecza: Organizuje Pan dużą konferencję marketingową. Czego pod względem marketingowym najbardziej brakuje gabinetom kosmetycznym?
Mariusz Nieścior, Beauty Inspiration: Przede wszystkim świadomości tego, jak ważny jest dziś marketing, a w tym wszystkim tego, że z tą dziedziną trzeba być na stale na bieżąco. To co działało jeszcze dwa lata temu w budowaniu strategii marketingowej, dziś już się zupełnie nie sprawdza. Przykładem może być chociażby fakt tego, że jeszcze rok temu obiekty beauty i spa w promocji internetowej skupiały się głównie na reklamie google adwords i bannerowej reklamie remarketingowej. Dziś to już nie wystarczy. Trzeba być jeszcze obecnym reklamowo w social mediach. W naszej branży największe możliwości budowanie relacji z klientem i pozyskiwania go daje Facebook.
Właśnie stąd zrodził się pomysł na konferencję?
Pomysł zrodził się ponad sześć lat temu. Dla mnie organizacja konferencji była raczej naturalną konsekwencja prowadzenia wydawnictwa, wówczas jeszcze Spa Inspiration (od 2015 roku wydawnictwo ukazuje się pod nazwą BEAUTY INSPIRATION). Od początku staraliśmy się być konsekwentni w realizowaniu naszej misji, czyli dostarczaniu wiedzy i podnoszeniu kwalifikacji managerów obiektów beauty i spa. Od początku interesował nas manager, osoba decyzyjna, która odpowiada za prowadzenie biznesu i potrzebuje wiedzy z zakresu zarządzania, marketingu, sprzedaży, motywacji itp. Pisaliśmy i piszemy o tym w magazynie, prowadziliśmy i prowadzimy szkolenia o tej tematyce, więc dla mnie naturalna była też organizacja corocznej konferencji dla managerów, gdzie moglibyśmy tę wiedzę syntetyzować. Dostarczać, ale też pozwolić na jej wymianę między spotykającymi się tu managerami.
Początki były o tyle trudne, że musiałem zaufać tylko własnej intuicji i nie dać się poradom sceptycznych temu pomysłowi osób z branży. Pamiętam jak podczas rozmów z dystrybutorami wielokrotnie słyszałem o tym, że nie warto, bo przecież było już tyle prób organizacji takiej konferencji i w większości one nie wypaliły. Ja jednak wierzyłem w tę ideę i widziałem dużą potrzebę stworzenia wyspecjalizowanej konferencji dla managerów. Dostarczenia im wiedzy, która pomogłaby im w prowadzeniu tego biznesu. Tak więc zadebiutowaliśmy z konferencją w 2013 roku. Przyjechało do nas wówczas 100 managerów z całej Polski, a nawet parę osób z zagranicy – Polaków prowadzących tam swoje salony.To był sukces. Co roku o blisko 20 procent zwiększa nam się grono uczestników. Podczas ubiegłorocznej edycji gościliśmy blisko 300 managerów z całej Polski.
Wszyscy chcemy lepiej, ale w praktyce wychodzi różnie. Brakuje czasu, pracowników, finansów… Czy uczestnicy rzeczywiście osiągają większe zyski dzięki wiedzy, którą u Was zdobyli? Macie konkretne informacje zwrotne?
Jak to się mówi do tanga trzeba dwojga. Tak też jest w tym przypadku. My ze swojej strony staramy się dostarczyć jak najwięcej praktycznej wiedzy do wykorzystania w biznesie. Stawiamy na prelegentów z doświadczeniem i osiągnięciami w naszej branży. Tak więc nie bazujemy na przykładach z odległych nam branż, ale zawsze staramy się aby wszelkie wykłady były osadzone w realiach branży beauty. Podajemy konkretne rozwiązania. My zapewniamy wiedzę na najwyższym poziomie, a już od managera, uczestnika konferencji zależy w jaki sposób ją spożytkuje. Oczywiście, że mamy wielu takich managerów, którzy wracają do nas co roku, bo mają świadomość, że żeby się rozwijać trzeba być stale na bieżąco i stale się uczyć. Oni też mają konkretne wyniki. Mamy wiele przykładów salonów, które zainspirowane wiedzą podczas naszej konferencji wprowadziły konkretne rozwiązania i zwiększyły sprzedaż, poradziły sobie z pracownikami, sprzedają więcej kosmetyków itp. Potrzeba determinacji i umiejętności ich wdrażania zmian przez managera.
Załóżmy, że jestem właścicielką gabinetu w małym mieście i zatrudniam jednego pracownika. Czy zaawansowane narzędzia marketingowe to rozwiązanie dla mnie, czy może bardziej dla dużych ośrodków w dużych miastach, które naprawdę muszą się wysilić, żeby zawalczyć o klienta?
