Planowanie w pracy managera salonu beauty – KROK PO KROKU

Może by tak coś zmienić w salonie, przyjrzeć się finansom… Może zrobić jakieś super wypasione reklamy? Świetny pomysł! Tylko… KIEDY?! Klientek mnóstwo, do tego „papierki”, zamówienia, warto byłoby się też wybrać na jakieś szkolenie… Czy to w ogóle da się zrobić? Jasne, że się da!

Bieżąca praca niestety często utrudnia nam zajęcie się ważnymi sprawami. Ważnymi, czyli takimi, które mają wpływ na wzrost naszych dochodów, poprawę organizacji pracy lub ogólnie mówiąc – rozwój salonu.

Zadania właściciela/managera salonu – jak znaleźć na nie czas?

Jak wpleść kluczowe sprawy w codzienną pracę w salonie? Nie obędzie się bez planowania! Wiem, że dla niektórych osób, ten temat może być ciężki/kłopotliwy, dlatego posłużę się życiowym przykładem.

Załóżmy, że organizujesz w domu dużą imprezę – urodziny, chrzciny itd. Musisz zrobić naprawdę gruntowne porządki, przygotować menu, zrobić zakupy, ugotować wszystko, no i oczywiście zająć się sobą.

Można działać “na wariata” i zabrać się za to wszystko 2 dni wcześniej, co zwykle skutkuje tym, że zamiatasz nosem o podłogę, nie śpisz, jesteś poddenerwowana i im bliżej godziny zero, tym intensywniej zastanawiasz się, z czego by tu zrezygnować, żeby nie było katastrofy. Można jednak również podejść do sprawy inaczej.

Usiąść z kartką papieru miesiąc wcześniej i „zmarnować” 2 godziny na zaplanowanie imprezy. Dlaczego „zmarnować”? Wielu osobom niestety planowanie kojarzy się z marnowaniem czasu. Po co planować, jeśli można od razu działać?

Siadasz i wypisujesz wszystko, co masz do zrobienia w związku z imprezą, dzieląc przygotowania na zadania trwające np. 15 minut.

Podczas planowania dochodzisz do wniosku, że pewne rzeczy można zrobić np. 3 tygodnie wcześniej (np. ustalenie menu), inne 2 tygodnie wcześniej (np. mycie okien), inne tydzień wcześniej (np. większość sprzątania, część zakupów), a inne zupełnie oddelegować (np. partnerowi, dzieciom lub firmie cateringowej). Tym sposobem swoje wielkie przygotowania realizujesz po 15 minut dziennie przez miesiąc. Dwa dni przed pewnie i tak będzie trochę nerwowo, ale znacznie mniej, niż w pierwszym wariancie. A może dojdziesz do wniosku, że nie chcesz się tym zajmować i zarezerwujesz restaurację?

Myślę, że widzisz różnicę. Wróćmy zatem do salonu.

Jeśli chcesz zrobić coś ważnego, czego nie robisz na co dzień lub co po prostu Ci nie wychodzi, musisz postąpić podobnie jak z organizacją imprezy, czyli „zmarnować te 2 godziny” jak najlepiej – ustalić, co chcesz zrobić, poszatkować to na małe zadania i wpleść je w swój codzienny grafik, dzięki czemu przestaną jawić się jako ogromne, niemożliwe wręcz do zrealizowania sprawy.

Pokażę Ci, jak to wygląda u mnie, na przykładzie WIOSENNEGO PLANERA, który jest takim gotowcem, oszczędzającym Twój czas na myślenie „jak to rozgryźć”. Dzięki czemu od razu możesz zacząć planować. Oczywiście podobne rozwiązania możesz wykorzystać, planując na zwykłej kartce papieru, więc jeśli nie jesteś zainteresowana PLANEREM, również znajdziesz tutaj mnóstwo inspiracji.

Dlaczego nie warto planować kolejnego roku w grudniu?

Jeśli zaglądasz tu od dawna, wiesz, że PLANERY wydawane są na 4 pory roku:

• WIOSNA – marzec, kwiecień, maj,
• LATO – czerwiec, lipiec, sierpień,
• JESIEŃ – wrzesień, październik, listopad,
• ZIMA – grudzień, styczeń, luty.

