Kontrola Inspekcji Handlowej w salonie kosmetycznym, fryzjerskim - jak wygląda? Na czym polega? Co sprawdzają?

Jak wygląda kontrola Inspekcji Handlowej w salonie kosmetycznym lub fryzjerskim? Czy zawsze jest zapowiedziana? Co mogą skontrolować inspektorzy? Za co mogą nałożyć kary pieniężne?

Zanim przyjrzymy się rzeczom, które w salonie kosmetycznym czy fryzjerskim może skontrolować Inspekcja Handlowa, sprawdźmy, jak to wszystko wygląda od strony formalnej i organizacyjnej.

Informacja o kontroli Inspekcji Handlowej w salonie beauty – obowiązki, formalności

W Ustawie z dnia 15 grudnia 2000 r. o Inspekcji Handlowej (klik) czytamy:

Kontrolę wszczyna i prowadzi inspektor po okazaniu legitymacji służbowej oraz doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydanego przez wojewódzkiego inspektora.

Co powinno się znaleźć w upoważnieniu, które ma obowiązek przekazać nam kontrolujący?

Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera co najmniej:
1) oznaczenie organu kontroli;
2) wskazanie podstawy prawnej;
3) datę i miejsce wystawienia;
4) imię, nazwisko i stanowisko kontrolującego oraz numer jego legitymacji służbowej, a w przypadku upoważnienia do udziału w kontroli osób, o których mowa w ust. 3 – imiona i nazwiska tych osób oraz numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
5) oznaczenie kontrolowanego;
6) określenie przedmiotu i zakresu kontroli;
7) określenie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanej daty jej zakończenia;
8) podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
9) pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Upoważnienie to ważny dokument, który umożliwia nam sprawdzenie:

czy kontrola jest prawdziwa, czy kontrolujący jest tym, za kogo się podaje (zdarzają się oszuści, którzy podszywają się pod państwowe instytucje i próbują wyłudzać od firm pieniądze),
na czym będzie polegała kontrola, co dokładnie będzie sprawdzane,
kiedy kontrola się zakończy (kontrola dla każdego przedsiębiorcy jest stresującym doświadczeniem – dobrze jest wiedzieć, kiedy się zakończy),
jakie masz prawa i obowiązki w związku z kontrolą.

Kto jest obecny podczas kontroli Inspekcji Handlowej w salonie kosmetycznym lub fryzjerskim?

Wiemy już, kto będzie obecny podczas kontroli ze strony Inspekcji Handlowej. Co z drugą stroną, czyli z nami? Co, jeśli właściciela nie ma w salonie i np. nie może dojechać? Sprawdźmy, co mówią na ten temat przepisy.

Kontrolę przeprowadza się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności przez kontrolowanego.

W przypadku nieobecności osób, o których mowa w ust. 1, czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności innego pracownika kontrolowanego, który może być uznany za osobę, o której mowa w art. 97 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, lub w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.

Co znajduje się we wspomnianym art. 97 Kodeksu cywilnego?

Osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa.

W uproszczeniu więc kontrola może być przeprowadzona w obecności właściciela salonu, osoby przez niego upoważnionej, ale również pracownika salonu.

Jeśli kontrola jest zapowiedziana, a wiemy, że nie będzie nas w tym dniu w salonie, warto zadbać o upoważnienie zaufanej osoby do reprezentowania naszych interesów.

Właśnie, czy kontrola musi być zapowiedziana?

Czy kontrola Inspekcji Handlowej w salonie beauty musi być zapowiedziana?

Najczęściej kontrole są zapowiedziane, jednak mogą się zdarzyć również te niezapowiedziane. Brzmi trochę jak wiem, że nic nie wiem 😉 więc zerknijmy do przepisów. Tym razem do Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (klik):

Organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli.

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Co do zasady więc wszelkie kontrole (nie tylko Inspekcji Handlowej) powinny być odpowiednio wcześniej zapowiedziane.

