Dokumentacja zabiegowa w gabinecie beauty – co MUSISZ wiedzieć?

Dokumentacja zabiegowa w salonie beauty – co najczęściej umyka naszej uwadze podczas jej tworzenia? Co konkretnie powinno znaleźć się w wywiadzie, informatorze i zgodzie na wykonanie zabiegu kosmetycznego? Sprawdź!

Ten temat poruszaliśmy już wiele razy, ale bardziej w kontekście odpowiedzialności, powikłań i innych istotnych, ale wąskich tematów. Brakowało jednak wciąż bazy, która pomoże nam usystematyzować pewne zagadnienia. Pokazać, co, w jakiej kolejności i dlaczego akurat tak? Pora to nadrobić!

Współautorem artykułu jest radca prawny, były sędzia, dr nauk prawnych Marek Koenner, który od lat broni kosmetyczki i kosmetologów w sprawach sądowych.

Dokumentacja zabiegowa w salonie beauty – Jak ją prowadzić?

Zanim o konkretnych dokumentach, najpierw kilka ogólnych uwag:

• Dokumenty powinny być na tyle obszerne, żeby wyczerpać temat, ale również na tyle zwięzłe, żeby dało się je przyswoić.
• Nie ma, że podpisuję i „odfajkowane” – klientka musi się zapoznać z tym, co ma podpisać i musi to rozumieć. Twoim zadaniem jest upewnić się, że rzeczywiście tak jest.
• Im więcej dokumentów na piśmie, tym lepiej – w przypadku problemów prawnych, Twoja sytuacja będzie dużo lepsza.
• Jeśli klientka coś podpisuje, podpis powinien być czytelny.
• Zadbaj o odpowiednie zgody na przetwarzanie danych osobowych (w tym temacie odsyłam do licznych materiałów na blogu na temat RODO).

Najważniejsze: kolejność!

DOKUMENTACJA ZABIEGOWA W GABINECIE – KROK 1 – WYWIAD z klientką przed zabiegiem kosmetycznym

Wywiad rzecz święta – to wie chyba każda profesjonalistka. Dla porządku jednak krótko przypomnę:

• Wywiad jest niezbędny, aby dobrać odpowiedni zabieg do potrzeb, oczekiwań i stanu zdrowia klientki.
• Dobrze przeprowadzony wywiad pozwala nam uzyskać wiedzę na temat ewentualnych przeciwwskazań do wykonania zabiegu. Wiemy, czego nie robić, żeby nie zaszkodzić klientce.
• Wywiad pozwala nam się również zorientować w historii zabiegowej, reakcjach na zastosowane kosmetyki, sprzęt, efektach zabiegów – możemy działać skuteczniej.
• Jeśli zadamy takie pytania, dowiemy się również, jakie są zwyczaje klientki, jej styl życia, nawyki pielęgnacyjne itd. Będzie nam łatwiej dobrać pielęgnację domową, a także ponownie zwiększyć skuteczność wybranego zabiegu.

Można wymieniać i wymieniać, ale dziś skoncentrujemy się głównie na prawnych aspektach wywiadu.

Co powinno znaleźć się w wywiadzie przed zabiegiem, aby zabezpieczyć gabinet od strony prawnej?

Najważniejsze informacje:

• W wywiadzie muszą znaleźć się pytania, które pozwolą Ci wykluczyć wszystkie przeciwwskazania do wykonania zabiegu.
• Formularz do wypełnienia przez klientkę nie jest najlepszym rozwiązaniem – to Ty jako profesjonalistka powinnaś zadawać klientce pytania. W ten sposób możesz dostrzec zawahanie, niezrozumienie i inne drobiazgi, które pomogą Ci ustalić stan faktyczny, a których nie wychwyci „papier”.
• Czyli Ty pytasz i wypełniasz, a klientka czyta (czy wszystko się zgadza, czy wszystko jest jasne) i podpisuje.
• Ważne jest zadanie otwartych pytań, które pozwolą klientce powiedzieć o rzeczach, które ją niepokoją, mogą jej zdaniem mieć związek z wykonywanym zabiegiem.
• W wywiadzie powinno znaleźć się oświadczenie potwierdzające, że podane informacje są zgodne z prawdą.
• Kolejna sprawa to zobowiązanie do informowania o zmianach stanu zdrowia.
• Najlepiej, jeśli klientka przy każdej wizycie potwierdzi, że nic się nie zmieniło.

Potrzebujesz wywiadu, który zapewni Ci maksymalne zabezpieczenie? W sklepie znajdziesz stworzony przez nas wzór – TUTAJ.

DOKUMENTACJA ZABIEGOWA W GABINECIE – KROK 2 – INFORMACJA o zabiegu kosmetycznym

Wiesz już, że cała procedura zakończy się odebraniem od klientki zgody na wykonanie zabiegu. Aby ta zgoda była skuteczna, klientka musi wiedzieć, na co się zgadza, stąd konieczność przekazania jej informacji o zabiegu. 

