Dokumentacja dla salonu w czasach KORONAWIRUSA – PAKIET

Jak zwiększyć bezpieczeństwo pracy po otwarciu salonu beauty?

Zobacz listę dokumentów, które zwiększą Twoje bezpieczeństwo po powrocie do pracy w salonie! W obecnej sytuacji warto uzupełnić standardową dokumentację klientki o ankiety, o oświadczenia i procedury, które nie tylko zwiększą bezpieczeństwo pracy, ale również zapewnią Ci ochronę przed ewentualnymi roszczeniami klientek!

Wykorzystaj czas, który pozostał do otwarcia salonów, aby przygotować się do możliwie bezpiecznej i spokojnej pracy!

Tarcze już były… My mamy dla Ciebie prawdziwą zbroję!

Wspólnie z radcą prawnym Markiem Koennerem, który od lat broni kosmetyczki i kosmetologów w sprawach sądowych, przygotowaliśmy dla Ciebie zastaw dokumentów, które warto wprowadzić do swoich standardów pracy w kolejnych miesiącach.

W skład pakietu DOKUMENTACJA DLA SALONU W CZASACH KORONAWIRUSA wchodzą następujące dokumenty:

• Ankieta oceny ryzyka zakażenia SARS-CoV-2 z oświadczeniami dla klientki,
• Procedura postępowania w warunkach zagrożenia zakażeniem SARS-CoV-2,
• Karta zabiegowa w warunkach zagrożenia zakażeniem SARS-CoV-2,
• Dzienny wykaz przyjętych klientów,
• Oświadczenie dla pracowników.

Otrzymujesz również:

• e-booka z dokładnymi instrukcjami i wskazówkami,
• informację dla klientek do publikacji na www, w mediach społecznościowych, w newsletterze itd.,
• informację do wywieszenia na drzwiach salonu,
• 33 strony wskazówek, wyjaśnień i odpowiedzi na pytania dotyczące bezpiecznej pracy w czasach koronawirusa oraz praktycznego wdrażania zabezpieczeń i procedur sanitarnych.

Aby ułatwić Ci sprawny powrót do pracy, do pakietu dołożyliśmy kolejne materiały:

• Przygotowanie salonu do otwarcia – LISTA KONTROLNA,
• Przygotowanie pracowników do otwarcia – LISTA KONTROLNA,
• Pracownik przychodzi do pracy – PROCEDURA,
• Zasady organizacji spotkań z pracownikami – INSTRUKCJA,
• Wzór listy miejsc i powierzchni wymagających dezynfekcji,
• Dokumentacja dezynfekcji i sprzątania – TABELKA,
• Informacje dla klientek – LISTA KONTROLNA,
• Pakiet dokumentów TELEPORADY – instrukcje wdrożenia, zgody i informacje dla klientki.

W sumie aż 19 dokumentów i 78 stron materiałów!

Co więcej, pracujemy nad kolejnymi bonusami, które otrzymasz bezpłatnie!

Poniżej znajdziesz dokładne opisy zabezpieczeń, które dają Ci poszczególne dokumenty z pakietu. Jest tego sporo, ale nie martw się. W materiałach znajdziesz informację, które dokumenty są wymagane, zalecane, a które opcjonalne i w jakich sytuacjach je zastosować.

DOKUMENT 1 – Ankieta oceny ryzyka zakażenia SARS-CoV-2

Taką ankietę przeprowadzasz z klientką telefonicznie przed umówieniem jej na wizytę. Od wyników ankiety zależy, czy będziesz mogła umówić klientkę. Głównym celem ankiety jest wychwycenie klientek, które stanowią dla Ciebie, Twoich pracowników i klientów potencjalne źródło zakażenia.

Podczas wizyty w salonie klientka składa podpis pod ankietą i dołączonymi do niej oświadczeniami. Jeśli wyniki ankiety uniemożliwią umówienie wizyty, ustalacie wspólnie termin przeprowadzenia kolejnej ankiety.

W ankiecie oprócz pytań do klientki są trzy rodzaje oświadczeń:

• potwierdzenie prawdziwości przekazanych w ankiecie informacji,
• potwierdzenie świadomości klientki, że mimo zastosowania najwyższych środków bezpieczeństwa, nadal istnieje pewne ryzyko zakażenia,
• zgoda na zabieg mimo zwiększonego ryzyka.

