Dowiedz się, jak powinnaś zorganizować swoją pracę, żeby zapewnić gabinetowi stały dopływ lojalnych klientek!
Właściciel gabinetu kosmetycznego może być zarówno osobą, która wyłącznie zarządza firmą, jak i człowiekiem orkiestrą, który robi dokładnie wszystko od obsługi klientek, przez marketing, aż po mycie podłogi.
Ten artykuł piszę głównie z myślą o tej drugiej grupie, bo osoby, które mają na swoich barkach wiele zadań z zupełnie różnych dziedzin, często mają problem z tym, żeby się dobrze zorganizować. Dlaczego tak jest?
Nie koncentruj się wyłącznie na działaniu!
Mając na głowie mnóstwo spraw, często koncentrujemy się przede wszystkim na działaniu. Wydaje nam się, że im szybciej i sprawniej będziemy robić to, co mamy do zrobienia, tym szybciej skończymy i będzie „z głowy”. Niestety lub stety we własnej firmie zadania nigdy się nie kończą. Jeśli załatwimy sprawy pilniejsze, zaczynają nam o sobie przypominać drobiazgi, które kiedyś zostały przez nas odłożone na później… W tzw. „międzyczasie” zaczynają się ponownie nawarstwiać sprawy ważne lub pilne i tak w kółko.
Koncentrując się na działaniu, nie mamy pewności, że dobrze wykorzystujemy swój czas. Robimy najczęściej te rzeczy, które z różnych względów najbardziej domagają się naszej uwagi, np.:
- telefony i wiadomości od klientek,
- problemy zgłaszane przez pracowników,
- sprawy związane z terminami, które właśnie się kończą (np. płatność ZUS, faktury),
- rozmowy z przedstawicielami handlowymi, którzy się do nas „dobijają”,
- zamówienia kosmetyków, których za chwilę zabraknie,
- sprzątanie podłogi między klientkami,
- lektura czasopisma branżowego, które właśnie przyszło pocztą.
Koncentrując się na bieżących sprawach, zapominasz o rzeczach kluczowych dla rozwoju gabinetu!
Większość naszego czasu między klientkami wypełniają drobiazgi, które ani o centymetr nie posuwają naszej firmy do przodu. Są to sprawy (mniej lub bardziej) niezbędne dla sprawnego funkcjonowania gabinetu, ale z reguły nie mają żadnego związku z naszym rozwojem, budowaniem strategii i przewagi konkurencyjnej. Intensywnie pracujemy, nie mamy dla siebie nawet 5 minut, a i tak stoimy w miejscu. Praca zapewnia nam wprawdzie utrzymanie, ale robimy wiele w kierunku np. zwiększenia dochodów, zatrudnienia nowych osób, rozszerzenia oferty zabiegowej. Płyniemy sobie po prostu z nurtem, reagując wyłącznie na podszczypywania ze strony mniej lub bardziej poważnych, ale jednak bieżących spraw.
Pracownik, manager, właściciel – jak rozdzielić zadania?
Jako właścicielka gabinetu masz większą odpowiedzialność niż pracownik, czy manager. Jeśli pełnisz jednocześnie te 3 funkcje i nie masz nikogo do pomocy, tym bardziej musisz zadbać o oddzielenie od siebie tych 3 obszarów.
Upraszczając, bo można mieć np. różne koncepcje obowiązków zawodowych managera:
- ZADANIEM PRACOWNIKA jest bieżąca obsługa klientek i związane z tym dodatkowe czynności, np. utrzymanie porządku na stanowisku pracy.
- ZADANIEM MANAGERA jest zorganizowanie pracy gabinetu, ułożenie grafiku, zrobienie zamówień, koordynowanie pracy zespołu, wstawianie reklam itd.
- ZADANIEM WŁAŚCICIELA jest zadbanie o to, żeby każda z tych 3 osób miała pracę i mogła za nią otrzymać odpowiednie pieniądze.
Jakie obowiązki powinien wypełniać właściciel gabinetu beauty?
Właściciel gabinetu musi zadbać o:
- strategię rozwoju gabinetu,
- budowanie przewagi konkurencyjnej,
- budowanie wizerunku gabinetu,
- wzmacnianie lojalności klientek,
- „dopieszczanie” oferty zabiegowej,
- wprowadzanie nowych technologii,
- szkolenia i rozwój pracowników,
- strategię cenową,
- odpowiednio wysoką jakość obsługi klienta,
- płynność finansową,
- stworzenie rezerw finansowych na rozwój i na „czarną godzinę”…
Praktyczne konsekwencje są naprawdę poważne!
