Masz wolną chwilę, ale zupełnie nie wiesz w co włożyć ręce? Chcesz zaplanować działania na kolejny rok, ale nic nie przychodzi Ci do głowy? Trzeba zrobić zamówienie, ale nie masz czasu spisać czego brakuje? Mam rozwiązanie, które zrewolucjonizuje Twoją pracę i poprawi organizację w salonie kosmetycznym!
Kilka sekund do poprawy organizacji w salonie kosmetycznym!
Ze względu na chroniczny brak czasu i nadmiar obowiązków mamy bardzo szkodliwą skłonność do odkładania na później rzeczy, które nie walą się w danej chwili na głowę. W ten sposób umykają nam bardzo ważne drobiazgi, co skutkuje wszechobecnym bałaganem. Nie tylko wokół nas, ale przede wszystkim w naszej głowie. Zaległe sprawy nawarstwiają się i przytłaczają nas swoim ciężarem. Wydają się zupełnie nieogarnialne. Okazuje się jednak, że wystarczy klika sekund dziennie i odrobina konsekwencji, żeby raz na zawsze opanować bałagan i oczyścić głowę ze zbędnych informacji!
PRZYKŁAD 1. Klientek jakby mniej – trzeba pomyśleć o reklamie. Masz sporo pomysłów, ale żeby to wszystko przemyśleć i przeanalizować potrzeba całej masy wolnego czasu, którego oczywiście nie masz. Pomysłów krąży w głowie coraz więcej, a Ty czujesz się coraz gorzej. Masz wrażenie, że stoisz w miejscu, ale nie wiesz jak ugryźć temat, żeby ruszyć do przodu. Tygodnie mijają, a Ty nadal jesteś w punkcie wyjście i czekasz na… No właśnie na co?
PRZYKŁAD 2. Na dzień przed zabiegiem okazuje się, że brakuje maski. Pora na szukanie winnych. Po śledztwie niczym z W11 okazuje się (albo i nie) kto zawalił, ale w gruncie rzeczy to nieistotne, bo i tak musisz osobiście jechać do hurtowni, tracąc 2 godziny na stanie w korkach. Po umoralniającej pogadance jesteś pełna wiary w to, że sytuacja się nie powtórzy. Do następnego razu…
PRZYKŁAD 3. Przyszła pora płacenia rachunków. Pensje, zusy, księgowa… Zaraz, zaraz co jeszcze? Chwila, gdzie są faktury z ostatniego miesiąca? Nie ma… Ok, sprawdzę listę transakcji z banku. Na co ja tyle wydałam?! Czy to zamówienie już przyszło? Przecież opłaciłam je 2 tygodnie temu – przelew poszedł na bank – przecież widzę! Już 15.00?! Zaraz przyjdzie klientka… Ok, skończę jutro. JUTRO. Wczoraj zapłaciłam chyba zus, pensje i rachunek za prąd. Co mi jeszcze zostało? Gdzie są te cholerne faktury?! Brzmi znajomo?
Ok. Koniec pogrążania się w chaosie! Pora wyjść na prostą!
Metoda jest banalnie prosta i zajmie Ci zaledwie kilka sekund dziennie. Zrób listy rzeczy, które:
- najczęściej Ci umykają,
- są powodem największego zamieszania,
- robisz cyklicznie, a konieczność pamiętania o nich jest wyłącznie stratą energii,
- dotyczą tematów, które ze względu na swoją złożoność nie mogą doczekać się realizacji, a są ważne z punktu widzenia rozwoju Twojego gabinetu.
Raz zrobione listy wystarczy regularnie uzupełniać. Nie masz przecież miliona pomysłów ma minutę. Jeśli coś wpadnie Ci do głowy, po prostu to zapisz – od razu. Zajmie Ci to zaledwie kilka sekund!
Zebrałam dla Ciebie przykłady list, które możesz wykorzystać w gabinecie kosmetycznym. Jeśli masz inne pomysły, pisz w komentarzu, a dopiszemy je i stworzymy naszą wspólną LISTĘ LIST! 🙂
LISTY ZADAŃ DO WYKORZYSTANIA W GABINECIE KOSMETYCZNYM:
1) Lista cyklicznych płatności – czynsz, ZUS, pensje, rachunki (prąd, woda, ogrzewanie itd.), raty leasingu czy kredytu, podatki, usługi (księgowa, terminal, sterylizacja) itd. Tam gdzie możesz, ustaw koniecznie stałe zlecenia w banku. Jeśli robisz płatności w różne dni miesiąca, rozpisz je datami, dopisz kwoty przy płatnościach o stałej wysokości. Zrób od razu listy na cały rok (możesz zostawić kilka linijek, na ewentualne dodatkowe zobowiązania). Jak to przyspieszyć? Zrób jedną listę, a w nagłówku napisz „miesiąc ………” – wydrukuj x 12. Przy każdej pozycji zrób kwadracik na „ptaszek” – jeśli coś Ci przerwie, będziesz wiedziała co już zostało zapłacone. Po „odfajkowaniu” wszystkiego wyrzuć listę i jednocześnie wyrzuć ze swojej głowy myślenie o rachunkach! Jeśli wolisz mieć wszystko w jednym miejscu, zrób sobie grafik-tabelkę płatności na cały rok na 1 kartce.