DOKUMENT 2 – Procedura postępowania w warunkach zagrożenia zakażeniem SARS-CoV-2

Znajdziesz w niej informacje na temat:

• sposobu umawiania wizyt,
• sposobu przeprowadzania wywiadu telefonicznego,
• kolejności wypełniania dokumentów,
• organizacji pracy w salonie – odstępy między wizytami,
• zaleceń i kolejności czynności w chwili przyjścia klientki do salonu,
• sposobu postępowania po zakończeniu zabiegu,
• wypełniania dokumentacji po wizycie.

DOKUMENT 3 – Karta zabiegowa w warunkach zagrożenia zakażeniem SARS-CoV-2

Głównym celem stworzenia dodatkowej karty zabiegowej jest udokumentowanie podejmowanych przez Ciebie środków bezpieczeństwa w związku z zabiegiem wykonanym tej konkretnej klientce (dezynfekcja, sterylizacja, zastosowane środki ochrony osobistej dla Ciebie i dla klientki). Wpisujesz tam również wynik pomiaru temperatury ciała klientki.

Chodzi o to, żebyś w razie problemów mogła pokazać taką kartę i powiedzieć:

Proszę bardzo – zrobiłam absolutnie wszystko, co się dało, żeby podczas zabiegu nie doszło do zakażenia.

To bardzo istotne, ponieważ spotykając się z oskarżeniem ze strony klientki, która ma dowód np. w postaci pozytywnego testu i paragonu za wizytę, sama również musisz mieć dowody.

Po wizycie klientka składa podpis pod kartą zabiegową, potwierdzając jednocześnie zgodność zadeklarowanych przez Ciebie informacji ze stanem faktycznym. W przypadku ewentualnych problemów, jest to niepodważalny dowód, że zastosowałaś wszystkie niezbędne środki ochrony.

DOKUMENT 4 – Dzienny wykaz przyjętych klientów

Głównym celem stworzenia wykazu jest zabezpieczenie się na wypadek sytuacji, w której u Ciebie, u któregoś z pracowników lub klientów został wykryty SARS-CoV-2.

Powinnaś mieć w jednym miejscu (z możliwie szybkim dostępem) namiary na wszystkie klientki, które były u Ciebie w danym dniu. Wszystko po to, aby wiedzieć, kogo ewentualnie należy powiadomić lub przekazać jego dane sanepidowi.

Wykaz przyda się również na wypadek kontroli lub ewentualnych problemów prawnych – to kolejny dowód na to, że dbasz o bezpieczeństwo. To również dowód na to, że przyjmujesz jednocześnie tylko jedną klientkę i zachowujesz odpowiednie odstępy między wizytami kolejnych klientek.

DOKUMENT 5 – Oświadczenie dla pracownika

Celem oświadczenia jest potwierdzenie, że pracownik może przystąpić do pracy, że zobowiązuje się do przestrzegania wytycznych przedstawionych przez pracodawcę i informowania go o sprawach, które mogłyby świadczyć o podwyższonym ryzyku zakażenia. W sumie jest to 7 punktów, które pracownik potwierdza swoim podpisem.

Ten dokument powstał w odpowiedzi na sugestię jednej z czytelniczek, dlatego podobnie, jak inne bonusy jest dostępny na stronie z aktualizacjami. Link do strony z aktualizacjami i hasło znajdują się w e-booku dołączonym do pakietu (opis e-booka poniżej).

E-BOOK Z INSTRUKCJAMI

Aby ułatwić Ci ekspresowe wdrożenie wszystkich nowych procedur i dokumentów, opracowaliśmy szczegółowe instrukcje w formie e-booka. Po zakupie pakietu zacznij właśnie od tej pozycji, która przeprowadzi Cię krok po kroku przez proces “zbrojenia” Twojego salonu! 🙂 W e-booku znajdziesz również namiary na tajną, zahasłowaną stronę, na którą są wrzucane bezpłatne aktualizacje.

Poniżej znajdziesz spis treści e-booka.

INFORMACJE DLA KLIENTEK

Jak poinformować klientki o nowych zasadach bezpieczeństwa, żeby ich nie przestraszyć? Jak usprawnić proces rezerwacji wizyt w obliczu konieczności przeprowadzania wywiadów telefonicznych? Nie musisz się tym martwić!

Przygotowałam dla Ciebie bardzo wyważonego gotowca, którego możesz umieścić na stronie internetowej salonu, w newsletterze i w mediach społecznościowych. Otrzymujesz również wzór informacji do wywieszenia na drzwiach salonu dostosowany do nowych zasad bezpieczeństwa.

DODATKOWE MATERIAŁY, KTÓRE UŁATWIĄ CI POWRÓT DO PRACY

Aby ułatwić Ci sprawny powrót do pracy, do pakietu dołożyliśmy kolejne materiały, które znajdziesz na stronie z aktualizacjami:

• Przygotowanie salonu do otwarcia – lista kontrolna, która pomoże Ci dopilnować wszystkich kluczowych spraw i nie przegapić żadnego z zalecanych elementów.
• Przygotowanie pracowników do otwarcia – lista kontrolna porządkująca zagadnienia, w które musisz wdrożyć swoich pracowników oraz formalności, których trzeba dopełnić.
• Procedura opisująca przyjście pracownika do pracy – stworzona szczególnie z myślą o właścicielach salonów, które zdecydują się na mierzenie temperatury pracownikom. Nie jest to jednak jedyna kwestia poruszana w tym dokumencie. Procedura oczywiście jest kompatybilna z Oświadczeniem dla pracownika.
• Zasady organizacji spotkań z pracownikami – krótka lista zasad, których należy przestrzegać, organizując spotkania, narady i odprawy z pracownikami.
• Wzór listy miejsc i powierzchni wymagających dezynfekcji – dezynfekcja w salonie to podstawa, ale teraz trzeba się do tego przyłożyć jeszcze bardziej niż zwykle i pilnować regularnego dezynfekowania miejsc, o których może nie zawsze pamiętałaś. Mam dla Ciebie przykładową listę z takimi miejscami oraz pusty szablon, jeśli chcesz samodzielnie stworzyć listę dla swojego salonu. Dzięki temu o niczym nie zapomnisz i zgarniesz kolejny „plusik” podczas kontroli sanepidu 😉
• Dokumentacja dezynfekcji i sprzątania – tabelka znana Ci zapewne z wizyt w toaletach na stacjach benzynowych ;), czyli potwierdzenie kto i o której godzinie sprzątał, dezynfekował. Jeśli chcesz, wywieś, jeśli chcesz, trzymaj w pokoju socjalnym. Przypomni o tym, co niezbędne, ale może umykać w natłoku pracy plus oczywiście na pewno spodoba się klientkom (że tak skrupulatnie dbasz o ich bezpieczeństwo) i paniom z sanepidu 😉 W razie problemów, kolejny dowód na Twoją staranność.
• Informacje dla klientek – lista porządkująca informacje, które w różnych formach powinnaś przekazać swoim klientkom.
• Pakiet TELEPORADY – dokumentacja umożliwiająca przeprowadzanie płatnych konsultacji z klientkami w formie mailowej, telefonicznej lub przez komunikatory internetowe. W pakiecie znajdziesz instrukcje, zgody i informacje dla klientki. 

MNÓSTWO WIEDZY NA TEMAT BEZPIECZNEJ PRACY W CZASACH KORONAWIRUSA

Otrzymujesz również aż 33 strony wskazówek, wyjaśnień i odpowiedzi na pytania dotyczące bezpiecznej pracy w czasach koronawirusa oraz praktycznego wdrażania zabezpieczeń i procedur sanitarnych. Materiały były w częściach publikowane również na blogu, ale dorzuciłam je do pakietu bo jest to naprawdę gigantyczna kopalnia wiedzy, która przyda się nie tylko w czasie epidemii. Wszystko w bardzo przystępnej i zrozumiałej formie. Część znajdziesz w pliku, który pobierzesz, a część na stronie z aktualizacjami, do której dostaniesz dostęp – te pliki zostały wstawione w ostatnich dniach.

Lista zagadnień poruszanych w tych materiałach:

ABC przygotowania salonu na powrót do pracy w kontekście prawnym:

• Jak się zabezpieczyć po powrocie do pracy?
• Co konkretnie trzeba zrobić – krok po kroku?
• Czy rodzaj wykonywanych zabiegów ma znaczenie?
• Jakie dokumenty przygotować?
• Na ile realna jest ochrona, którą dają nam takie dokumenty?
• Co z RODO w czasach epidemii?
• Czy ubezpieczenie OC obejmuje zagrożenia związane z koronawirusem?

Wyjaśnienie popularnych wątpliwości:

• Czy jest sens dodatkowo się zabezpieczać, jeśli zarazić można się praktycznie w każdym miejscu, np. w sklepie?
• Po co sobie zaprzątać tym głowę, jeśli „w razie w” to klientka ma udowodnić, że zaraziła się w salonie, a to jest przecież niewykonalne?
• Czy w związku z tym, że nie wprowadzono stanu wyjątkowego, można się uchylać od pewnych restrykcji?
• Dlaczego ja muszę się z czegokolwiek tłumaczyć, przecież sanepid był na kontroli i nie miał zastrzeżeń do higieny w salonie – to powinno wystarczyć?
• Czy to nie jest nadgorliwość, przecież i tak nie ma zabezpieczeń, które dają 100% pewności?
• Nie jesteśmy lekarzami, dlaczego więc mamy pytać klientki o ich stan zdrowia?
• Czy my w ogóle mamy prawo zadawać takie pytania, a klientka ma obowiązek na nie odpowiadać?

Odpowiedzi na pytania związane z oficjalnymi wytycznymi sanitarnymi:

• Czy wytyczne sanitarne to zalecenia, czy nakazy?
• Czy w salonie trzeba zamontować osłony z pleksi?
• Czy można podawać klientkom napoje?
• Co z ankietami, trzeba je robić?
• Jak długo trzeba przechowywać dokumentację klientek?
• Co z mierzeniem temperatury klientom i pracownikom?
• Co z kosmetyczkami mobilnymi?
• Mam salon + solarium, czy mogę otworzyć solarium?
• Czy w salonie kosmetycznym mogę wykonywać masaże?
• Co z inwazyjnymi zabiegami, np. z makijażem permanentnym? Można robić?
• Czy klientki mogą przychodzić na zabiegi z dziećmi?
• Czy fartuchy są obowiązkowe?
• Gdzie wyrzucać te wszystkie akcesoria jednorazowe – do medycznych, czy do komunalnych?
• Przez jaki czas nie mogę przyjąć klientki, która miała temperaturę?
• Po co klientkom rękawiczki i dezynfekcja dłoni jednocześnie? Czy to konieczne?
• Co z pracą zmianową?
• Jak obliczyć liczbę klientów, którzy mogą jednocześnie przebywać w salonie?

OFICJALNE MATERIAŁY I WYTYCZNE

Dla Twojej wygody – żebyś miała wszystko w jednym miejscu, w pakiecie umieściliśmy również oficjalne informacje z Ministerstwa Rozwoju i Głównego Inspektoratu Sanitarnego, czyli:

• wytyczne dla salonów kosmetycznych,
• wytyczne dla salonów fryzjerskich,
• wskazówki organizacyjne dla salonów fryzjerskich,

wszystko w nieco bardziej przystępnej niż oryginał formie graficznej 😉

a także oficjalne infografiki z instrukcjami:

• zasady prawidłowego mycia rąk,
• jak skutecznie dezynfekować ręce,
• jak prawidłowo nałożyć i zdjąć maseczkę,
• jak prawidłowo nałożyć i zdjąć rękawice.

OPINIE WŁAŚCICIELEK SALONÓW O PAKIECIE

Za zgodą czytelniczek wstawiam kilka opinii o pakiecie zamieszczonych na Facebooku:

ODPOWIEDZI NA KLUCZOWE PYTANIA

PYTANIE 1: Mam dokumentację zabiegową – wywiad, zgodę itd. Czy te dokumenty ją zastępują?

Nie. Swoją dokumentację zabiegową nadal prowadzisz w taki sam sposób, jak dotychczas. Tam pytasz o przeciwwskazania, informujesz klientkę o zabiegu, odbierasz zgody itd. Dokumenty, które otrzymujesz w pakiecie, uzupełniają Twoją dotychczasową dokumentację o elementy, które zmniejszą ryzyko zakażenia Ciebie, Twoich pracowników i klientek, a także zwiększą Twoją ochronę w następujących sytuacjach:

• kontrola sanepidu,
• wykrycie u Ciebie lub Twojego pracownika SARS-CoV-2,
• wykrycie u którejś z Twoich klientek SARS-CoV-2,
• roszczenia ze strony klientki w stosunku do gabinetu związane z tym, że to podczas wizyty w salonie doszło do zakażenia SARS-CoV-2.

Prowadzisz więc swoją standardową dokumentację zabiegową + opisane wyżej dokumenty.

PYTANIE 2: Czy ankieta dla klientek jest potrzebna? W wytycznych dla salonów nie ma o tym mowy…

Zerknij na ten fragment wytycznych, w których jednak pojawia się temat ankiety:

Ustalenie listy pracowników oraz klientów ((terminarz wizyt wraz z danymi kontaktowymi klientów oraz ankiety kwalifikacji do usługi należy przechowywać w miejscu niedostępnym dla osób postronnych, najlepiej pod kluczem przez okres 30 dni od dnia usługi)) obecnych w tym samym czasie w części/ częściach obiektu, w których przebywał użytkownik, i zalecenie stosowania się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie gov.pl/web/koronawirus/ oraz gis.gov.pl, odnoszących się do osób, które miały kontakt z zakażonym.

i na komentarz radcy prawnego – współautora pakietu:

Wytyczne sanitarne zawierają zalecenia, a nie nakazy, czy zakazy. To na właścicielu salonu ciąży obowiązek takiego zorganizowania pracy w salonie, żeby zagwarantować sobie, pracownikom i klientom bezpieczeństwo w kontekście zdrowotnym.

Nie można jednak zapominać o bezpieczeństwie salonu w sensie prawnym.

Ten dodatkowy dokument, którego nie przewidują wprost “Wytyczne dla salonów” (nie ma zalecenia, aby go tworzyć, ale z drugiej strony mamy informację o jego przechowywaniu), czyli Ankieta dla klienta, jest bardzo ważnym dokumentem. Chroni nas zarówno w sensie zdrowotnym, minimalizując ryzyko zakażenia, jak również w sensie prawnym – bo mamy dowód na zachowanie należytej staranności.

Trzeba pamiętać o najważniejszym: zalecenia zaleceniami, ale po prostu warto samemu zadbać o własne bezpieczeństwo.

Przeprowadzenie wstępnej ankiety przez telefon, dzięki rozmowie i wyjaśnieniu w ten sposób wątpliwości klientki, pozwoli na zmniejszenie zagrożenia. Jeżeli tylko dobrze się zrozumiemy, jeżeli będzie wzajemne zaufanie, wspólnie można podjąć decyzję co do wizyty w gabinecie i co najważniejsze mamy na to potwierdzenie z podpisem klientki.

Uważam, że mimo tych niejasności w wytycznych naprawdę warto przeprowadzać takie ankiety, dlatego zresztą umieściłem taki dokument w naszym pakiecie.

Warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną kwestię wynikającą z cytowanego fragmentu wytycznych. Cały fragment odnosi się do sytuacji, w której u klienta występuje podejrzenie zakażenia koronawirusem. Zaczyna się słowami „Ustalenie listy pracowników oraz klientów”.

Czyli obowiązkiem właściciela salonu będzie ustalenie listy pracowników i klientów. Nie mamy tutaj zalecenia tworzenia specjalnych wykazów, ale znacznie prościej będzie ustalić taką listę, prowadząc wewnętrzny wykaz, dlatego stworzyliśmy i taki dokument. Wzór wykazu również mamy w pakiecie od samego początku.

PYTANIE 3: Mam salon fryzjerski/ salon masażu/ jestem wizażystką – czy ta dokumentacja jest dla mnie odpowiednia?

Jak najbardziej, możesz skorzystać z pakietu!

W jakiej formie otrzymam materiały?

Na adres e-mail podany podczas składania zamówienia wyślę Ci link do pobrania PAKIETU – zwykle następuje to kilka minut po dokonaniu płatności.

Materiały są w plikach pdf i w plikach edytowalnych (MS Word), abyś mogła swobodnie nanosić zmiany.

Bez problemu możesz je wydrukować na dowolnej drukarce – są w standardowym formacie A4 – nie trzeba nic dostosowywać. Klikasz „drukuj” i gotowe! 🙂

Jako że otrzymujesz mnóstwo plików w różnych wersjach, są one spakowane (plik zip). Program, którym można rozpakować pliki, jest zainstalowany na większości komputerów. Jeśli go nie masz, można go pobrać bezpłatnie, zarówno w wersji na komputer, jak również w formie aplikacji na telefon czy tablet.

Gdybyś miała z tym jakikolwiek kłopot, w sklepie w zakładce FAQ jest szczegółowa instrukcja wraz ze zdjęciami i linkami do takich darmowych programów.

Po rozpakowaniu z materiałów możesz korzystać na dowolnym urządzeniu (komputer, tablet, telefon), które otwiera pliki pdf i pliki tekstowe – nie musisz mieć żadnych specjalnych czytników e-booków itd.

Tak jak wspomniałam wcześniej – na bieżąco dodajemy nowe materiały. Wszystkie obecne i przyszłe dodatki znajdziesz na stronie z aktualizacjami – link i hasło do tej strony znajdziesz w pierwszym pliku z pakietu.

Dodaj pakiet do koszyka i obejrzyj pozostałe produkty w moim sklepie! Mam więcej takich przydatnych materiałów! 🙂