Jak podsumować rok w gabinecie, żeby wyciągnąć z tego wszystkiego naprawdę sensowne wnioski, które pomogą Ci rozwinąć skrzydła, pozyskać nowe klientki i zwiększyć swoje dochody? Mam dla Ciebie garść cennych wskazówek!

Co udało Ci się zrobić w tym roku?

Jeśli regularnie planujesz i wyznaczasz sobie cele, pierwszym krokiem rocznego podsumowania w Twoim gabinecie kosmetycznym powinno być zweryfikowanie, które z planów udało Ci się w zeszłym roku zrealizować, a na które nie starczyło czasu, sił lub energii. To strasznie ważne, bo czas leci naprawdę bardzo szybko. Jeśli nie założymy z góry, że w marcu wprowadzamy nowy zabieg, sprawa będzie nam się przeciągać pewnie nawet do maja. Konkretny plan to lepsza mobilizacja i możliwość weryfikowania efektów. Warto dodać, że takie podsumowania warto robić częściej niż raz w roku – po każdej większej akcji reklamowej. Jeśli nie miałaś na to czasu, warto to zrobić choćby na przełomie roku.

Odpowiedz sobie na pytania:

• Jakie akcje reklamowe planowałam na ten rok?
• Które z nich udało mi się zrealizować i w jakiej części? Ile % zakładanej sprzedaży udało się osiągnąć?
• Które zupełnie nie wyszły i dlaczego?
• Co w przyszłym roku mogę zrobić lepiej?
• Jakich błędów nie powtarzać?
• Które metody reklamy okazały się najbardziej skuteczne, a które najmniej?
• Co najczęściej rujnowało plany – brak czasu, zbyt późna realizacja, czy może za mało rąk do pracy?

Jak przenieść gabinet na wyższy poziom?

Wynotuj sobie odpowiedzi na te pytania i zachowaj je do przyszłego roku. Zapamiętaj jakie wnioski wyciągnęłaś i staraj się o nich pamiętać w kolejnych miesiącach. Jeśli np. miałaś dobrą ofertę, ale nie potrafiłaś jej odpowiednio zareklamować, przez co sprzedaż była marna, może warto podszkolić się w tej kwestii? Jeśli zupełnie nie masz czasu zajmować się reklamą, może warto zlecić to firmie zewnętrznej? To owszem kosztuje, ale jeśli wydasz 500 zł, żeby zarobić 3000 zł, to i tak będziesz 2500 zł na plusie, prawda? Warto mieć świadomość, że większe inwestycje (o ile są dobrze przemyślane) to szybka droga do większych zysków. Aby jednak decydować świadomie, musisz wiedzieć na czym stoisz i co nie działa. Do tego konieczne jest rzetelne podsumowanie roku i przeprowadzenie analizy finansowej.

Przełom roku to dobry moment, aby spojrzeć na sytuację gabinetu z lotu ptaka. Oderwać się na chwilę od gabinetowej, szarej codzienności i zastanowić się co sprawia, że nie jesteś w 100% zadowolona z tego co robisz. Czasami jedna mała zmiana sprawia, że wszystko zaczyna iść znacznie lepiej. Jeśli uda Ci się znaleźć brakujący trybik, Twój gabinet wreszcie nabierze rozpędu!

U mnie pozytywne zmiany zaczęły się w momencie, w którym zainwestowałam w swoją edukację (odbyłam porządne, kilkumiesięczne szkolenie biznesowe) i wreszcie wygospodarowałam czas na dokładne zaplanowanie swoich działań. Przestałam płynąć z nurtem bieżących obowiązków i zamiast na teraźniejszości, skupiłam się na przyszłości.

Jakie sukcesy osiągnęłaś?

Czy w ubiegłym roku wydarzyło się coś szczególnego, co sprawiło, że jesteś z siebie naprawdę dumna? Przyjrzyj się temu. Takie pozytywne akcenty często są dobrym punktem wyjścia do większych zmian. Co to może być?

• wprowadzenie nowego zabiegu, w którym zarówno Ty, jak i Twoje klientki po prostu się zakochałyście,
• odnalezienie swojej drogi zawodowej – już wiesz co w Twojej pracy najlepiej Ci wychodzi i sprawia największą przyjemność,
• wyróżnienie w branżowym konkursie, plebiscycie,
• występ w lokalnych mediach,
• uporządkowanie sytuacji w gabinecie – zmiany w zespole, który sprawiły, że wreszcie masz fajny, zaufany team, z którym świetnie się pracuje,
• zorganizowanie w gabinecie akcji charytatywnej,
• wygospodarowanie czasu dla siebie, dla rodziny – żeby się paliło i waliło, np. w każdą środę wychodzisz z pracy wcześniej.