Swoją pierwszą listę umieść w LISTOWNIKU – u mnie to skoroszyt, do którego wpinam sobie nowe listy. Jest lekki, miękki i giętki – mogę go bez problemu schować do torebki. Jeśli nie masz zamiaru urządzać wędrówek z listownikiem, sprawdzi się również cienki segregator (wygodniejszy, bo nie trzeba wszystkiego wyciągać, żeby włożyć coś na koniec). Do listownika będziesz wkładać wszystkie nowe listy. Możesz zrobić 3 listowniki:
- prywatny – dotyczący Twoich zadań domowych, planów, marzeń, książek do przeczytania, filmów do obejrzenia, zakupów do zrobienia na kiedyś itd.,
- własny służbowy – umieścisz w nim sprawy gabinetowe, które załatwiasz osobiście,
- gabinetowy – dostęp do niego będą mieli również pracownicy, którzy będą z niego oczywiście regularnie korzystać.
Jeśli pracujesz sama, zrób sobie 3w1 – poszczególne obszary rozdziel kolorowymi przekładkami.
2) Lista rzeczy do zrobienia w gabinecie – tej listy nie rób, bo i tak jej nie zrealizujesz. Żeby było skutecznie, musi być konkretnie! 😉
3) Lista rzeczy do zrobienia w wolnej chwili – na 5 minut i kolejne: 15 minut, 30 minut, godzina itd. Zrób sobie własny zestaw według potrzeb. Chodzi o to, żeby:
- wykorzystywać wolne chwile, nawet te najdrobniejsze = nie marnować czasu,
- ruszyć do przodu z drobnymi, ale niezbyt pilnymi rzeczami, na które zawsze jest czas i nigdy nie ma czasu,
- wyrzucić z głowy drobiazgi, które niepotrzebnie zaprzątają Twoje myśli.
Podzielenie zadań ze względu na czas potrzebny do ich wykonania pozwoli Ci uniknąć odkładania na później. Masz wolne 15 minut? Zamiast marnować 10 min. na zastanawianie się co by tu zrobić i kolejne 15 min. na zrobienie sobie kawy, po prostu zaczniesz działać!
Poniżej znajdziesz przykładową listę czynności, które zwykle można zrobić w czasie maksymalnie 5 minut.
Kluczem do sukcesu jest regularne uzupełnianie takich list. Musisz mieć je zawsze pod ręką i zapisywać rzeczy, które wpadną Ci do głowy. Jak tylko masz chwilę, działasz, wykreślasz i masz poczucie dobrze wykonanej roboty! Taka systematyczność procentuje. Bardzo szybko zauważysz, że „marnowanie czasu” na robienie list pozwoli Ci uporządkować wiele spraw i paradoksalnie da wiele dodatkowego czasu, który będziesz mogła bez wyrzutów sumienia wykorzystać na rzeczy, które sprawiają Ci przyjemność!
4) Lista – grafik – kolejne zastępstwo dla mało konkretnej listy nr 2. Tutaj chodzi o wypisanie czynności, które wykonujemy regularnie – podobnie jak w przypadku płatności. Mogą to być konkretne listy dotyczące danego tematu, np. sprzątania lub bardziej ogólne dotyczące różnych aspektów pracy w gabinecie. Jeśli wybierzesz ogólne zagadnienia, podziel stronę na mniejsze działy tematyczne.
PRZYKŁAD 1. Możesz stworzyć listę sprzątania w gabinecie. Dla całego salonu lub oddzielnie dla konkretnych osób. Wpisujesz tam konkretne czynności, np. umycie podłogi wraz z osobą odpowiedzialną i informacją o terminie, np. w każdy poniedziałek i środę. Możesz robić listy do odhaczania i wyrzucania lub listę – ściągawkę, którą dodatkowo możesz powiesić w pokoju socjalnym. Pamiętaj jednak, że odhaczanie poprawia efektywność, więc nawet kosztem konieczności dodatkowego druku warto z niego korzystać.
PRZYKŁAD 2. Możesz również dla siebie i każdego z pracowników stworzyć listę obowiązków z podziałem na dni tygodnia.
5) Lista pomysłów na rozwój salonu – tutaj zapisuj pomysły na nowe zabiegi, usprawnienia pracy, niespodzianki dla klientek itp. Możesz dodatkowo stworzyć listę pomysłów na urodziny salonu, dzień otwarty.
6) Lista pomysłów marketingowych – analogicznie do poprzedniego punktu. Notuj tutaj wszystko co przyjdzie Ci do głowy. Nie selekcjonuj pomysłów – zrobisz to planując kampanię reklamową. Chodzi o to, żeby żaden pomysł Ci nie umknął i żebyś oczyściła głowę z natrętnych myśli.
Podobają Ci się moje przykładowe listy? Na końcu artykułu znajdziesz niespodziankę! 🙂
7) Lista kontaktów – zapisuj na niej osoby, które mogą Ci pomóc w promocji salonu, osoby, z którymi możesz nawiązać współpracę. Pomysły są ulotne, a wizytówki lubią się gubić. Jeśli będziesz miała wszystko w jednym miejscu, tzn. w swoim LISTOWNIKU, będziesz mogła szybko przejrzeć pomysły i wybrać najciekawsze z nich. To znacznie przyspieszy realizację Twoich planów.
8) Lista kosmetyków do zamówienia – możesz na niej umieścić nazwę kosmetyku, ilość sztuk, datę zamówienia, ewentualnie nazwę hurtowni/przedstawiciela, danymi kontaktowymi itd. (dane kontaktowe do przedstawicieli mogą być na osobnej liście). Możesz ją powiesić w pokoju socjalnym i zobowiązać pracowników do codziennego wypisywania braków. Boisz się, że będą o tym zapominać? Zrób dzienną listę na cały miesiąc z koniecznością wpisania zamówienia lub adnotacji, że nie trzeba nic zamawiać.
9) Lista rzeczy, które może zrobię kiedyś – to jest lista rzeczy, których raczej nie zrealizujesz. Po co w takim razie ją robić? Tę listę potraktuj jako takie archiwum albo piwnicę, do której wkładasz wszystkie rzeczy, które może kiedyś się przydadzą lub raczej się nie przydadzą, ale szkoda Ci z nich nieodwołalnie rezygnować. Co może się znaleźć na takiej liście? Ciężko podać przykład, bo dla każdego będzie to coś innego. Zmiana wystroju salonu – dla jednej osoby będzie planem na wieczne nigdy, dla innej marzeniem, które koniecznie trzeba zrealizować, tylko może w nieco późniejszym terminie. Jeśli masz wątpliwości zrób po prostu 2 listy – długoterminowych planów obejmujących mniej istotne obszary i listę spraw do przemyślenia „na kiedyś” lub „na nigdy”.
10) Lista planów na kolejny rok – wypisz wszystko, co przychodzi Ci do głowy. Lista będzie na pewno bardzo ogólna, ale przyda Ci się przy lekturze mojego kolejnego artykułu, w którym podpowiem Ci jak skutecznie zaplanować kolejny rok w salonie i co zrobić, żeby „noworoczne postanowienia” w tym roku wreszcie się spełniły!
Co zrobić, żeby listy naprawdę ułatwiły organizację w gabinecie kosmetycznym?
Musisz ich pilnować jak oka w głowie, jak swojego największego skarbu! Jeśli raz je porzucisz, pokażesz im, że nie są ważne, a one schowają się przed Tobą już na zawsze! Nie możesz do tego dopuścić! Widzisz oczami wyobraźni uroczą listę, która patrzy na Ciebie z nadzieją swoimi wielkimi oczami? 😉
Cały bajer ze skutecznością list polega na tym, żeby o nich pamiętać i regularnie je uzupełniać. Tylko tyle i aż tyle! Jeśli odpuścisz sobie już na początku, lista szybko wyląduje w jakimś ciemnym, zakurzonym zakamarku gabinetu i nici z organizacji. Zmuś się albo zmotywuj, żeby wytrwać w notowaniu przynajmniej miesiąc. Możesz sobie za to obiecać jakiś fajny prezent – np. nową sukienkę. Po tym czasie notowanie powinno wejść Ci w nawyk, tym bardziej, że zaczniesz już zauważać pierwsze efekty swoich wysiłków!
Wskazówki techniczne, które przydadzą się przy tworzeniu list:
- Listy rób najlepiej na papierze lub w mobilnej aplikacji – chodzi o to, żeby mieć je zawsze pod ręką, bez konieczności włączania komputera, grzebania w plikach itd. Osobiście polecam papier, ręczne robienie ptaszków i obserwowanie efektów swoich wysiłków jest bardzo motywujące.
- Rób listy, które nie wyglądają jak zwykły plik z worda. Wybierz jakąś fikuśną czcionkę, zrób ramkę lub inny element, która sprawi, że lista będzie wyglądała wyjątkowo. Będziesz miała do niej większy „szacunek” – trudniej będzie Ci ją porzucić! 😉
- Zrób sobie miejsce na „ptaszki” – pisałam już, że ich robienie jest bardzo motywujące. Jak łatwo zrobić ptaszek? Poniżej instrukcja jak to zrobić w wordzie.
Możesz również wpisać w google „kwadrat”, kliknąć „grafika”, skopiować obrazek, który wyskoczy, wkleić go do edytora tekstu i zmniejszyć, a następnie kopiować i wklejać w kolejnych punktach.
Na koniec mam dla Ciebie prezent – plik z gotową do wydrukowania listą nr 5 (pomysły na rozwój salonu) i 6 (pomysły marketingowe)! Znajdziesz je TUTAJ.
Jaką listę powinnam Twoim zdaniem dopisać do mojego zestawienia? Co jeszcze może Ci się przydać w codziennej pracy? Daj znać w komentarzu!