Mamy wśród naszych uczestników managerów reprezentujących bardzo zróżnicowane co do wielkości biznesy. Są i przedstawiciele małych salonów, zatrudniających 4 osoby, są i przedstawiciele sieci klinik i managerowie hoteli spa. Ciężko mi powiedzieć co to znaczy zaawansowany marketing, bo to jest bardzo względne. Ale z pewnością mogę powiedzieć jedno, że ta konferencja jest dla wszystkich managerów i właścicieli prowadzących biznes beauty, bez względu na jego skalę. Kryterium jest tu raczej inne – to jest konferencja dla osób, które chcą się rozwijać w sowim biznesie, które chcą mieć klienta i o niego dbać, tak jak on teraz tego wymaga. Tak więc takie osoby zapraszamy. Wystarczy spojrzeć na tematykę tegorocznej konferencji Lider Biznesu Beauty. Nazwa nie powstała przez przypadek. Proszę spojrzeć na bloki tematyczne tegorocznej konferencji – pozyskiwanie klienta, zarządzanie i rentowność, zarządzaniu sobą, trendy beauty – zostały dobrane tak, aby pomóc managerowi prowadzić biznes beauty w jego najistotniejszych aspektach. Czy one są tylko dla managerów dużych obiektów? Nie. Są dla wszystkich, którzy chcą rozwijać swój biznes.
Jak dobieracie prelegentów na konferencję? Co ostatecznie decyduje o tym, że wybieracie konkretną osobę? W każdej dziedzinie jest przecież wielu specjalistów.
Najważniejsze są dwa kryteria. Przede wszystkim taka osoba musi być naprawdę dobrym specjalistą w swojej dziedzinie i osiągnięciami w tejże. Po drugie najlepiej też, aby była to osoba związana z naszą branżą, tzn. posiadająca doświadczenia pracy z nią lub w niej, znająca jej specyfikę.
Od dwóch lat stawimy też mocno na managerów beauty. Zapraszamy do podzielania się swoją wiedzą i doświadczeniem tych managerów czy właścicieli obiektów, którzy odnieśli sukces lub mają znaczące osiągnięcia w danej dziedzinie, aspekcie prowadzenia biznesu beauty.
Stawiacie również na znane twarze i nazwiska. Jaka jest ich rola? Czy znane nazwisko to rzeczywiście większe zainteresowanie klientów?
Znane twarze oczywiście pomagają, pod warunkiem że są znane z osiągnięć, a nie z tego że są znane. Tak więc nie stawiamy na celebrytów, ale zawsze priorytetem jest wiedza, którą dany specjalista może się podzielić z uczestnikami naszej konferencji.
Które wykłady najbardziej podobają się uczestnikom? Kluczem do sukcesu jest trafienie z tematem, osobowość prelegenta czy może jedno i drugie?
Mogę odpowiedzieć pytaniem na pytanie:). Co lepiej podoba się klientom? Świetne markowe auto bez klimatyzacji, czy z klimatyzacją? Tak więc i jedno i drugie.
Zdarzają Wam się sytuacje kryzysowe? Jak udało się z nich wybrnąć?
Gdzie drwa rąbią, tam wióry lecą… Mieliśmy sytuacje, które przy organizacji przysporzyły nam nerwów. Pamiętam jak przy pierwszej konferencji jej uatrakcyjnieniem miała być loteria dla uczestników, gdzie każdy z nich w odpowiednim momencie miał sięgnąć pod krzesło, pod którym miał być naklejona koperta z losem. Klejenie kopert pod krzesła trwało do późnych godzin nocnych w przeddzień konferencji. Rano, kiedy przyszliśmy na miejsce jakieś 80 proc. z nich leżała na podłodze. Taśma okazała się nie współgrać z obiciem krzeseł. Uczestnicy oczywiście tego nie widzieli, a loteria odbyła się poprzez losowanie w kuli.
Druga sytuacja, to kiedy na dwa dni przed konferencją okazało się, że osoba odpowiedzialna nie dopilnowała terminów i zostaliśmy bez toreb dla uczestników konferencji. Przecież nie zapakujemy managerom materiałów konferencyjnych w reklamówki z Biedronki:). Wybrnęliśmy i z tego. Torby przyjechały o świcie w dzień konferencji już do hotelu. Udało się wszystko zapakować.
Dziś wspominam to z uśmiechem, ale jak się łatwo domyślić wtedy nie było mi wesoło.
Jednym słowem stresu nie brakuje… Kiedy przychodzi moment, w którym można odetchnąć? Po wykupieniu wszystkich biletów czy może dopiero po zakończeniu konferencji?
Myślę, że rzeczywiście ten stres schodzi z nas w dwóch etapach. Najpierw kiedy już mamy sprzedane bilety. Wówczas zostaje już tylko przyjemność prowadzenia konferencji. Osobiście czuje na konferencji bardziej ekscytację niż stres. Choć ten ostatni także jest, bo zawsze może się coś wydarzyć. Zwłaszcza, że efekt ostateczny konferencji zależy od tak wielu osób – nas jako organizatorów, prelegentów, obsługi hotelowej. Odetchnąć zaś możemy wówczas, kiedy już w redakcji podsumujemy sobie całą imprezę i zapiszemy to, co moglibyśmy zrobić lepiej w przyszłym roku.
