Gabinet od zaplecza

Mam dla Ciebie kolejną, naprawdę solidną porcję wiedzy prawnej, od bardzo praktycznej życiowej strony! W odpowiedzi na zgłaszane przez Was potrzeby, wraz z radcą prawnym Iloną Przetacznik stworzyłyśmy dodatkowe materiały na temat ochrony danych osobowych w gabinecie beauty i legalnego marketingu salonu:

  • e-book RODO w praktyce gabinetu beauty – 193 pytania i odpowiedzi,
  • wzory zgód marketingowych (e-mail, sms),
  • wzory zgód na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku (zdjęcia do dokumentacji, publikacja na www i w mediach społecznościowych),
  • procedury zbierania zgód i łączenia ich z obowiązkiem informacyjnym RODO,
  • dodatkowy obowiązek informacyjny do organizacji konkursu,
  • listę kontrolną z 63 punktami przygotowania gabinetu do RODO,
  • dodatkowe procedury RODO dotyczące tematów, które sprawiają Wam najwięcej problemów.

Wszystkie materiały powstały w odpowiedzi na Wasze pytania i zawierają wyłącznie praktyczne informacje!

Poniżej znajdziesz dokładne opisy nowych produktów. Możesz je kupić osobno lub w pakietach, które oczywiście są znacznie tańsze niż pojedyncze zakupy.

RODO w praktyce gabinetu beauty – 193 pytania i odpowiedzi – PREMIERA!

E-book „RODO w praktyce gabinetu beauty – 193 pytania i odpowiedzi” to zbiór 193 najbardziej interesujących Was zagadnień dotyczących praktycznych aspektów stosowania zasad RODO w gabinecie beauty!

Bez przynudzania: pytanie -> konkretna odpowiedź -> pytanie -> konkretna odpowiedź i tak aż 193 razy!

W e-booku znajdziesz odpowiedzi np. na takie pytania:

  • Nie prowadzę kart klienta. W jaki sposób mam im przedstawiać obowiązek informacyjny?
  • Co zrobić, jeśli telefon jest używany do celów prywatnych i służbowych?
  • Czy na wpisanie klientki do elektronicznej bazy danych potrzebna jest odrębna zgoda?
  • Jak zapobiec wpisywaniu numerów klientek do prywatnych telefonów przez pracowników?
  • Czy adres e-mail również zaliczamy do danych osobowych?
  • Co w sytuacji, w której klient żąda usunięcia swoich danych z mojej bazy, a ja obawiam się, że przyjdzie do mnie i powie, że zabieg był źle wykonany?
  • Jak podejść do bonów podarunkowych? Czy mogę wpisywać nazwisko osoby, dla której został zakupiony bon?
  • Co zrobić, jeśli klientka podczas wizyty w gabinecie odmawia podania swojego imienia i nazwiska?
  • Czy pracownicy gabinetu mogą mieć dostęp do danych klientek przez całą dobę?
  • W jaki sposób odpisywać na wiadomości klientek, które chcą zapisać się na zabieg przez Facebooka?
  • Co z klientami niepełnoletnimi? Czy rodzice powinni podpisywać zgody?
  • Firmę mam zarejestrowaną u siebie w domu, czy muszę publicznie podawać swój adres domowy?
  • Jak długo trzeba przechowywać karty klienta, jeśli wiemy, że już do nas nie przyjdzie?
  • Czy mogę wykorzystać dane osób z konkursu w dalszych działaniach promocyjnych, np. do reklamy usług gabinetu?
  • Czy w recepcji możemy na głos mówić imię i nazwisko klienta albo np. nr telefonu?
  • Co zrobić, jeśli klientka korzystała z moich usług dawno temu i nie mam jej zgód na piśmie?
  • Czy potrzebna jest zgoda, aby zadzwonić lub wysłać sms do klientki i potwierdzić wizytę?
  • W jaki sposób mam zbierać podpisy pod paskami sterylizacji, skoro wklejam je w zeszyt i jedna po drugiej się podpisuje?
  • Czy jeśli w jednym gabinecie pracuje np. fryzjerka i kosmetyczka (każda ma własną firmę) to można to zakwalifikować jako współadministrowanie? Jak postępować w takiej sytuacji?
  • Czy na każdej karcie klienta, która dotyczy poszczególnych zabiegów, mam wstawiać zgody i obowiązek informacyjny, czy wystarczy to zrobić raz?
  • Jak wdrażać RODO, jeśli prowadzę działalność mobilną?
  • Mam gabinetową pocztę na Gmailu. W jaki sposób zabezpieczyć dane znajdujące się w tych mailach zgodnie z RODO?

