Poznaj 6 pułapek, w które możesz wpaść, zatrudniając na umowie zlecenie! Sprawdź, jakie zapisy powinny się znaleźć w takiej umowie, żeby maksymalnie zabezpieczyć dane klientek, zdjęcia z zabiegów, materiały w mediach społecznościowych i ciągłość pracy salonu!
Z czego wynikają problemy z umowami zlecenie w salonie beauty?
Mówi się, że umowy podpisuje się na złe czasy i faktycznie jest w tym dużo prawdy. Problem w tym, że umowy zwykle podpisujemy, będąc podekscytowani nadchodzącą zmianą, pełni nadziei, że wdrażane właśnie pomysły odmienią naszą pracę i przeniosą biznes na wyższy poziom.
Entuzjazm towarzyszący nowym projektom jest rzeczą absolutnie normalną, co nie zmienia faktu, że gwałtowny napływ endorfin często przysłania nam trzeźwy osąd sytuacji. W takim nastroju łatwo potraktować umowę jak „świstek”, który dzieli nas od realizacji naszego pomysłu, a nie jako coś istotnego, co ma ten nasz pomysł zamknąć w pewnych (korzystnych dla nas!) ramach.
Sytuacja zmienia się diametralnie, gdy pojawia się problem. Nasza umowa wypada wtedy z roli „upierdliwego świstka” i staje się niekwestionowaną gwiazdą spektaklu, która może:
- rozstrzygnąć sprawę na naszą korzyść (uff…),
- rozstrzygnąć sprawę na naszą niekorzyść (dlaczego nie wzięłam tego na poważnie, podpisując umowę?!),
- wcale nie rozstrzygnąć sprawy (dlaczego nie pomyślałam, żeby to zapisać w umowie?!).
Jeśli rozstrzygnięcie jest dla nas niekorzystne lub nie ma go wcale, pewnie pożałujemy, że na etapie podpisywania umowy nie pochyliliśmy się nad daną sprawą z wystarczającą uwagą. Co zatem możemy zrobić, żeby maksymalnie zabezpieczyć swoje interesy już na starcie lub przy podpisywaniu kolejnej umowy ze zleceniobiorcą?
Co warto uwzględnić, tworząc umowę zlecenie dla salonu kosmetycznego, fryzjerskiego?
Wśród najbardziej problematycznych kwestii związanych z podpisywaniem umowy z pracownikami lub współpracownikami salonu kosmetycznego/fryzjerskiego trzeba wymienić kwestie:
- praw do zdjęć wykonywanych w salonie,
- zabezpieczenia bazy klientek (również po zakończeniu współpracy),
- wykorzystywania wizerunku współpracownika,
- odpowiedzialności i dbania o sprzęt w salonie, o produkty wykorzystywane do zabiegów,
- zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa (również po zakończeniu współpracy),
- terminów wypowiedzenia umowy.
Są to sprawy chyba najczęściej pomijane i jednocześnie mogące wygenerować najwięcej problemów i konfliktów.
Każdy z nas ma chyba świadomość, że w umowie należy umieścić dane obu stron, terminy obowiązywania umowy, zakres wykonywanych czynności. Takie zapisy znajdziemy praktycznie w każdym ogólnodostępnym wzorze umowy. Z punktami, które wymieniłam powyżej, jest już zwykle większy problem. Dlatego w dzisiejszym artykule postanowiłam skoncentrować się właśnie na nich.
Myślę, że najwygodniej będzie podać konkretne sytuacje, w których nieuregulowanie wspomnianych zagadnień może przynieść właścicielowi salonu konkretne, stresujące lub obciążające finansowo konsekwencje.
Wykorzystywanie zdjęć z Twojego salonu do reklamowania nowego biznesu współpracownika
SYTUACJA 1: Kosmetyczka wypowiada Ci umowę, bo chce zacząć pracować na własny rachunek. Każdego dnia wrzuca do mediów społecznościowych zdjęcia wykonane w Twoim salonie, Twoim sprzętem i na Twoich materiałach, reklamując swoje indywidualne usługi.
ROZWIĄZANIE: Odpowiednie zapisy umowy są w stanie zabezpieczyć Cię przed wystąpieniem takiej sytuacji. Będziesz mogła korzystać ze zdjęć np. manicure wykonanego przez współpracownika bez konieczności pytania go o zgodę, bez konieczności podawania autora. Z kolei Twój współpracownik nie będzie mógł tymi zdjęciami reklamować swojej działalności. Oczywiście obie strony muszą się na to zgodzić, co potwierdzają swoim podpisem pod tak sporządzoną umową.