Podejrzewam, że wstępna rezerwacja sali ma miejsce na długo przed zakończeniem zapisów. Jak oszacować ilość zainteresowanych osób? Nie mieliście obaw, że nie zapełnicie sali?
Biorąc pod uwagę, że bierzemy pod uwagę tylko te najatrakcyjniejsze sale, to musimy je rezerwować co najmniej z półrocznym wyprzedzeniem. Obawy o ilość uczestników zawsze nam towarzyszą, ale one są potrzebne, bo mobilizują nas do tego, aby z informacją o naszej konferencji dotrzeć do jak największej liczby potencjalnych uczestników.
Czy prowadzicie analizę statystyk profilu uczestników? Kto stanowi większość? Kobiety czy mężczyźni, jaka grupa wiekowa, status? Czy są to inwestorzy, właściciele, managerowie czy szeregowi pracownicy?
W 95 procentach możemy z pełną odpowiedzialnością powiedzieć, że są to właściciele i managerowie obiektów beauty, spa, klinik medycyny estetycznej. Nie prowadzimy rozróżnienia na właściciela i managera, bo w większości przypadków taki właściciel pełni jednocześnie rolę managera. W ostatnim roku mieliśmy 300 uczestników, z czego około 75 procent stanowili managerowie miejskich salonów i klinik, pozostałe 25 proc. to przedstawiciele hotelowych spa. Oczywiście nie trudno się domyśleć, że blisko 90 procent wszystkich uczestników stanowią panie.
Jaka jest z Waszego doświadczenia najskuteczniejsza forma promocji eventów? Myślę, że taka informacja na pewno zainteresuje osoby, które promują swój gabinet właśnie w ten sposób.
Nie mogę zdradzić wszystkich naszych strategii pozyskiwania klientów. Mogę powiedzieć, że w naszym przypadku najbardziej sprawdzają się relacje z managerami, którzy są naszymi prenumeratorami i cenią nas za to, co im na co dzień oferujemy. Odpowiednio wcześniej przypominamy im o naszej konferencji. Oczywiście wykorzystujemy te najbardziej efektywne sposoby promocji, jak chociażby reklama w social mediach.
W jaki sposób planujecie organizację? Korzystacie z oprogramowania do zarządzania projektami, czy posiłkujecie się klasycznymi metodami? Ile osób pracuje przy organizacji konferencji? Jak wygląda Wasza komunikacja?
Przy jednej z edycji rzeczywiście wspomagaliśmy się oprogramowaniem do zarządzania takimi projektami. Mam jednak wrażenie, że więcej czasu spędzaliśmy na samym zarządzaniu oprogramowaniem i jego niedostosowaniem do naszych potrzeb, niż nad rzeczywistą organizacją. Dlatego pracujemy w sposób tradycyjny, komunikujemy się na co dzień – planujemy całym zespołem przypisując poszczególne odpowiedzialności poszczególnym osobom. Mamy wypracowany już model współpracy, który nam się sprawdza.
Macie plan na nieprzewidziane okoliczności? Musieliście kiedyś z niego skorzystać?
Mamy kilka sprawdzonych rozwiązań na te okoliczności, których już doświadczyliśmy, bądź te, które łatwo przewidzieć. Wprowadziliśmy rozwiązania, które nie pozwalają aby prelegent stracił poczucie czasu i przedłużał swoje wystąpienie. Wiemy co robić, aby uczestnicy nie przedłużali przerw kawowych, aby sobie wzajemnie nie przeszkadzali. Zastanawiam się nad tym jakie mogą być inne niepożądane okoliczności np. strajk komunikacji, czy blokada dróg przez strajkujących rolników… Trudno się na nie przygotować. Jak sama nazwa wskazuje są one nieprzewidziane, więc jeżeli by się wydarzyły musielibyśmy na nie reagować na bieżąco, oczywiście mając na względzie przede wszystkim komfort uczestników konferencji.
Jakie wnioski wyciągnęliście z poprzednich edycji?
Przede wszystkim badamy popularność poszczególnych tematów i prelegentów. To nam pozwala lepiej przygotować się z tematami do kolejnej edycji konferencji. Oczywiście mamy też szereg wniosków związanych z organizacją. Analizujemy każdy nowy przypadek, który był dla nas nowym i przygotowujemy procedurę, rozwiązanie, które w przyszłości będzie odpowiedzią na takie wydarzenie.
Bardzo serdecznie dziękuję za rozmowę, a wszystkich zainteresowanych konferencją odsyłam na stronę internetową wydarzenia. Wszystkie szczegóły dotyczące programu, tematów, prelegentów, lokalizacji i biletów na konferencję znajdziesz TUTAJ!
