Dokumentacja dla salonu w czasach KORONAWIRUSA

Jak zwiększyć bezpieczeństwo pracy po otwarciu salonu beauty? Zobacz listę dokumentów, które zwiększą Twoje bezpieczeństwo po powrocie do pracy w salonie! W obecnej sytuacji warto uzupełnić standardową dokumentację klientki o ankiety, o oświadczenia i procedury, które nie tylko zwiększą bezpieczeństwo pracy, ale również zapewnią Ci ochronę przed ewentualnymi roszczeniami klientek!

Dlaczego teraz? W chwili, w której zakaz zostanie zniesiony, Twój telefon zapewne zacznie dzwonić jak szalony i wtedy już nie będzie na to czasu.

Wykorzystaj czas, który pozostał do otwarcia salonów, aby przygotować się do możliwie bezpiecznej i spokojnej pracy w momencie, w którym powrót będzie już dozwolony!

Tarcze już były… My mamy dla Ciebie prawdziwą zbroję!

Wspólnie z radcą prawnym Markiem Koennerem, który od lat broni kosmetyczki i kosmetologów w sprawach sądowych, przygotowaliśmy dla Ciebie zastaw dokumentów, które warto wprowadzić do swoich standardów pracy w kolejnych miesiącach.

W skład pakietu DOKUMENTACJA DLA SALONU W CZASACH KORONAWIRUSA wchodzą następujące dokumenty:

• Ankieta oceny ryzyka zakażenia SARS-CoV-2 z oświadczeniami dla klientki,
• Procedura postępowania w warunkach zagrożenia zakażeniem SARS-CoV-2,
• Karta zabiegowa w warunkach zagrożenia zakażeniem SARS-CoV-2,
• Dzienny wykaz przyjętych klientów.

Otrzymujesz również:

• e-booka z dokładnymi instrukcjami i wskazówkami,
• informację dla klientek do publikacji na www, w mediach społecznościowych, w newsletterze itd.,
• informację do wywieszenia na drzwiach salonu,
• dodatkowe wskazówki na temat bezpiecznej pracy.

W sumie 8 dokumentów i 33 strony materiałów! Poniżej znajdziesz dokładne opisy zabezpieczeń, które dają Ci poszczególne dokumenty z pakietu.

DOKUMENT 1 – Ankieta oceny ryzyka zakażenia SARS-CoV-2

Taką ankietę przeprowadzasz z klientką telefonicznie przed umówieniem jej na wizytę. Od wyników ankiety zależy, czy będziesz mogła umówić klientkę. Głównym celem ankiety jest wychwycenie klientek, które stanowią dla Ciebie, Twoich pracowników i klientów potencjalne źródło zakażenia.

Podczas wizyty w salonie klientka składa podpis pod ankietą i dołączonymi do niej oświadczeniami. Jeśli wyniki ankiety uniemożliwią umówienie wizyty, ustalacie wspólnie termin przeprowadzenia kolejnej ankiety.

W ankiecie oprócz pytań do klientki są trzy rodzaje oświadczeń:

• potwierdzenie prawdziwości przekazanych w ankiecie informacji,
• potwierdzenie świadomości klientki, że mimo zastosowania najwyższych środków bezpieczeństwa, nadal istnieje pewne ryzyko zakażenia,
• zgoda na zabieg mimo zwiększonego ryzyka.

DOKUMENT 2 – Procedura postępowania w warunkach zagrożenia zakażeniem SARS-CoV-2

Znajdziesz w niej informacje na temat:

• sposobu umawiania wizyt,
• sposobu przeprowadzania wywiadu telefonicznego,
• kolejności wypełniania dokumentów,
• organizacji pracy w salonie – odstępy między wizytami,
• zaleceń i kolejności czynności w chwili przyjścia klientki do salonu,
• sposobu postępowania po zakończeniu zabiegu,
• wypełniania dokumentacji po wizycie.