Jeśli lepiej się czujesz w konkretnych zabiegach, a cała reszta jest dla Ciebie kamieniem u nogi, może warto pomyśleć o zmianie oferty, specjalizacji? Jeśli zdobyłaś nagrodę w ważnym konkursie, może warto popracować nad wystrojem, jakością obsługi, podnieść ceny i zarabiać stosownie do swoich eksperckich umiejętności? Jeśli zorganizowałaś świetną akcję charytatywną i przyniosło Ci to wiele pozytywnych emocji, może warto kontynuować ten zwyczaj? Są osoby, które z pomocy innym czerpią wiele energii do własnych działań…

Jak widzisz nawet sukces nie jest wystarczającym powodem do tego, żeby spocząć na laurach i odpuścić 😉 Często takie małe, pozytywne akcenty są motorem do kolejnych pozytywnych zmian. Wyznaczają nam kierunek, którym warto podążać w kolejnych miesiącach, żeby w konsekwencji wspiąć się jeszcze wyżej!

Jak podsumować kwestie finansowe?

Do tej pory mówiłyśmy głównie o takich bardziej ogólnych lub niezbyt namacalnych aspektach rocznego podsumowania w gabinecie kosmetycznym. Teraz skupimy się na konkretach, czyli na podsumowaniach finansowych. Pewnie większość z Was słysząc „podsumowanie finansowe” oblewają zimne poty 😉 Brzmi to prawda odrobinę przerażająco, ale w rzeczywistości nie jest to skomplikowane. Kluczowa jest systematyczność w notowaniu pewnych danych, bo nie mając zanotowanych np. comiesięcznych dochodów, ciężko stwierdzić czy w rzeczywistości zarabiamy więcej czy mniej.

Oczywiście wiemy, ile pieniędzy zostaje nam w kasie, ale to nie jest zbyt miarodajna informacja. Zawsze są jakieś mniej lub bardziej pilne wydatki. Są ludzie, którzy zarabiają kilkadziesiąt tysięcy miesięcznie, a i tak się zadłużają. Ważne jest, żeby wiedzieć ile pieniędzy nam ucieka i na co konkretnie. Można zarabiać mniej, ale rozsądnie gospodarować finansami i mieć zapas na gorsze miesiące. Można zarabiać więcej i wszystko (czasami nie do końca rozsądnie) wydawać. Oczywiście nie ma w tym nic złego, w końcu to Twoje pieniądze i możesz robić z nimi co chcesz. Ważne, żeby być świadomym, skąd się biorą ewentualne braki w kasie. Tylko wtedy możesz podjąć odpowiedzialną decyzję czy inwestujesz w rozwój gabinetu, czy jest dobrze tak jak jest i możesz sobie odpuścić wydając więcej pieniędzy.

Za mało zarabiam czy za dużo wydaję?

Jeśli notorycznie brakuje Ci gotówki, analiza finansowa jest absolutną koniecznością. Musisz wiedzieć czy za mało zarabiasz, czy za dużo wydajesz i ewentualnie na co. A może jedno i drugie? Nie dowiesz się tego bez dokładnych wyliczeń, a co za tym idzie nie poprawisz na stałe swojej sytuacji.

Jak się zabrać za wyliczenia?

Warto policzyć dane w następujących obszarach:

• obroty gabinetu,
• koszty gabinetu,
• dochody,
• liczba klientek,
• proporcja – stare-nowe klientki.

Które obszary warto analizować?

1) Obroty i zyski w gabinecie kosmetycznym

Podlicz wpływy, koszty i zyski z całego roku i z każdego miesiąca osobno. Wyniki porównaj z danymi z zeszłego roku. Są wyższe? Wspaniale! Sprawdź które miesiące były najlepsze i co miało na to wpływ? Może zrealizowałaś wyjątkowo skuteczną kampanię reklamową? Warto ją w przyszłym roku powtórzyć. Wynik jest gorszy niż się spodziewałaś? To wina mniejszej ilości klientek, tańszych zabiegów, a może wyższych kosztów? Czy wszystkie koszty były uzasadnione? Jak wygląda kwestia sprzedaży pielęgnacji domowej? Zarabiasz na niej? Jeśli nie, to może czas zrezygnować lub zrobić coś co wreszcie rozrusza sprzedaż?