Brzmi to wszystko odrobinę górnolotnie, ale ma przełożenie na całkiem konkretne problemy. Jeśli nie zadbasz o te obszary, może się okazać, że z dnia na dzień stracisz sporą część (lub nawet całość) dochodu, bo:
- na Twojej ulicy powstanie nowy gabinet,
- odejdzie Twoja najlepsza pracownica, wraz z połową klientek,
- nieplanowany remont sprawi, że stracicie parking i klientki, które dojeżdżają samochodem, pójdą gdzie indziej,
- konkurencja obniży ceny,
- zachorujesz, nie miałaś odłożonej większej gotówki – 3 tygodnie przymusowej nieobecności w pracy sprawią, że nie masz na rachunki,
- zajdziesz w ciążę i okaże się, że nie ma Cię kto zastąpić, a zasiłek nie wystarczy, żeby się utrzymać itd.
Po co jeździć na konferencje, jeśli nie masz czasu wdrożyć nowej wiedzy?
Pewnie bywasz na różnych branżowych konferencjach, czytasz artykuły o różnych kosmicznych narzędziach marketingowych. Problem w tym, że po pierwszym zachwycie często przychodzi konfrontacja z rzeczywistością. No fajnie, że wiem np. jak tych moich pracowników motywować i sprawiać, żeby z dnia na dzień nie zostawili mnie na lodzie, ale NIE MAM CZASU tego wdrożyć w praktyce.
Nie zadbałaś, pracownik odszedł i masz teraz naprawdę duży problem do rozwiązania.
Musisz znaleźć czas na zadania WŁAŚCICIELA GABINETU. Inaczej będziesz rozpaczać na forum internetowym, że jakaś Kryśka robi paznokcie w domu za 3 dychy i tracisz przez nią klientki. Gdybyś miała dobrze poukładaną firmę, znalazła czas na rozwój, to ta „Kryśka” nie byłaby dla Ciebie żadnym zagrożeniem. Twoje klientki wychodzą z Twojego gabinetu maksymalnie „dopieszczone”, bo zadbałaś o procedury obsługi, wymyśliłaś pyszną smakową kawę, cudowny zapach w gabinecie… Mając czas na dopieszczanie detali sprawiasz, że jesteś o lata świetlne przed taką „Kryśką”. Masz klientki, które szukają jakości, doceniają jakość i co najważniejsze PŁACĄ ZA JAKOŚĆ!
To tak naprawdę tylko jeden z obszarów, które wymieniałam powyżej.
Budowanie przewagi konkurencyjnej wymaga czasu!
Dopieszczać i dopracowywać możesz tak naprawdę każdą dziedzinę funkcjonowania Twojej działalności. Weźmy choćby reklamy. Zamieszczasz np. płatną reklamę na Facebooku. Nie masz na to przeznaczonego czasu, więc wrzucasz i po tygodniu stwierdzasz, że to bez sensu, bo za drogo. A wystarczyło posiedzieć nad tym pół godziny, wrzucić 5 reklam zamiast jednej, za 2 dni wyłączyć 4 najdroższe i zostawić jedną najtańszą – kolejne 10 minut. Nowe klientki, niewielki wydatek – bilans dodatkowych 40 minut Twojego czasu.
Musisz mieć każdego dnia wygospodarowany czas na zadania związane z rozwojem salonu. Jeśli nie jesteś w stanie tego czasu zorganizować, zrezygnuj np. z jednej klientki, np. raz na dwa dni. Jeśli Twoje działania będą dobrze przemyślane i rozplanowane, gwarantuję Ci, że błyskawicznie odrobisz tę stratę i to jeszcze z ogromną nawiązką!
Jak to wszystko ugryźć w praktyce?
Odpowiedzią na to pytanie jest mój e-book Kobieta, firma i czas. Znajdziesz w nim 157 stron praktycznych wskazówek na temat planowania, organizacji i zwiększania swojej efektywności we wszystkich obszarach życia – w firmie, w domu, w rodzinie…
Kilka dni po premierze przeczytałam pierwszą opinię o e-booku, która sprawiła mi ogromną radość. Za zgodą autorki chciałabym się nią z Tobą podzielić:
Więcej informacji o e-booku znajdziesz TUTAJ.
Możesz również odtworzyć nagranie FB LIVE, na którym opowiadałam o organizacji pracy managera salonu beauty, a także o tym, co dokładnie znajdziesz w e-booku “Kobieta, firma i czas”:
