Czy zawsze potrzebuję od klientki mojego salonu beauty zgody na przetwarzanie danych osobowych? W jakiej sytuacji potrzebuję, a w jakiej nie? Kiedy można uniknąć niepotrzebnego zbierania piętrzących się podpisów, a kiedy pisemna akceptacja klientki jest konieczna? O tym w ostatnim artykule w temacie ochrony danych osobowych!
To już ostatni temat związany z ochroną danych osobowych, który poruszę na blogu, przynajmniej w najbliższych miesiącach. Miałam go sobie odpuścić, ale…
Było o tym na livach z radcą prawnym Iloną Przetacznik, jednak po zadawanych pytaniach widziałam, że nie jest to dla Was w 100% jasne. I tak mnie to właśnie gryzie od tamtej pory. Wiem, że są osoby, którym ten wywód rozjaśni wiele wątpliwości. Wątpliwości odnośnie kwestii, która bywa niejasna, często mylona… Sama niejednokrotnie używam (nie do końca poprawnie) tych pojęć zamiennie, bo na tyle weszły do naszego języka, że czasami zwyczajnie nie chcą się odkleić, a odklejanie na siłę przynosi więcej szkody niż pożytku – za bardzo komplikuje temat. Wiele osób na wszystkie buty sportowe mówi: „adidasy” – powiedzmy, że to coś w tym samym stylu. Ok – do rzeczy!
Kiedy rozważać konieczność zebrania zgody na przetwarzanie danych osobowych w gabinecie kosmetycznym?
Przychodzi klientka do gabinetu i…
Niezależnie od tego, czy przychodzi, czy dzwoni, czy pisze możliwe są 2 scenariusze:
- klientka zostawia swoje dane, a Ty je gdzieś zapisujesz (mówiąc dane mamy tak naprawdę na myśli wszystko – imię, nazwisko, telefon, email itd.),
- klientka nie zostawia swoich danych, a Ty ich nie zapisujesz.
W tym drugim przypadku nie musisz nic robić.
Kluczowy jest pierwszy przypadek. Jeśli klientka zostawia u Ciebie swoje dane osobowe, to musisz przedstawić jej obowiązek informacyjny. W tym momencie dochodzimy do sedna artykułu!
Czym różni się obowiązek informacyjny od zgody na przetwarzanie danych osobowych w gabinecie kosmetycznym?
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w gabinecie kosmetycznym jest potrzebna w szczególnych sytuacjach, o których za chwilę opowiem. W większości przypadków wystarczy realizacja obowiązku informacyjnego.
Klientka przychodzi do Ciebie abyś wykonała zabieg. Jej dane zbierasz głównie w tym celu – żeby ją wypisać, zapisać, założyć kartę itd. Zbierasz więc dane w celu realizacji usługi, kontaktu z klientką w sprawie wizyty, w celu zabezpieczenia się przed ewentualnymi roszczeniami, udowodnienia, że usługa się odbyła i że np. zapłaciłaś od niej podatek…
Nie musisz mieć na to zgody klientki!
ALE, żeby nie było tak różowo… Nadal przetwarzasz jej dane. W związku z czym masz obowiązek poinformować klientkę jakie dane zbierasz, po co to robisz, co z nimi robisz itd. I to jest właśnie obowiązek informacyjny.
Czyli zamiast podstawiać klientce krótką formułkę z polem na zaznaczenie zgody na przetwarzanie danych, dajesz jej do przeczytania długaśną litanię, której (UWAGA!) nie musi akceptować. Nie pytasz o zgodę – po prostu informujesz.
Czy w takim razie nie potrzebuję podpisu?
Potrzebujesz 😀 No bo jak inaczej udowodnisz, że dałaś to klientce do przeczytania? No chyba, że wyślesz mailem i zachowasz kopię…
Widzisz, że w praktyce zgoda na przetwarzanie danych osobowych i realizacja obowiązku informacyjnego niewiele się różnią. W obu sytuacjach trzeba dać klientce coś do przeczytania i w obu przypadkach (a przynajmniej w znacznej większości) klientka będzie musiała się podpisać.
Właśnie dlatego wiele osób realizację obowiązku informacyjnego nazywa zgodą na przetwarzanie danych, choć teoretyczne są to dwie zupełnie inne sprawy.
Jeśli potrzebujesz wzoru obowiązku informacyjnego, znajdziesz go w sklepie Gabinetu od zaplecza. Umieściłam tam aż 7 wzorów dostosowanych do różnych okazji (inny będzie zakres i cel zbierania danych, więc formułki trochę się różnią):
- obowiązek informacyjny, który przedstawiasz klientce w związku z wizytą w gabinecie,
- obowiązek informacyjny do newslettera – możesz go wstawić np. w treść maila z prośbą o potwierdzenie chęci zapisu,
- obowiązek informacyjny do wykorzystania w formularzu kontaktowym dla klientek na stronie www Twojego gabinetu,
- obowiązek informacyjny dla klientów Twojego sklepu internetowego z kosmetykami do pielęgnacji domowej lub innymi produktami,
- obowiązek informacyjny do kwestionariusza osobowego pracowników,
- obowiązek informacyjny dla klientek biorących udział w konkursie – w celu rozstrzygnięcia konkursu,
- obowiązek informacyjny dla klientek biorących udział w konkursie – w celu rozstrzygnięcia konkursu, jak również z możliwością późniejszego wykorzystania adresu email do wysyłania klientkom newslettera (o ile oczywiście w momencie zgłoszenia go konkursu, dodatkowo zbierzesz od klientek zgodę na wysyłanie newslettera).