Informacja o zabiegu – aspekty praktyczne

Od strony praktycznej – informacja o zabiegu służy:

• Przekazaniu klientce informacji (wiem, masło maślane) o tym, jak to wszystko w praktyce wygląda i jaki jest sens tego, co będziecie robić (cel i opis zabiegu). Dzięki temu klientka czuje się bezpieczniej, ma szansę zadać Ci dodatkowe pytania, wyjaśnić wątpliwości itd.
• Poinformowaniu o wskazaniach i przeciwwskazaniach – kolejny moment na weryfikację, czy to jest zabieg dla mnie, czy na pewno jest dla mnie bezpieczny, czy na pewno jest mi potrzebny.
• Poinformowaniu o możliwych powikłaniach – klientka musi mieć świadomość, że po zabiegu mogą wystąpić powikłania. Musi przeanalizować, czy korzyści z nim związane są na tyle dla niej ważne, że jest w stanie zaakceptować, że istnieje (choćby minimalne) ryzyko, że wystąpi jakaś nietypowa reakcja.
• Poinformowaniu o efektach zabiegu – to również bardzo ważne, żeby uczciwie powiedzieć, jakich efektów można się spodziewać, jak długo się one utrzymają, ile razy należy ewentualnie powtórzyć zabieg itd.
• Poinformowaniu o zaleceniach przed i po zabiegu – niektóre zabiegi wymagają specjalnego przygotowania, większość wymaga specjalnego traktowania skóry po zabiegu. Klientka musi przecież wiedzieć o istotnych sprawach, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo lub skuteczność zabiegu.

Informacja o zabiegu – aspekty formalne i prawne

Od strony formalnej:

• Aby zgoda na zabieg była skuteczna – powinnaś przekazać klientce wszystkie powyższe informacje.
• Musisz również w razie problemów udowodnić, że to zrobiłaś – stąd konieczność odnotowania tego faktu w dokumentacji zabiegowej.
• Ustna forma przekazania informacji o zabiegu nie jest najlepszym pomysłem – klientka może nie „zarejestrować” wszystkich informacji. Ty z kolei będziesz mieć problem z udowodnieniem, że je przekazałaś.
• Najlepsza jest forma pisemna – aby nie generować ton dokumentacji, informację o zabiegu możesz potraktować jako „załącznik”. W praktyce: klientka czyta informator oznaczony konkretnym numerem, a w zgodzie na zabieg odwołujesz się do tego konkretnego informatora.

W sklepie Gabinetu od zaplecza znajdziesz gotowe informatory zabiegowe do części zabiegów, stopniowo będą pojawiać się kolejne. Jeśli chcesz zobaczyć, które zabiegi są już opracowane, przejdź TUTAJ.

DOKUMENTACJA ZABIEGOWA W GABINECIE – KROK 3 – ZGODA na wykonanie zabiegu kosmetycznego

Zgoda jest najmniej „zabiegowym” i jednocześnie najbardziej „prawnym” elementem dokumentacji zabiegowej w gabinecie. Wszystko, o czym powinnaś wiedzieć Ty i klientka jest już „załatwione”. Teraz pora na ostateczne potwierdzenie, że wszyscy wszystko wiedzą, że wszystko się zgadza i że najprościej mówiąc: działamy!

Po co nam zgoda na wykonanie zabiegu?

Można pomyśleć: po co zgoda, przecież sam fakt przyjścia klientki do gabinetu oznacza zgodę. Jest w tym sporo racji. Jednak znów – w przypadku problemów, możesz mieć kłopot, żeby wykazać, że klientka zgodziła się właśnie na ten konkretny zabieg w tej konkretnej formie. Zawsze możesz usłyszeć, że ja myślałam, że to będzie inaczej itd.

Pisaliśmy wyżej, że zgoda jest najbardziej „prawnym” dokumentem. To coś w rodzaju podpisu pod aktem małżeństwa. Znamy się, kochamy, chcemy ze sobą spędzić życie, ale żeby to wszystko miało skutki prawne, trzeba ten podpis oficjalnie złożyć 😉

Co powinno się znaleźć w zgodzie na wykonanie zabiegu?

Co powinno się znaleźć w zgodzie na wykonanie zabiegu? Najważniejsze elementy:

• Zgoda na wykonanie zabiegu (co oczywiste).
• Odwołanie do przeprowadzonego wywiadu i rozmów, które przeprowadziłyśmy z klientką.
• Odwołanie do informacji o zabiegu, z którą klientka się zapoznała.
• Doprecyzowanie kwestii efektów – wiemy, że w przypadku wielu zabiegów kosmetycznych nie jesteśmy w stanie zagwarantować klientce efektu z taką precyzją, jak w przypadku innych usług, np. naprawy urządzenia.
• Zobowiązanie do stosowania się do zaleceń przed i po zabiegu.

To najważniejsze kwestie. Jeśli nie masz własnego wzoru, zajrzyj do sklepu – znajdziesz tam również wzór formularza zgody. W nim oprócz wymienionych wyżej informacji, znajdziesz jeszcze kilka dodatkowych, przydatnych w praktyce elementów. Wzór zgody na wykonanie zabiegu kosmetycznego znajdziesz TUTAJ.

Pamiętaj, że dobra dokumentacja zabiegowa w gabinecie beauty to bezpieczniejsze zabiegi i spokojniejszy sen właściciela! 

Wszystkie wzory dokumentów do wykorzystania w salonie beauty znajdziesz TUTAJ.