Warto podkreślić, że do konfliktów na tym polu dochodzi zwykle w sytuacji, w której nie umieściliśmy takich zapisów w umowie, a mleko już się rozlało. Jeśli ustalimy zasady na samym początku współpracy, sprawa będzie jasna dla wszystkich.
Pozbawienie Twojego salonu możliwości korzystania z materiałów stworzonych przez współpracownika
SYTUACJA 2: Kosmetyczka wypowiada Ci umowę, bo chce zacząć pracować na swój rachunek. Oprócz wykonywania zabiegów, jej zadaniem było tworzenie grafik na social media salonu. Informuje Cię, że nie życzy sobie, żeby stworzone przez nią grafiki nadal były przez Ciebie wykorzystywane do promowania Twojego salonu.
ROZWIĄZANIE: Podobnie jak wyżej tutaj również pomogą nam zapisy dotyczące praw autorskich do stworzonych materiałów. Idealna umowa powinna przewidywać między innymi przeniesienie na Ciebie majątkowych praw autorskich do stworzonych materiałów oraz zobowiązanie do niewykonywania osobistych praw autorskich zleceniobiorcy.
Pewnie się już domyślasz, że nie wspominam o tym bez powodu. Wspólnie z radcą prawnym Iloną Przetacznik, stworzyłyśmy dla Ciebie właśnie taki wzór umowy zlecenie (klik), który zabezpieczy Cię przed tymi, a także opisanymi niżej scenariuszami. Później opowiem Ci o nim nieco więcej.
Współpracownik znika z salonu z Twoją bazą klientek
SYTUACJA 3: Startujemy jak zwykle: kosmetyczka odchodzi i zakłada swój biznes. Tym razem jednak problem jest naprawdę poważny, ponieważ zabrała ze sobą listę klientek salonu i od kilku dni je obdzwania, oferując te same usługi taniej niż u Ciebie.
ROZWIĄZANIE: Aby zapobiec takiej sytuacji, warto zadbać o zabezpieczenie danych Twojej firmy na etapie podpisywania umowy.
W umowie zlecenie możesz wykorzystać zapisy dotyczące:
- obowiązku zachowania poufności,
- tajemnicy przedsiębiorstwa,
- obowiązku zwrotu/usunięcia wszelkich danych po zakończeniu współpracy,
- RODO.
Tak, między innymi właśnie to nasze „upierdliwe” RODO może Cię uratować w takiej sytuacji. Jak? Ano tak, że to Ty jesteś administratorem danych osobowych klientek. Jeśli w ramach umowy powierzasz komuś dostęp do tych danych (np. zleceniobiorcy), to taka osoba ma obowiązek wykorzystywać te dane zgodnie z prawem i umową, a ta oczywiście nie przewiduje wynoszenia ich na zewnątrz i budowania na ich podstawie własnego biznesu. Naruszenia związane z RODO to poważna sprawa i spora odpowiedzialność w przypadku ewentualnych naruszeń.
Mamy jeszcze obowiązek zachowania poufności i tajemnicy przedsiębiorstwa, za którego naruszenie również są przewidziane konsekwencje. Jeśli dodatkowo w umowie umieścimy zapis o obowiązku zwrotu/usunięcia wszelkich danych po zakończeniu współpracy, mamy tak naprawdę poczwórne zabezpieczenie tego, co jest w salonie najcenniejsze!
Kosmetyczka odchodzi do konkurencji i zdradza im wszystkie tajemnice Twojej firmy
SYTUACJA 4: Podobna sytuacja jak wyżej, z tym że kosmetyczka odchodzi do konkurencji z Twoją bazą klientek i jakby tego było mało, zdradza nowemu pracodawcy szczegółowo Waszą strategię promocji, politykę cenową i inne tajemnice, dzięki którym Twój biznes tak dobrze działa.
ROZWIĄZANIE: Pewnie cię nie zaskoczę, ale tutaj również chronią nas zapisy o poufności, tajemnicy przedsiębiorstwa, usunięciu danych i RODO. Kluczowe jest zobowiązanie zleceniobiorcy do nieujawniania osobom trzecim żadnych istotnych danych związanych z pracą salonu. Taka tajemnica może obowiązywać nawet kilka lat po zakończeniu współpracy.
Dodatkowo w obu opisanych wyżej sytuacjach (nr 3 i 4) możemy zastosować kary umowne, które oczywiście należy szczegółowo opisać w umowie.