2) Klientki salonu kosmetycznego

Jak wygląda ilość klientek? Jest ich więcej czy mniej niż w ubiegłym roku? Więcej? Czyja to zasługa? Mniej? Kiedy klientek było najmniej – czy w tym czasie zdarzyło się coś ważnego? Może ta sytuacja miała związek ze zmianami kadrowymi? Może pojawiła się nowa konkurencja? Które zabiegi cieszą się największa popularnością, które najmniejszą? Z czego to wynika? Z kiepskiej skuteczności, wysokiej ceny, czy może braku odpowiedniej reklamy?

3) Zabiegi kosmetyczne – analiza zyskowności

Na które zabiegi masz najwięcej klientek? Czy są to zabiegi na których dużo zarabiasz? Które zabiegi cieszą się najmniejszym powodzeniem? Czy są to zabiegi warte promowania? Może pora na odświeżenie oferty? Czy masz w gabinecie sprzęty, które zamiast zarabiać, po prostu się kurzą? Ile na tym tracisz w skali miesiąca i roku? Co możesz zrobić, żeby w 100% wykorzystać potencjał, którym dysponujesz? Jak możesz lepiej wykorzystać swój czas pracy, żeby zarabiać więcej?
Masz już pierwsze wnioski. Wiesz które zabiegi warto promować, a których być może należy pozbyć się z oferty, co spowodowało wzrost liczby klientek, a jakie czynniki przyczyniły się do zmniejszenia zainteresowania Twoimi usługami itd.

4) Pracownicy gabinetu kosmetycznego

Którzy pracownicy zarobili dla salonu najwięcej? Czy zostali odpowiednio wynagrodzeni? Kto przynosi Ci najmniej zysku? Czy wiesz dlaczego tak się dzieje? Czy odpowiednio motywujesz pracowników? Czy zasady wynagradzania są jasne, sprawiedliwe i motywujące? Jaki jest godzinowy koszt Waszej pracy? Ile jesteście w stanie zarobić w godzinę? Co możecie zrobić, żeby poprawić te wyniki?

5) Reklama salonu kosmetycznego

Które działania reklamowe były najskuteczniejsze, które okazały się niewypałem? Która forma reklamy okazała się najtańsza, a która najdroższa? Czy koszt ma przełożenie na efektywność? Jaka forma reklamy zajmuje najwięcej czasu? Czy nakłady pracy są uzasadnione biorąc pod uwagę efekty?

6) Rozwój gabinetu kosmetycznego

Co w tym roku zrobiłaś, aby rozwinąć się zawodowo? Wprowadziłaś do oferty nowe zabiegi? Czy to była dobra decyzja? Uczestniczyłaś w specjalistycznych szkoleniach? Czy wykorzystujesz w pracy zdobytą na nich wiedzę i umiejętności? Jak rozwinął się Twój zespół? Czy ustaliłaś sobie jasne cele na 2016 rok? Które z nich udało Ci się zrealizować? Które pomysły wprowadzone w życie okazały się niewypałem? Jakie były tego przyczyny?

Jak wyciągać odpowiednie wnioski z analiz?

Aby mieć naprawdę sensowny materiał do przeanalizowania, jak już wcześniej pisałam, warto wypisać każdy miesiąc osobno, a następnie podsumować cały rok. Jeśli masz dane z zeszłego roku, porównaj poszczególne miesiące: styczeń 2016 ze styczniem 2017 itd. a następnie cały 2016 z całym 2017.

Co Ci to da? Poniżej kilka przykładów:

• jeśli Twoje dochody systematycznie rosną, jest duża szansa, że wszystko idzie w dobrym kierunku, jeśli spadają, to albo coś jest nie tak, albo np. dużo inwestujesz i po prostu trzeba zaczekać na efekty (to wyjaśni się po przeanalizowaniu kosztów),
• jeśli masz dużo klientek, ale brakuje nowych osób, to z jednej strony dobrze, bo stałe klientki są zadowolone z Twoich usług, ale warto również pomyśleć o przyszłości i zdobywać choć trochę nowych klientek – stare się mogą zacząć wykruszać,
• jeśli masz dużo klientek, ale dochody są małe, to powinnaś przyjrzeć się kosztom (może są za duże) i swoim cenom (może są zbyt niskie),
• jeśli masz wysokie koszty, to warto poszukać możliwości ich ograniczenia, wtedy dochody wzrosną bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.
• itd.

Zrobienie sobie tabelek z tymi wszystkimi danymi bardzo często sprawia, że doznajemy nagłego oświecenia. Wszystko widać jak na dłoni – gdzie są pieniądze i gdzie ich brakuje. Bez tego nie ma mowy o rozsądnym planie na kolejny rok. Nie wiedząc co wymaga naprawy, będziesz działać na ślepo i znowu nic z tego nie wyjdzie. Wyobrażasz sobie hydraulika, który nie sprawdza, z której rurki cieknie, tylko wymienia jakąś losową? Właśnie w ten sposób działa wielu właścicieli gabinetów kosmetycznych. Zamiast sprawdzić co jest nie tak, działają z doskoku i na ślepo. To chyba w rzeczywistości gorsze niż nie robienie niczego – wtedy przynajmniej nie mamy złudnego poczucia, że robimy coś co posunie nas do przodu…

Jeszcze kilka przykładów, wprawdzie z ubiegłego roku, ale myślę, że fajnie obrazują one to co opisałam powyżej, dlatego postanowiłam je przypomnieć:

PRZYKŁAD 1: W kwietniu i maju Twoje wyniki były znacznie gorsze niż rok temu. W tym samym czasie zdecydowałaś się wprowadzić do oferty nowy zabieg. Byłaś na drogim szkoleniu i kupiłaś drogi sprzęt, co spowodowało kilka dni nieobecności i brak funduszy na reklamę salonu. Twoje pracownice nie mogły Cię zastąpić, bo w tym czasie miały prywatne zobowiązania. Nowego zabiegu nie reklamowałaś tak, jak chciałaś, bo mniejsza ilość klientek przełożyła się na mniejsze dochody i dalsze uszczuplenie budżetu. Nowy sprzęt nie zwrócił się do tej pory, ale po wakacjach udało Ci się wyjść na prostą.

WNIOSEK: Nie byłaś przygotowana do tej inwestycji. Nie miałaś odłożonych funduszy, które pozwolą Ci zainwestować w promocję nowego zabiegu. Nie rozplanowałaś całej operacji i nie zapewniłaś sobie zastępstwa na nieobecność. Nie dość, że nie zarobiłaś dodatkowo, to zaniedbałaś klientki, które w tej chwili przynoszą Ci dochody.

Co mogę zrobić, żeby w przyszłym roku sytuacja się poprawiła?

Wprowadzanie zabiegu powinno być dobrze przygotowane i dokładnie rozplanowane – pozwoli Ci to przewidzieć możliwe problemy i przygotować się na nie. Inwestycja powinna poprawić Twoją sytuację, a nie ją pogorszyć. Jeśli planujesz inwestycje na przyszły rok, przygotuj się do nich. Już dziś rozpisz wstępny plan działania i zacznij odkładać dodatkowe fundusze. Uzgodni z pracownikami zastępstwa na mniej lub bardziej przewidziane sytuacje.

PRZYKŁAD 2: W tym roku wydałaś sporo na reklamę. Ulotki, 6 reklam w lokalnej prasie i reklama internetowa w ramach współpracy z siłownią. Reklama prasowa nie przyniosła praktycznie żadnych efektów. Ulotki owszem, ale mniejsze niż oczekiwałaś. Prawdziwym hitem okazała się współpraca z siłownią. Zapłaciłaś jedynie za druk voucherów i grafikę na stronę internetową. Pojawiło się wiele nowych klientek, które zostały na stałe.

WNIOSEK: W Twoim przypadku najskuteczniejsza i najtańsza okazała się reklama związana z nawiązaną współpracą.

Co mogę zrobić, żeby w przyszłym roku sytuacja się poprawiła?

Odpuść na razie formy reklamy, które nie zdały egzaminu. Zapisz swoje refleksje dotyczące możliwych przyczyn niepowodzenia i zachowaj je na przyszłość. Teraz jednak skup się na tym co przyniosło najlepsze rezultaty. Kontynuuj istniejącą współpracę z siłownią. Nawiąż nowe współprace i testuj nowe kanały reklamy. Być może odkryjesz, że istnieje wiele alternatywnych, bardzo skutecznych metod promocji.

Nowy Ebook – audyt finansowy gabinetu kosmetycznego

Jeśli chciałabyś zrobić bardziej szczegółową analizę wszystkich obszarów finansów gabinetu i otrzymać więcej wskazówek na temat wyciągania wniosków na przyszłość, rozważ proszę zakup mojego nowego e-booka: AUDYT FINANSOWY GABINETU KOSMETYCZNEGO. Tak w telegraficznym skrócie: jeśli podobał Ci się ten artykuł, to e-book pomoże Ci zrealizować w praktyce wszystko, o czym pisałam powyżej. Więcej informacji na temat e-booka znajdziesz TUTAJ.