Dodatkowo w e-booku umieściłyśmy odpowiedzi na pytania, które dotyczą wprawdzie wcześniej obowiązujących przepisów, ale wiemy, że te kwestie sprawiają Wam problemy, dlatego postanowiłyśmy zająć się również tym tematem. Przykłady takich pytań:

  • Co zrobić, jeśli klientka nie zgadza się na zrobienie zdjęcia do dokumentacji po zabiegu?
  • Jak zdobyć zgodę na wysyłkę smsów, jeśli klientka kontaktuje się z nami tylko telefonicznie?
  • Czy aby oznaczać klientki na zdjęciach, potrzebuję ich zgody?
  • Jakie dokumenty trzeba zgromadzić, aby legalnie monitorować gabinet?
  • Czy na publikację zdjęć twarzy klientki potrzebna jest zgoda? Jakie elementy powinna obejmować?
  • Czy zgodę na przetwarzanie danych i wysyłkę newslettera można umieścić w jednym punkcie?
  • Czy na publikację zdjęć, np. na Facebooku potrzebna jest osobna zgoda?
  • Czy na monitoring w gabinecie potrzebna jest zgoda klientki?
  • Co ze zdjęciami dłoni, paznokci, czy na to też potrzebuję zgody?

To oczywiście tylko mała próbka! Pełną listę pytań, na które odpowiadamy w e-booku znajdziesz w opisie e-booka w sklepie.

Jeśli chcesz kupić ten produkt, znajdziesz go TUTAJ w sklepie. Zachęcam Cię jednak do zerknięcia poniżej – być może zainteresują Cię również inne produkty.

ZGODY MARKETINGOWE – email i sms marketing – WZORY z komentarzem

Jak legalnie wysyłać smsy do klientek? Czy na smsy z przypomnieniami o wizycie potrzebna jest odrębna zgoda? Co ze zgodą na newsletter? Czy można to wszystko połączyć? Mam dla Ciebie gotowe wzory zgód marketingowych, dzięki którym będziesz mogła promować swój gabinet zgodnie z prawem!

W e-booku znajdziesz:

  • informację na temat tego, kiedy będziesz potrzebować dodatkowych zgód marketingowych,
  • zgodę na otrzymywanie newslettera – 2 wersje,
  • zgodę na otrzymywanie newslettera i ofert handlowych – 2 wersje,
  • zgodę na newsletter z możliwością przekazywania danych innym firmom,
  • zgodę na otrzymywanie smsów reklamowych – 2 wersje,
  • zgodę na otrzymywanie smsów z przypomnieniami o wizycie,
  • wzór zapisu w obowiązku informacyjnym, który umożliwi Ci wysyłanie przypomnień o wizycie bez konieczności zbierania dodatkowych zgód,
  • łączoną zgodę na otrzymywanie smsów reklamowych i smsów z przypomnieniami o wizycie,
  • dodatkowe informacje na temat praktycznego wykorzystania zgód.

Jeśli chcesz kupić ten produkt, znajdziesz go TUTAJ w sklepie.

ZGODY WIZERUNEK – utrwalanie, przetwarzanie, rozpowszechnianie + 2 PROCEDURY

Robisz klientkom zdjęcia do dokumentacji zabiegowej? A może chcesz publikować efekty swojej pracy na Facebooku, Instagramie lub na stronie internetowej gabinetu? Mam dla Ciebie wszystkie niezbędne zgody na utrwalanie, przetwarzanie i rozpowszechnianie wizerunku! Do zgód dołączyłam procedury, które pokażą Ci krok po kroku jakie zgody zbierać w konkretnych sytuacjach!