Kliknij TUTAJ, aby przejść do sklepu i dowiedzieć się więcej o tym e-booku.
Na co potrzebuję dodatkowej zgody od klientki?
Na początku obiecałam Ci, że napiszę w jakich sytuacjach możesz potrzebować dodatkowej zgody od klientki. Omówię 2 sytuacje, które w praktyce przydadzą się najbardziej, mianowicie:
- zgody na marketing,
- zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku.
Kiedy potrzebuję dodatkowej zgody od klientki na wysyłanie informacji marketingowych?
Ano wtedy, jak chcesz takie informacje wysyłać 😉 Pamiętaj również, że nawet w przypadku zwykłego newslettera (bez reklam gabinetu, choć to raczej w założeniu bez sensu) potrzebna Ci zgoda. Podobnie jak w przypadku wysyłania klientek smsów. Co więcej, zgody na maile i smsy powinny być oddzielne – wynika to z różnych przepisów m.in. Prawo telekomunikacyjne, ale nie będziemy się w to wgłębiać, żeby nie komplikować.
Apropo komplikowania… Jeśli wysyłasz do klientek newsletter + od czasu do czasu informacje o fajnych ofertach – np. promocji na zabiegi, to powinnaś mieć na to dwie osobne zgody – jedną na newsletter i drugą na przesyłanie ofert marketingowych drogą mailową. Na szczęście w pewnych sytuacjach można te zgody połączyć.
Czyli w kontekście maili potrzebujesz:
- zgody na newsletter,
- zgody przesyłanie ofert marketingowych drogą mailową,
- lub łączonej zgody, jeśli ograniczasz się wyłącznie do przekazywania okazjonalnych informacji o własnych produktach i odpowiednio taką zgodę sformułujesz.
Mamy jeszcze smsy… Tutaj też tak jak wspominałam potrzebna jest osobna zgoda, czyli kolejny podpis. Jeśli nie wysyłasz smsów reklamowych, a jedynie przypomnienia o wizycie, to konieczność zbierania osobnej zgody można „obejść” dodatkowym zapisem w omawianym na górze obowiązku informacyjnym.
Potrzebujesz więc:
1) Jeśli chcesz wysyłać smsami oferty marketingowe i przypomnienia o wizycie:
- zgody na wysyłanie ofert reklamowych i przypomnień o wizycie przez sms lub
- zgody na wysyłanie ofert reklamowych przez sms + zapis w obowiązku informacyjnym o wysyłaniu smsów z przypomnieniami.
2) Jeśli chcesz wysyłać smsami tylko oferty marketingowe:
- zgody na wysyłanie ofert reklamowych przez sms.
3) Jeśli chcesz wysyłać smsami przypomnienia o wizycie:
- zgody na wysyłanie przypomnień o wizycie przez sms lub
- zapis w obowiązku informacyjnym o wysyłaniu smsów z przypomnieniami.
Jeśli korzystasz z aplikacji do rezerwacji online, sprawdź koniecznie co dokładnie akceptują klientki podczas rejestracji. Jakie zgody odznaczają i czy masz u siebie w panelu informację na ten temat.
Skąd wziąć zgody na wysyłkę maili i smsów do klientek?
Tutaj również możesz skorzystać z gotowego rozwiązania – e-booka ZGODY MARKETINGOWE – email i sms marketing – WZORY z komentarzem, w którym znajdziesz:
- informację na temat tego, kiedy będziesz potrzebować dodatkowych zgód marketingowych,
- zgodę na otrzymywanie newslettera – 2 wersje,
- zgodę na otrzymywanie newslettera i ofert handlowych – 2 wersje,
- zgodę na newsletter z możliwością przekazywania danych innym firmom,
- zgodę na otrzymywanie smsów reklamowych – 2 wersje,
- zgodę na otrzymywanie smsów z przypomnieniami o wizycie,
- wzór zapisu w obowiązku informacyjnym, który umożliwi Ci wysyłanie przypomnień o wizycie bez konieczności zbierania dodatkowych zgód,
- łączoną zgodę na otrzymywanie smsów reklamowych i smsów z przypomnieniami o wizycie,
- dodatkowe informacje na temat praktycznego wykorzystania zgód.
Kliknij TUTAJ, aby przejść do sklepu i dowiedzieć się więcej o tym e-booku.
Kiedy potrzebuję zgody klientki na zrobienie lub opublikowanie zdjęcia?
Ostatnią dodatkową zgodą, której możesz potrzebować w codziennej pracy w gabinecie kosmetycznym czy fryzjerskim jest zgoda na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku. Nie będę tutaj szczegółowo omawiać tego tematu, bo zrobiłam to już w przeszłości. Jeśli interesuje Cię kwestia zgód na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku – przeczytaj koniecznie TEN artykuł!