DOKUMENT 3 – Karta zabiegowa w warunkach zagrożenia zakażeniem SARS-CoV-2

Głównym celem stworzenia dodatkowej karty zabiegowej jest udokumentowanie podejmowanych przez Ciebie środków bezpieczeństwa w związku z zabiegiem wykonanym tej konkretnej klientce (dezynfekcja, sterylizacja, zastosowane środki ochrony osobistej dla Ciebie i dla klientki). Wpisujesz tam również wynik pomiaru temperatury ciała klientki.

Chodzi o to, żebyś w razie problemów mogła pokazać taką kartę i powiedzieć:

Proszę bardzo – zrobiłam absolutnie wszystko, co się dało, żeby podczas zabiegu nie doszło do zakażenia.

To bardzo istotne, ponieważ spotykając się z oskarżeniem ze strony klientki, która ma dowód np. w postaci pozytywnego testu i paragonu za wizytę, sama również musisz mieć dowody.

Po wizycie klientka składa podpis pod kartą zabiegową, potwierdzając jednocześnie zgodność zadeklarowanych przez Ciebie informacji ze stanem faktycznym. W przypadku ewentualnych problemów, jest to niepodważalny dowód, że zastosowałaś wszystkie niezbędne środki ochrony.

DOKUMENT 4 – Dzienny wykaz przyjętych klientów

Głównym celem stworzenia wykazu jest zabezpieczenie się na wypadek sytuacji, w której u Ciebie, u któregoś z pracowników lub klientów został wykryty SARS-CoV-2.

Powinnaś mieć w jednym miejscu (z możliwie szybkim dostępem) namiary na wszystkie klientki, które były u Ciebie w danym dniu. Wszystko po to, aby wiedzieć, kogo ewentualnie należy powiadomić lub przekazać jego dane sanepidowi.

Wykaz przyda się również na wypadek kontroli lub ewentualnych problemów prawnych – to kolejny dowód na to, że dbasz o bezpieczeństwo. To również dowód na to, że przyjmujesz jednocześnie tylko jedną klientkę i zachowujesz odpowiednie odstępy między wizytami kolejnych klientek.

E-BOOK Z INSTRUKCJAMI

Aby ułatwić Ci ekspresowe wdrożenie wszystkich nowych procedur i dokumentów, opracowaliśmy szczegółowe instrukcje w formie e-booka. Po zakupie pakietu zacznij właśnie od tej pozycji, która przeprowadzi Cię krok po kroku przez proces “zbrojenia” Twojego salonu! 🙂 W e-booku znajdziesz również namiary na tajną, zahasłowaną stronę, na którą będziemy wrzucać bezpłatne aktualizacje. Poniżej znajdziesz spis treści e-booka.

INFORMACJE DLA KLIENTEK

Jak poinformować klientki o nowych zasadach bezpieczeństwa, żeby ich nie przestraszyć? Jak usprawnić proces rezerwacji wizyt w obliczu konieczności przeprowadzania wywiadów telefonicznych? Nie musisz się tym martwić!

Przygotowałam dla Ciebie bardzo wyważonego gotowca, którego możesz umieścić na stronie internetowej salonu, w newsletterze i w mediach społecznościowych. Otrzymujesz również wzór informacji do wywieszenia na drzwiach salonu dostosowany do nowych zasad bezpieczeństwa.

DODATKOWE WSKAZÓWKI NA TEMAT BEZPIECZNEJ PRACY

Ostatni punkt pakietu to taki mały bonus. Zapis wywiadu, który przeprowadziłam ze współautorem pakietu, radcą prawnym Markiem Koennerem. Wywiad znalazł się również na blogu, ale dorzuciłam go do pakietu, bo uznałam, że będzie fajnym uzupełnieniem informacji zawartych w pakiecie. Wywiad ma aż 7 stron, także jest to solidna, dodatkowa porcja bardzo przystępnej wiedzy i odpowiedzi na najpopularniejsze pytania.

ODPOWIEDZI NA KLUCZOWE PYTANIA

Mam dokumentację zabiegową – wywiad, zgodę itd. Czy te dokumenty ją zastępują?