Kolejny rok zaczynamy więc w MARCU. Dlaczego nie w styczniu? Grudzień jest miesiącem żniw dla branży kosmetycznej. Wiele z Was nie ma wtedy czasu nawet „podrapać się za uchem”, nie mówiąc już o planowaniu kolejnych miesięcy.

W moim systemie, zarówno grudzień, styczeń, jak i luty masz już dawno zaplanowane w listopadzie. Na przełomie roku robisz sobie wolne, żeby trochę odreagować „grudniową gorączkę”, ferie itd. W lutym bierzesz się za planowanie WIOSNY. Jeśli planujesz sama, gorąco polecam Ci podobne podejście. Wiem, że w styczniu panuje wielki szał na planowanie, postanowienia itd., ale w praktyce to naprawdę nie jest najlepszy moment. Nasze myśli są zwykle wtedy zupełnie gdzie indziej – bardziej przy wolnym i przyjemnościach niż przy zarabianiu pieniędzy.

Za chwilę omówię kolejne etapy planowania. Zanim jednak przejdziesz do dalszej części, zerknij proszę na poniższy film. Pokazuję w nim zawartość PLANERA strona po stronie. Po obejrzeniu tego filmu będzie Ci łatwiej przyswoić dalsze wskazówki – zrozumieć koncepcję tego systemu.

Planowanie 3-miesięczne – KROK PO KROKU

Zakładam, że jako właścicielka salonu jesteś osobą mocno zajętą i każda wolna chwila jest dla Ciebie na wagę złota. Właśnie dlatego działamy na spokojnie, malutkimi kroczkami. Ustalamy, co konkretnie chcesz zmienić, zrobić, osiągnąć w najbliższych 3 miesiącach z uwzględnieniem 8 kluczowych obszarów:

• oferta zabiegowa i ceny,
• wygląd salonu,
• obsługa klienta,
• pracownicy, współpracownicy, zlecanie zadań,
• marketing,
• finanse salonu,
• zarządzanie, planowanie, organizacja,
• edukacja.

Nie musisz (a nawet nie powinnaś!) wyznaczać sobie celów dla wszystkich tych obszarów. Dlaczego? 8 celów = 8 dużych tematów do zrealizowania… Za dużo! Dwa lub trzy wystarczą – po prostu skup się na tym, co jest dla Ciebie najważniejsze. W PLANERZE podpowiadam, jak zrobić taką selekcję.

Częstym błędem w planowaniu jest postawa „wszystko albo nic”. Nie planujemy, nie planujemy… Wreszcie przeczytamy np. taki artykuł i BUM! Teraz zaplanuję absolutnie wszystko, łącznie z przerwami na kawę! Planuję, planuję i… Przychodzi poniedziałek – wracam do starych nawyków, bo ilość zmian do wprowadzenia zwyczajnie mnie przerosła. Nie o to chodzi!

Skup się na 2-3 sprawach. Jeśli nie czujesz się na siłach, skup się tylko na jednej. Przed Tobą całe życie! Innymi tematami zajmiesz się latem, jesienią, zimą.

Lepiej zaplanować i zrobić minimum, niż zaplanować maksimum i nie zrobić nic.

Ok. Mamy już określone, nad czym będziesz pracować w kolejnych 3 miesiącach. Żeby udało się zrealizować te plany, trzeba rozpisać wszystko na malutkie zadania. Takie, które jesteś w stanie zrealizować jednego dnia, w wolnych chwilach, np. między klientkami – np. w ciągu 15 minut. Jedna rzecz na jeden dzień lub mniej.

W tym miejscu wkraczają szablony, które dla Ciebie przygotowałam. W całym PLANERZE masz ich naprawdę dużo:

• lista zadań,
• harmonogramy miesięczne (od lutego do czerwca 2020),
• uniwersalny PLANER miesięczny,
• PLANER publikacji w mediach społecznościowych,
• PLANER cyklicznych płatności,
• podsumowania finansowe obejmujące m.in. koszty, dochody i przepływy klientek.