Żeby nie było za dobrze, od powyższej zasady mamy sporo wyjątków. Kontrola może być niezapowiedziana, jeśli np.:

przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska,
kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (między innymi tym zajmuje się Inspekcja Handlowa!),
przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Powyższy (choć i tak niepełny) “katalog wyjątków” jest dość ogólny (np. zagrożenie zdrowia), więc jakby się uprzeć, to myślę, że dałoby się znaleźć “pretekst”. Warto również raz jeszcze podkreślić, że dla Inspekcji Handlowej przewidziano specjalny wyjątek związany z kontrolą przestrzegania praw konsumentów, co również daje szerokie możliwości działania.

Wracając do praktyki – tak jak pisałam, większość kontroli Inspekcji Handlowej jest zapowiadanych, więc jeśli robimy wszystko tak, jak trzeba (nie ma na nas skarg ze strony klientów), to ryzyko takiej niezapowiedzianej kontroli będzie mniejsze.

Co jeszcze warto wiedzieć o “technicznych” aspektach kontroli Inspekcji Handlowej w gabinecie kosmetycznym lub fryzjerskim?

Szczegółowy “techniczny” opis przebiegu kontroli Inspekcji Handlowej znajdziesz we wspomnianej już wcześniej Ustawie z dnia 15 grudnia 2000 r. o Inspekcji Handlowej. Żeby nie zamęczać Cię już obszernymi cytatami z tych przepisów, na koniec tej pierwszej, teoretycznej części artykułu mam dla Ciebie zestawienie istotnych moim zdaniem informacji w kilku krótkich punktach:

przeprowadzający kontrole mają obowiązek przeprowadzać je w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego,
w toku kontroli inspektor może m.in.: sprawdzać dokumenty, ewidencje, pomieszczenia, badać przebieg określonych czynności, legitymować osoby, żądać udzielenia wyjaśnień lub niezwłocznego usunięcia uchybień porządkowych i organizacyjnych, zabezpieczać dowody, pobierać próbki produktów, przesłuchiwać stronę lub świadków, zwracać się o pomoc do biegłych,
inspektor może również sprawdzić rzetelność obsługi poprzez dokonanie zakupu produktu lub usługi (jest to podobne narzędzie do nabycia sprawdzającego, które może praktykować skarbówka),
po kontroli otrzymujemy protokół kontroli – jeśli mamy do niego uwagi możemy je wnieść jeszcze podczas wizyty inspektora lub w terminie do 7 dni po zakończeniu kontroli, a wojewódzki inspektor ma obowiązek się do tych uwag odnieść.

Na koniec warto dodać, że:

Jeżeli jest to niezbędne dla usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, wojewódzki inspektor wyda, w drodze decyzji, zarządzenie pokontrolne. Kontrolowany jest obowiązany poinformować wojewódzkiego inspektora, w wyznaczonym terminie, o sposobie wykonania zarządzenia.

Teraz pora na “przyjemniejszą” część, czyli przedstawienie głównych obszarów, które w salonie kosmetycznym lub fryzjerskim może skontrolować Inspekcja Handlowa.

Co konkretnie kontroluje Inspekcja Handlowa w salonie kosmetycznym lub fryzjerskim?

Zastanawiasz się, co w salonie może skontrolować Inspekcja Handlowa? Przewertowałam dla Ciebie 19 ustaw, rozporządzeń i dyrektyw, a także kilkaset stron oficjalnych raportów z kontroli Inspekcji Handlowej. W raportach jak na dłoni podaje się nam listę spraw, które inspekcja kontroluje i listę przewinień, za które najczęściej nakłada kary pieniężne.

1. Tworzenie i udostępnianie klientom cennika zabiegów, np.:

czy cennik zabiegów jest stworzony zgodnie z prawem,
czy nie ma w nim zakazanych elementów, czyli np. cen w postaci widełek (np. od 80 do 120 zł),
czy nie pobieramy od klientów ukrytych opłat,
czy przestrzegamy przepisów regulujących sposób informowania o promocjach, obniżonych cenach.

2. Oznaczanie cen kosmetyków do pielęgnacji domowej, np.:

czy ceny sprzedawanych przez nas kosmetyków do pielęgnacji domowej lub innych produktów są umieszczone i opisane zgodnie z prawem,
czy mamy prawidłowo sporządzony cennik produktów, które nie są widoczne dla klientów,
czy prawidłowo przeliczamy i podajemy ceny jednostkowe kosmetyków,
czy prawidłowo opisujemy ceny promocyjne i inne.

3. Prawa konsumenta, których przestrzeganie kontroluje Inspekcja Handlowa i jakość usług, np.:

rzetelność usług,
opinie klientów,
klauzule niedozwolone w regulaminie,
rozpatrywanie reklamacji,
zaliczki i zadatki i inne.

4. Oznaczenia i bezpieczeństwo kosmetyków, które wykorzystujesz w pracy i oferujesz do sprzedaży, np.:

obowiązkowe oznaczenia,
terminy ważności,
pochodzenie kosmetyków,
składy,
substancje niedozwolone,
rzetelność oświadczeń marketingowych i inne.

5. Inne kwestie, np.:

prawidłowość wpisów w CEiDG i KRS,
obowiązkowe tabliczki i oznaczenia,
wymagane dokumenty,
legalność i bezpieczeństwo sprzętu w salonie,
prawidłowa realizacja i dokumentacja sprzedaży,
kwestie sprawdzane w salonach prowadzących solarium,
kwestie sprawdzane w salonach oferujących klientom torby foliowe na zakupione kosmetyki i inne.

To tylko cześć zagadnień, które w Twoim salonie może skontrolować Inspekcja Handlowa. Chcesz wiedzieć, jak to wszystko powinno wyglądać w praktyce? Co dokładnie musisz zrobić w każdym z tych obszarów, żeby przejść przez kontrolę “suchą stopą”?

Stworzyłam dla Ciebie prostą checklistę, dzięki której poczujesz się pewnie i bezpiecznie, gdy inspektor zastuka w drzwi Twojego salonu z zapowiedzianą lub niezapowiedzianą kontrolą!

Lista kontrolna Salon gotowy na kontrolę Inspekcji Handlowej – z nią możesz spać spokojnie!

Lista kontrolna Salon gotowy na kontrolę Inspekcji Handlowej to 87 prostych punktów podzielonych na 8 kategorii.

To jeszcze nie wszystko! Większość z 87 zagadnień zawiera komentarze, w których znajdziesz odniesienia do źródeł, cytaty z przepisów, dodatkowe wskazówki lub linki do uzupełniającej wiedzy z oficjalnych źródeł! Wszystko, co musisz wiedzieć na dany temat!

Wiedza z teorii i z PRAKTYKI!

Kluczową zaletą checklisty jest jej teoretyczno-praktyczny charakter. Dostajesz nie tylko przetłumaczone na „ludzki język” przepisy, ale także mnóstwo odniesień do raportów z realnych kontroli, które miały miejsce w salonach Twoich koleżanek z branży! Dzięki temu możemy wyłapać mnóstwo praktycznych niuansów, na które inspektorzy zwracają szczególną uwagę.

To trochę tak, jakbyś przed kontrolą przepytała kilkudziesięciu inspektorów z tego, jak taka kontrola wygląda. Perfekcyjne przygotowanie gwarantowane!

Co dokładnie znajdę w liście kontrolnej Salon gotowy na kontrolę Inspekcji Handlowej?

Nowa lista kontrolna obejmuje 87 punktów do sprawdzenia i zaleceń z następujących obszarów:

tworzenie i udostępnianie klientom cennika zabiegów,
oznaczanie cen kosmetyków do pielęgnacji domowej,
obowiązki formalne, dokumenty,
tabliczki i oznaczenia, które trzeba wywiesić,
prawa konsumenta, których przestrzeganie kontroluje Inspekcja Handlowa,
oznaczenia i bezpieczeństwo kosmetyków, które wykorzystujesz w pracy i oferujesz do sprzedaży,
dodatkowe wymogi dla salonów, które udostępniają solarium,
dodatkowe wymogi dla salonów, które udostępniają foliowe torebki na zakupione kosmetyki.