Nie. Swoją dokumentację zabiegową nadal prowadzisz w taki sam sposób, jak dotychczas. Tam pytasz o przeciwwskazania, informujesz klientkę o zabiegu, odbierasz zgody itd. Dokumenty, które otrzymujesz w pakiecie, uzupełniają Twoją dotychczasową dokumentację o elementy, które zmniejszą ryzyko zakażenia Ciebie, Twoich pracowników i klientek, a także zwiększą Twoją ochronę w następujących sytuacjach:

• kontrola sanepidu,
• wykrycie u Ciebie lub Twojego pracownika SARS-CoV-2,
• wykrycie u którejś z Twoich klientek SARS-CoV-2,
• roszczenia ze strony klientki w stosunku do gabinetu związane z tym, że to podczas wizyty w salonie doszło do zakażenia SARS-CoV-2.

Prowadzisz więc swoją standardową dokumentację zabiegową + opisane wyżej dokumenty.

Sanepid jeszcze nie wydał oficjalnych wytycznych – czy w tej sytuacji warto skorzystać z tych dokumentów?

Wciąż czekamy na oficjalne zalecenia Głównego Inspektoratu Sanitarnego lub Ministerstwa Zdrowia i jeśli cokolwiek w tych zaleceniach będzie miało wpływ na zawartość dokumentów z tego pakietu, otrzymasz bezpłatną aktualizację. Należy jednak mieć na uwadze, że:

• wszelkie oficjalne dokumenty były dotychczas wydawane „na ostatnią chwilę” – o bezpiecznym powrocie do pracy powinnaś myśleć już teraz – pewne rzeczy trzeba zaplanować i zorganizować wcześniej,
• nie wiemy, co znajdzie się w tych zaleceniach, ale zapewne będą się one koncentrowały na dezynfekcji, środkach ochrony osobistej itd. – Ty musisz myśleć również o zabezpieczeniu w postaci stosownej dokumentacji, procedur – i to właśnie znajdziesz w niniejszym pakiecie,
• wszelkie elementy związane z zabezpieczeniami (bo i o nich siłą rzeczy wspominaliśmy) zostały opracowane zgodnie z wytycznymi WHO, które z dużym prawdopodobieństwem będą stanowiły istotny element naszych krajowych wytycznych,
• materiały zostały opracowane w oparciu o doświadczenia procesowe Kancelarii Koenner, a więc w oparciu o realne procesy, w których np. klientka oskarżała o coś właścicielkę salonu; nie chodzi więc tylko o to, żeby wypełniać jakieś procedury, ale przede wszystkim o to, żeby te procedury dały Ci realną ochronę w przypadku ewentualnych problemów z klientką – wiadomo, nikt z nas tego nie chce, ale niestety czasami się zdarza,
• sanepid sanepidem, ale chodzi przecież o to, żebyś Ty, Twoi pracownicy i Twoje klientki były bezpieczne – nawet jeśli sanepid czegoś nie zaleci, a Ty zdecydujesz się to wdrożyć, to Tylko na tym zyskasz; nic tak nie szkodzi renomie salonu, jak informacja, czy choćby plotka o tym, że to właśnie w tym miejscu ktoś się zaraził.

Może jednak poczekam na te oficjalne wytyczne… Dlaczego mam kupować akurat teraz?

Sama zdecydujesz o tym, co jest najlepsze dla Twojego salonu, w swoich rozważaniach uwzględnij jednak, że:

• w chwili, w której zakaz zostanie zniesiony, Twój telefon zapewne zacznie dzwonić jak szalony i wtedy już nie będzie na to czasu,
• nie chodzi wyłącznie o stosowanie się do wytycznych, ale przede wszystkim o to, żebyś w tej trudnej sytuacji mogła pracować z nieco większym spokojem ducha,
• w pakiecie i tak masz dostęp do bezpłatnych aktualizacji, więc jeśli cokolwiek się zmieni – masz gwarancję, że będziesz na bieżąco.