Musisz skasować wszystkie zdjęcia, na których pojawiał się Twój były współpracownik
SYTUACJA 5: Kosmetyczka odchodzi, już nieważne gdzie. Ważne jest to, że nie rozstałyście się w dobrych relacjach, a kosmetyczka zażądała od Ciebie usunięcia wszystkich zdjęć i filmów, na których wystąpiła. Problem w tym, że współpracowałyście naprawdę długo i tych zdjęć/filmów jest naprawdę dużo. Czy czeka Cię kilka tygodni czyszczenia mediów społecznościowych i strony internetowej? Czy naprawdę musisz usunąć wszystkie materiały, tylko dlatego, że gdzieś w tle widać Twoją byłą współpracowniczkę?
ROZWIĄZANIE: Nie, o ile oczywiście odebrałaś od niej wcześniej osobną zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku uzupełnioną odpowiednią klauzulą RODO.
Kosmetyczka odchodzi z dnia na dzień, a Ty zostajesz z grafikiem pełnym klientek, których nie ma kto przyjąć
SYTUACJA 6: Kosmetyczka odchodzi z dnia na dzień, a Ty masz pełny grafik na najbliższe tygodnie. Nie wiesz, co robić, bo znalezienie nowej osoby zajmie sporo czasu, a sama nie jesteś w stanie przyjąć wszystkich klientek osoby, która zmienia miejsce pracy.
ROZWIĄZANIE: Przed takim scenariuszem uchroni Cię zapisanie w umowie odpowiedniego okresu wypowiedzenia. „Odpowiedniego”, czyli takiego, który realnie pozwoli Ci na znalezienie nowego współpracownika, który zastąpi odchodzącą osobę. Ważne! W umowie warto zastrzec, że w przypadku poważnych naruszeń masz prawo wypowiedzieć umowę bez okresu wypowiedzenia!
Odpowiednio skonstruowana umowa zlecenie dla salonu beauty zabezpieczy Twoje interesy – w jaki sposób?
Przyznasz chyba, że żadna właścicielka salonu beauty nie chciałaby się znaleźć w żadnej z opisanych powyżej sytuacji. Mimo to dość często zdarza nam się na branżowych forach czytać tego typu historie. Dlaczego tak jest?
Pamiętasz, jak na początku tego artykułu pisałam o dość powszechnym niestety, zbyt lekkim podejściu do załatwiania formalności przy realizacji nowych projektów? Ba! Już nawet samo słowo „formalności” wielu z nas kojarzy się z czymś mającym mniejszą wagę…
Prawda jest taka, że jeśli już na początku zadbasz o skonstruowanie dobrej umowy, która zabezpieczy Twoje interesy, to nie dość, że w razie wystąpienia problemu będziesz w znacznie lepszej sytuacji, to nawet samo ryzyko pojawienia się tego problemu będzie znacznie niższe. Jak to możliwe?
Trzeba zacząć od tego, że umowy oczywiście nie mają magicznej mocy powstrzymywania ludzi przed robieniem niewłaściwych (niezgodnych z prawem, nieetycznych lub po prostu nie fair rzeczy). Jak ktoś się uprze, żeby coś zrobić to i tak to zrobi, ALE…
Już samo spisanie zasad współpracy na wiele osób wpłynie edukacyjnie, uświadamiająco. Nikt z nas nie zna się na wszystkim. Znamy lub przynajmniej próbujemy poznać się na tym, co jest dla nas ważne, interesujące, w danej chwili potrzebne.
Twój przyszły współpracownik może zwyczajnie nie wiedzieć, że czegoś robić nie powinien. Umieszczenie tego w umowie, przegadanie tego tematu, wyjaśnienie wątpliwości sprawi, że zasady już od samego początku będą dla wszystkich jasne. Odpadają nam wszystkie przyszłe komplikacje, które mogłyby zostać skwitowane słowami: nie zdawałam sobie sprawy, nie wiedziałam, że tak nie można itd.
Co, jeśli były współpracownik świadomie i celowo działa na niekorzyść Twojego salonu?
Ok, ale co w sytuacji, w której ktoś celowo zadziałałby na naszą niekorzyść, bo np. bardziej niż złamanie ustalonych wspólnie zasad interesują go jego prywatne korzyści? Jasno sformułowane, podpisane przez obie strony zapisy umowy ułatwią nam dochodzenie swoich praw w przypadku wystąpienia problemu.
Wyobraź sobie taką abstrakcyjną sytuację: nie można wchodzić do jakiegoś pomieszczenia. Ktoś może do niego wejść, bo faktycznie nie wie, że nie można. Ktoś może wejść, mimo że wie, że nie można, a później tłumaczyć się niewiedzą.