Produkt składa się z e-booka i 2 procedur, również w plikach pdf. W e-booku znajdziesz:

  • informacje na temat sposobu postępowania w sytuacji, w której robisz zdjęcia wyłącznie do dokumentacji zabiegowej,
  • wzór zapisu w obowiązku informacyjnym, który uwolni Cię od konieczności zbierania dodatkowych zgód w niektórych sytuacjach,
  • informację na temat tego czym różni się utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku,
  • wzór zgody na rozpowszechnianie wizerunku, wraz z informacją, że zgoda jest udzielona nieodpłatnie, wskazaniem miejsc publikacji i pozostawieniem możliwości obróbki gotowych zdjęć (zgodę można wykorzystać nie tylko w przypadku zdjęć, ale również filmów),
  • informację na temat postępowania w przypadku kiedy zdjęcia wykonuje pracownik – jak nie stracić do nich praw.

Do e-booka dołączone są również procedury:

  • PROCEDURA 1 – Sposób postępowania w przypadku wykonywania klientce zdjęć do dokumentacji zabiegowej – krok po kroku.
  • PROCEDURA 2 – Sposób postępowania w przypadku wykonywania klientce zdjęć do publikacji np. w mediach społecznościowych lub na stronie www – krok po kroku.

Jeśli chcesz kupić ten produkt, znajdziesz go TUTAJ w sklepie.

PROCEDURY odbierania zgód – RODO, marketing – pakiet 12 PROCEDUR

Jak połączyć realizację obowiązku informacyjnego RODO z dodatkowymi zgodami marketingowymi? Jak odbierać zgody, jeśli klient kontaktuje się z nami osobiście, a w jaki sposób w przypadku kontaktu mailowego lub telefonicznego?

Aby ułatwić Ci praktyczne stosowanie zasad RODO i płynnie połączyć je z innymi przepisami regulującymi zbieranie zgód od klientek na działania marketingowe, stworzyłyśmy PROCEDURY, w których rozpisałyśmy krok po kroku sposób postępowania we wszystkich podstawowych kanałach komunikacji z klientem.

To świetne narzędzie do usystematyzowania informacji na temat RODO. Procedury możesz również wykorzystać jako ściągawkę dla swoich pracowników, którzy mogą czuć się odrobinę zagubieni w konfrontacji z dużą ilością nowej wiedzy i nowych obowiązków.

W pakiecie znajdziesz następujące procedury:

  • PROCEDURA 1 – Realizacja obowiązku informacyjnego RODO przy wykorzystaniu różnych kanałów komunikacji (osobiście, mailowo, telefonicznie, smsowo),
  • PROCEDURA 2 – Klient przychodzi do gabinetu po raz pierwszy i pyta o zabieg – co robimy, jakie zgody zbieramy,
  • PROCEDURA 3 – Klient przychodzi do gabinetu po raz pierwszy i chce zapisać się na zabieg – co robimy, jakie zgody zbieramy,
  • PROCEDURA 4 – Klient przychodzi do gabinetu po raz pierwszy w celu wykonania zabiegu – co robimy, jakie zgody zbieramy,
  • PROCEDURA 5 – klient przychodzi do gabinetu po raz kolejny – co robimy, jakie zgody zbieramy,
  • PROCEDURA 6 – Klient pisze e-mail do gabinetu – co robimy, jakie zgody zbieramy,
  • PROCEDURA 7 – Klient dzwoni do gabinetu – co robimy, jakie zgody zbieramy,
  • PROCEDURA 8 – Odbieramy zgodę na wysyłanie smsowych przypomnień o wizycie – w sytuacji w której smsy wysyła gabinet i w sytuacji, w której smsy wysyła program do zarządzania gabinetem,
  • PROCEDURA 9 – Klient kontaktuje się z gabinetem na Facebooku/przez Messenger– co robimy, jakie zgody zbieramy,
  • PROCEDURA 10 – Odbieranie zgody na marketing (sms/email) za pośrednictwem wiadomości mailowej,
  • PROCEDURA 11 – Odbieranie zgody na marketing (sms/email) podczas kontaktu telefonicznego,
  • PROCEDURA 12 – Odbieranie zgody na marketing (sms/email) przez sms.

Każda procedura to osobny plik pdf w formacie A4 – drzewko, w którym prezentujemy sposób postępowania w różnych wariantach danej sytuacji.

Jeśli chcesz kupić ten produkt, znajdziesz go TUTAJ w sklepie.

PROCEDURY RODO – pakiet 9 procedur postępowania w gabinecie beauty

Co zrobić, jeśli klient zażąda usunięcia danych, których potrzebujesz? Jak dokumentować fakt usuwania niepotrzebnych kart klienta zgodnie z RODO? Jak regulować dostęp do firmowego komputera? Jak ograniczyć pracownikom dostęp do bazy klientek, aby zmniejszyć ryzyko utraty danych? Mam dla Ciebie zestaw 9 procedur, który da Ci gotowe schematy postępowania zgodnie z RODO w różnych sytuacjach z życia gabinetu.

W pakiecie znajdziesz następujące procedury:

  • PROCEDURA 1 – Dostęp do firmowego komputera,
  • PROCEDURA 2 – Kontrola zabezpieczenia danych osobowych przed opuszczeniem gabinetu,
  • PROCEDURA 3 – Postępowanie w przypadku żądania usunięcia danych – cz.1 – które powinniśmy usunąć, a które pozostawić w celu ochrony przed roszczeniami),
  • PROCEDURA 4 – Postępowanie w przypadku żądania usunięcia danych – cz.2 – plus sposób dokumentowania w przypadku zgłoszenia osobiście, mailowo i telefonicznie,
  • PROCEDURA 5 – Niszczenie niepotrzebnych kart klienta – które karty niszczyć, w jaki sposób i jak to udokumentować,
  • PROCEDURA 6 – Dostęp pracownika do programu do zarządzania gabinetem – jak ten dostęp ograniczyć, aby zmniejszyć ryzyko kradzieży lub wykasowania danych z bazy gabinetu,
  • PROCEDURA 7 – Wprowadzenie pracownika w tematykę ochrony danych osobowych w gabinecie –jak przygotować pracowników do pracy zgodnie z wytycznymi RODO – jak ich szkolić, jakie dokumenty z nimi podpisać itd.,
  • PROCEDURA 8 – Obsługa klienta, który wchodzi do gabinetu – czyli kto rozmawia z klientem (w zależności od celu wizyty) i co dzieje się dalej (podobna procedura była w PAKIECIE RODO),
  • PROCEDURA 9Postępowanie z kartą klienta – czyli kto powinien wypełniać kartę z klientek i w jakich okolicznościach to robić, żeby przypadkowo nie ujawnić danych klienta osobom, które nie powinny ich słyszeć (podobna procedura była w PAKIECIE RODO).

Jeśli chcesz kupić ten produkt, znajdziesz go TUTAJ w sklepie.

Czy mój gabinet spełnia wymogi RODO? – LISTA KONTROLNA

Wdrożyłaś w swoim gabinecie wymagania RODO i chcesz sprawdzić, czy nie pominęłaś żadnego ważnego elementu? A może dopiero przymierzasz się do wprowadzania zmian związanych z nowymi przepisami o ochronie danych osobowych?

Skorzystaj z listy kontrolnej, na której znajdziesz aż 63 czynności/zadań, które powinnaś zrealizować, aby perfekcyjnie przygotować swój gabinet BEAUTY! Sprawdź, co masz już „z głowy”, a nad czym jeszcze powinnaś popracować!

W liście kontrolnej znajdziesz zadania pogrupowane w następujące działy:

  • pierwsze kroki (3 zadania),
  • dokumentacja (12 zadań),
  • pracownicy i księgowość (10 zadań),
  • komputer firmowy (13 zadań),
  • mailowa komunikacja z klientami, e-mail marketing (5 zadań),
  • strona www gabinetu (7 zadań),
  • przygotowanie gabinetu (13 zadań).

Jeśli chcesz kupić ten produkt, znajdziesz go TUTAJ w sklepie.

Wszystkie produkty dotyczące RODO i innych aspektów związanych z ochroną danych osobowych znajdziesz TUTAJ.

Anna Wydra-Nazimek - Gabinet od zaplecza
mgr kosmetolog, specjalistka do spraw marketingu i zarządzania w branży beauty. Właścicielka firmy NEZA Group zajmującej się doradztwem i wsparciem marketingowym dla firm działających w branży kosmetycznej oraz bloga Gabinet od zaplecza. Autorka kilku tysięcy artykułów publikowanych w najlepszych mediach branżowych, a także kilkudziesięciu e-booków na temat marketingu i zarządzania salonem beauty. Prywatnie żona i mama.
0 0 vote
Article Rating
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x