Tutaj wypadałoby napisać o planowaniu miesięcznym. O nim jednak za chwilę. Żeby logicznie zamknąć ten opis, przeskoczymy do dalszej, jednej z ostatnich części PLANERA, czyli do 3-miesięcznego podsumowania.

Po upływie 3 miesięcy sprawdzamy, co udało się zrealizować, a co nie wyszło. Ustalamy PRZYCZYNY ewentualnych niepowodzeń i tworzymy plan działania uwzględniający Twoje słabe punkty.

Sprawdzamy, jak Twoje działania przełożyły się na KONKRETNE WYNIKI FINANSOWE SALONU – z tego również wyciągniemy konkretne wnioski, które w kolejnych miesiącach pomogą Ci działać jeszcze skuteczniej! O finansach za chwilę opowiem ze szczegółami.

Planowanie miesięczne – KROK PO KROKU

Bazą planowania miesięcznego są zadania, które rozpisałaś, planując całe 3 miesiące. Wiesz już, co i kiedy masz zrobić, żeby zrealizować swoje najważniejsze, rozwojowe cele (wypisałaś to na listach zadań, wpisałaś w harmonogram miesięczny itd.).

Oprócz rozwoju salonu, mamy jeszcze do „ogarnięcia” inne, typowo managerskie sprawy, np. spotkania z przedstawicielami, organizację eventów dla klientek, płatności i przede wszystkim marketing salonu!

W PLANERZE znajdziesz oczywiście miejsce na zaplanowanie wszystkich tych spraw. Nie będę opisywać każdej z nich, bo byłoby tego zwyczajnie za dużo na artykuł. Chciałabym powiedzieć Ci głównie o sprawach związanych z planowaniem działań marketingowych.

Tutaj mamy 2 kluczowe obszary:

• główna kampania reklamowa na dany miesiąc,
• dodatkowe działania reklamowe, wizerunkowe.

Do planowania głównej kampanii reklamowej na dany miesiąc masz osobne narzędzie, obejmujące 10 kluczowych obszarów. Chodzi o to, żebyś każdą większą akcję typu sprzedaż bonów na Dzień Kobiet lub wprowadzenie nowego zabiegu, rozpisała sobie szczegółowo na długo przed jej startem.

Dlaczego to ważne? Tak jest po prostu skuteczniej!

Uwierz mi na słowo – to zawsze tak działa: im więcej przemyśleń i przygotowań, tym więcej sprzedasz.

Pisałam już o tym wiele razy, więc mocno w skrócie: każda Twoja aktywność związana z promocją, to szansa na kolejne klientki. Im więcej tych aktywności -> tym więcej szans -> tym więcej klientek. Posty, maile, smsy, grafiki, filmy, relacje… Żeby to wszystko miało sens i prowadziło potencjalnego klienta zdefiniowaną wcześniej ścieżką, na końcu której jest zakup, to po prostu nie ma opcji, żeby działać „na spontanie”. Trzeba to wcześniej przemyśleć, rozpisać i znów: osadzić w konkretnym czasie.

Musisz mieć więc określone:

• jakie tematy poruszasz w ramach edukacji klientek,
• co, kiedy i gdzie publikujesz w ramach działań edukacyjnych – żeby nie powielać materiałów w różnych kanałach,
• w którym momencie wkraczasz ze sprzedażą – czy od razu, czy może najpierw trochę poedukujesz, zachęcisz, a np. w drugim tygodniu postawisz akcent na rezerwacje,
• co, kiedy i gdzie publikujesz w ramach działań sprzedażowych,
• co musisz przygotować, opracować, z czyjej pomocy skorzystać (np. grafika), kiedy się za to zabrać itd.,
• ile to będzie kosztowało i ile musisz sprzedać, żeby się zwróciło + żeby zarobić.

Nie zawsze jednak będziemy organizować wyłącznie takie duże akcje promocyjne. Czasami, czy to ze względu na brak czasu, czy z innych przyczyn, będziemy robić drobniejsze rzeczy, np. wstawiać pojedyncze posty edukacyjne, opisy zabiegów, organizować atrakcje dla klientek związane z jakimiś świętami/okazjami (np. tłusty czwartek).

Niewielkim kosztem możesz zorganizować świetne, drobne akcje promocyjne, informacyjne, wizerunkowe lub po prostu poprawić humor Twoim klientkom! Niby nic, ale właśnie w ten sposób budujemy relacje! W ramach planowania miesiąca w WIOSENNYM PLANERZE mam dla Ciebie listę 43 tych bardziej i mniej typowych świąt/okazji wraz z konkretnymi przykładami akcji, które możesz zorganizować w nawiązaniu do wybranego tematu. W sumie jest to aż 129 konkretnych pomysłów!

Brakuje Ci pomysłów? Te 129 pomysłów na 3 miesiące powinno wystarczyć, prawda? 😉 Nie wspominając już o tym, że będziesz je mogła wykorzystywać również w kolejnych latach! 😉

Zarówno działania realizowane w ramach dużej kampanii, jak również te drobniejsze akcje reklamowe powinny się znaleźć w miesięcznych harmonogramach. Żeby nie okazało się np. że tego samego dnia masz poszukać nowych elementów wystroju salonu, wstawić posty na temat jednodniowej akcji i zapowiedzieć sprzedaż voucherów na dzień kobiet. To bez sensu i nie do ogarnięcia.

Artykuł już robi się przydługi, ale muszę jeszcze wspomnieć o miesięcznych podsumowaniach. W skrócie: co się udało zrobić (z wcześniej zaplanowanych rzeczy), czego nie i co najważniejsze… Jakie były przyczyny ewentualnych niepowodzeń!

Jeśli coś Ci nie wyszło, to musisz znaleźć przyczynę takiego stanu rzeczy! Chcesz w kolejnych miesiącach być bardziej skuteczna, prawda? W takim razie nie ma innej opcji, jak sumiennie odpowiedzieć na moje pytania, które przeprowadzą Cię właśnie przez proces wyciągania wniosków!

Podsumowania finansowe – dlaczego to ważne?

W każdym miesiącu zapisujesz, ile chcesz zarobić, o ile chcesz zredukować koszty, zwiększyć zyski itd. To bardzo ważne, aby mieć wyznaczone konkretne wartości, które będziesz się starała osiągnąć. Dzięki temu:

• masz większą motywację do pracy,
• cały czas myślisz o swojej działalności w kategorii biznesu, a nie wyłącznie pasji czy obowiązku,
• mocniej pilnujesz finansów, np.: dużo brakuje do osiągnięcia celu – może przełożę te zakupy na kiedy indziej…
• automatycznie zaczynasz liczyć: skoro muszę zarobić x, to muszę wykonać x zabiegów, a to oznacza, że muszę zdobyć x nowych klientek…

W ramach podsumowania finansowego (miesięcznego lub 3-miesięcznego) sprawdzamy, na ile udało się zrealizować te założenia.

Analiza finansowa to jedno z najważniejszych i jednocześnie najbardziej zaniedbywanych przez właścicieli salonów zadań. Właśnie dlatego postanowiłam dodać do PLANERA osobne działy właśnie na ten temat.
Zaczynamy od podliczenia miesięcznych kosztów:

• z podziałem na konkretne kategorie – żebyś mogła sprawdzać, co „zjada” największą część Twoich zysków,
• ogółem – abyś mogła w kolejnych miesiącach porównywać podstawowe wartości.

Kolejny krok to analiza zysków. Żeby nie komplikować, postanowiłam odejść od klasycznych pojęć typu, dochody, przychody, obroty, bo zauważyłam, że wielu osobom te pojęcia się po prostu mieszają.

W tabelce masz więc najprostszy z możliwych podziałów:

• wpływy – to, co trafiło do Twojej kasy,
• koszty – to, co już podliczyłaś w poprzednim punkcie,
• podatki – to, co wpłaciłaś do urzędu skarbowego.

Od wpływów odejmujemy koszty i podatki – otrzymujemy kwotę, która została nam na czysto.

I teraz nietypowo: zachęcam Cię do podzielenia kwoty, która została na 2 części:

• wynagrodzenie, które sobie wypłacasz,
• oszczędności.

Warto oddzielić swoje osobiste finanse od pieniędzy firmowych, inaczej łatwo wpadać w pułapki w stylu:

o wreszcie dobry miesiąc! Mogę sobie kupić…

Kolejny miesiąc jest gorszy i pojawia się problem. Warto zgromadzić na koncie firmowym rezerwę i “korzystać z uroków życia” dopiero wtedy, kiedy odłożymy większą kwotę i pojawiają się kolejne nadwyżki.

Ostatnia pozycja podsumowania to liczba klientek z podziałem na nowe i stare klientki. Mając takie dane, możesz wyciągnąć wiele cennych wniosków, np.:

• jeśli stałych klientek jest coraz mniej – trzeba poszukać przyczyny, bo ewidentnie coś jest nie tak,
• jeśli nowych klientek jest mało – być może reklamy, które zamieszczasz, są po prostu nieskuteczne.

Na notowanie takich wniosków i przemyśleń przeznaczyłam osobne miejsce na końcu podsumowania finansowego.

Warto sprawdzić w odniesieniu do każdej z omawianych wartości:

• czy więcej, czy mniej niż ostatnio,
• dlaczego więcej/mniej niż ostatnio,
• co mogę zrobić, żeby wyeliminować problemy i poprawić ten wynik?

Dodatkowa część merytoryczna do PLANERA – Tania i legalna muzyka w salonie!

Od 2019 roku w PLANERACH umieszczam dodatkowe części merytoryczne – opracowania ważnych dla właścicieli salonów tematów. W WIOSENNYM PLANERZE znajdziesz kompendium wiedzy na temat taniego i legalnego odtwarzania muzyki w salonie.

W pierwszym rozdziale omawiam temat abonamentu RTV. Dowiesz się:

• w jakich sytuacjach musisz opłacać abonament, a w jakich nie,
• jak uniknąć konieczności płacenia abonamentu,
• jak dopełnić formalności, jeśli wybierzesz rozwiązanie wymagające opłacania abonamentu,
• ile to kosztuje i jakie kary grożą za niedopełnienie obowiązków.

Będą również praktyczne przykłady i odpowiedzi na popularne pytania, np.:

• co w sytuacji, w której masz odtwarzacz CD z radiem, ale nie używasz radia,
• co w sytuacji, w której korzystasz z telewizora, ale np. tylko do odtwarzania własnych reklam,
• czy opłacanie abonamentu zwalnia z opłat na rzecz ZAIKS i innych organizacji,
• czy trzeba płacić za każde urządzenie, nawet radio w samochodzie,
• jak wybrnąć z sytuacji, w której od dawna powinnaś płacić abonament, ale tego nie robiłaś,
• które ze sposobów na „uniknięcie” abonamentu są legalne.

W drugim rozdziale rozpracowuję temat opłat dla organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (OZZ), czyli m.in. ZAIKS, STOART, ZPAV i SAWP. Dowiesz się:

• kiedy trzeba wnosić opłaty na rzecz tych organizacji,
• ile i komu konkretnie trzeba płacić,
• czy zapłacenie np. ZAIKS zwalnia z konieczności opłacenia STOART itd.,
• co w sytuacji, w której odtwarzasz muzykę z YouTube, Spotify itd.,
• jak legalnie uniknąć comiesięcznego płacenia tym wszystkim organizacjom.

W trzecim rozdziale omawiam temat muzyki bez opłat. Dowiesz się:

• dlaczego musisz uważać na darmową muzykę,
• czy „muzyka bez opłat” jest na pewno bez opłat,
• na co postawić, żeby nie narobić sobie kłopotów.

Chcesz gotowca, który pomoże Ci wycisnąć z Twojego salonu maksimum możliwości?

Szukasz małego centrum dowodzenia salonem, które pozwoli Ci planować i monitorować kluczowe aspekty funkcjonowania Twojego biznesu beauty? Postaw na WIOSENNY PLANER!