Jeśli jednak na drzwiach umieścimy wielką czerwoną naklejkę „bezwzględny zakaz wchodzenia do tego pomieszczenia” to:
- nie da się tłumaczyć: bo ja nie wiedziałem,
- nie da się tłumaczyć: bo ja pomyliłem drzwi,
- ciężko będzie uniknąć odpowiedzialności, bo świadomie zrobiliśmy coś, co było niedozwolone – mieliśmy jasną informację, że nie możemy tego robić,
- w związku z tym, że uniknięcie odpowiedzialności jest mało prawdopodobne, mocno się zastanowimy, zanim złamiemy zakaz – mogą nas za to czekać poważne konsekwencje,
- jeśli mimo wszystko złamiemy zakaz, będzie bardzo łatwo udowodnić naszą winę.
Podobnie jest z zapisami umowy.
Ważny element: kary umowne w umowie zlecenie
Co więcej, jeśli w umowie dodatkowo zapisaliśmy kary umowne, mamy kolejny konkret – kolejny argument, że nie warto łamać podpisanej umowy. Zyskujemy również narzędzie do zminimalizowania niekorzystnych skutków finansowych danego naruszenia.
Wysyłamy jasny sygnał, że do zapisów umowy podchodzimy „na poważnie” i nie ma co liczyć na to, że nie będzie nam się chciało dochodzić swoich praw.
Co, jeśli Twój salon już podpisał umowę zlecenie bez tych wszystkich kluczowych zapisów?
Co w sytuacji, w której masz już kogoś na umowie zlecenie, ale nie zadbałaś dotychczas o odpowiednie zapisy umowy? Umowy zlecenie zwykle mają stosunkowo krótki okres obowiązywania. Sprawdź, kiedy kończy się aktualna umowa i zaplanuj zmiany przy jej przedłużaniu. Zamiast tworzyć kolejny aneks do starej umowy lub podpisywać nową z identyczną jak zwykle zawartością, tym razem podejdź do sprawy inaczej – umieść w nowej umowie zapisy, które zapewnią Twojej firmie większą ochronę!
Jeśli koniec okresu obowiązywania umowy jest odległy, możesz zrobić jeszcze inaczej. Rozwiązać za porozumieniem stron dotychczasową umowę i podpisać nową, która będzie zawierała istotne dla Ciebie zapisy.
Pamiętaj, żeby wytłumaczyć współpracownikowi, z czego wynikają zmiany. Omów z nim poszczególne punkty, odpowiedz na pytania, rozwiej wątpliwości. Otwarta komunikacja jest bardzo ważna w pracy zespołowej!
Postaw na umowę, która kompleksowo zabezpieczy Twój salon kosmetyczny, fryzjerski!
Wszystko, o czym pisałam w tym artykule, uwzględniłyśmy, tworząc dla Ciebie NOWOŚĆ: Wzór umowy zlecenie dla salonu kosmetycznego (klik). Piszę „uwzględniłyśmy”, bo ponownie zaprosiłam do współpracy Ilonę Przetacznik, która jest radcą prawnym i współautorką wielu cenionych przez Was wzorów dokumentów zabezpieczających pracę salonów beauty 🙂
Dzięki naszemu wzorowi, który jest w 100% dopasowany do specyfiki pracy w salonie kosmetycznym i fryzjerskim, zadbasz o kluczowe z punktu widzenia bezpieczeństwa Twojej firmy sprawy, np.:
- zabezpieczenie danych klientek i tajemnicy przedsiębiorstwa,
- przeniesienie na Ciebie majątkowych praw autorskich do zdjęć wykonywanych w salonie, postów w social mediach,
- ciągłość pracy salonu w przypadku wypowiedzenia umowy,
- odpowiedzialność zleceniobiorcy za stan produktów i sprzętu, w które zainwestowałaś wiele tysięcy złotych i inne.
Umowa jest dostępna w dwóch wariantach:
- BASIC (klik) – wzór umowy + wiedza + odpowiedzi na pytania + wskazówki prawnika + lista aż 30 gotowych obowiązków dla zleceniobiorcy + klauzula RODO,
- PREMIUM (klik) – to, co w wersji BASIC + zgoda na przetwarzanie i rozpowszechnianie wizerunku zleceniobiorcy + wzór aneksu do umowy + wzór rachunku do umowy + wzór umowy powierzenia danych osobowych + wytyczne do kwestionariusza + dodatkowa klauzula RODO (dot. wizerunku zleceniobiorcy).
Zobacz szczegółowe porównanie obu wersji umowy zlecenie:
Sprawdź szczegóły:
